Juhend hoolsuskohustuste täitmiseks isikuga või kliendiga samas kohas viibimata

Pane tähele! Artikkel on ilmunud enam kui 5 aastat tagasi ning kuulub Geeniuse digitaalsesse arhiivi.

Heaks kiidetud rahapesu ja
terrorismi rahastamise tõkestamise
Valitsuskomisjonis ning Nõukojas

JUHEND HOOLSUSKOHUSTUSTE TÄITMISEKS ISIKUGA VÕI KLIENDIGA SAMAS KOHAS VIIBIMATA

 

I Üldsätted

1. Käesolev juhend on antud rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse (edaspidi RTRTS) § 19 lg 2 p 1 sätestatud nõude selgitamiseks.

2. Hoolsuskohustuste täitmine isikuga või kliendiga samas kohas viibimata on erandjuhus, mitte igapäevane praktika.

3. Hoolsuskohustuste täitmisel isikuga või kliendiga samas kohas viibimata eristatakse hoolsuskohustuse täitmist kliendisuhte loomisel või teenuse esmakordsel kasutamisel (edaspidi kliendisuhte loomisel) ning hoolsuskohustuste täitmist tehingu puhul, kus kliendisuhe on eelnevalt loodud (edaspidi tehingu puhul).

4. Arvestades äririske, võivad RTRTSist tulenevat hoolsuskohustust isikuga samas kohas viibimata kliendisuhte loomisel täita kaugõnnemängude korraldajad, kinnisvara vahendajad, raamatupidamise või maksustamise valdkonnas nõustamisteenuse pakkujad, advokaadid, kohtutäiturid, pankrotihaldurid ja muu õigusteenuse osutajad.

5. Samuti võivad kliendisuhte loomisel isikuga samas kohas viibimata hoolsuskohustusi täita alternatiivsete maksevahendite teenuse pakkujad tingimusel, et tehingute maht kliendi kohta ühes kalendrikuus ei ületa 1000 eurot.

6. Arvestades äririske, võivad hoolsuskohustusi täita tehingu puhul isikuga samas kohas viibimata kõik RTRTS kohustatud subjektid, kui on täidetud kõik järgmised tingimused:

6.1 kliendiga on sõlmitud kirjalik kestvusleping;
6.2 hoolsuskohustuste täitmisel kliendisuhte loomisel ei tekkinud mingeid kahtlusi;
6.3 tehingu tegemisel on võimalik veenduda, et tegemist on sama isikuga;
6.4 tehingud on tavapärased ja majanduslikult põhjendatud.

II Hoolsuskohustuste täitmine kliendisuhte loomisel residendiga

7. Füüsilisest isikust residendi puhul fikseeritakse tema kohta järgmised andmed:

7.1 ees- ja perekonnanimi;
7.2 isikukood;
7.3 isikut tõendava dokumendi nimetus, number, väljaandmise aeg, väljaandja nimetus;
7.4 elukoha aadress;
7.5 kutse- või tegevusala;
7.6 kontakttelefoni number.

8. RTRTS sätestatud juhtudel küsitakse ka koopia p 7.3 nimetatud isikut tõendava dokumendi pildiga leheküljest. Koopia võib saata faksiga, tavapostiga või digiallkirjastatult e-postiga. Esimesena nimetatud kahe viisi puhul tuleb omanikul käsikirjaliselt kinnitada koopia õigsust. Suurema riskiastmega tehingute puhul on soovitav küsida dokumendist notariaalselt tõendatud koopiat.

9. Juriidilisest isikust residendi puhul fikseeritakse järgmised andmed:

9.1 juriidilise isiku nimi ja registrikood;
9.2 postiaadress;
9.3 tegevusala;
9.4 kontakttelefoni number;
9.5 esindaja andmed vastavalt Juhendi punktidele 7 ja 8;
9.6 esindusõiguse alus, volitatud isiku korral notariaalselt kinnitatud volitus analoogiliselt p 8 sätestatule.

10. Olenevalt kliendisuhte iseloomust ja tulevaste tehingute eeldatavast riskiastmest küsitakse vajadusel ka üksikasju tehingute eesmärgi ja olemuse kohta, pangakonto andmeid ning muid dokumente.

11. Juriidilise isiku esindaja poolt esitatud andmete õigsust kontrollitakse Äriregistrist ja füüsilise isiku isikut tõendava dokumendi kehtivust Kodakondsus- ja Migratsiooniameti veebilehelt. Isikute kohta on võimalik otsida teavet Internetis.

12. Vähimagi kahtluse korral küsitletakse klienti või esindajat kogutud andmete põhjal kontakttelefoni kaudu.

13. Kui isikuga toimus suhtlemine arvutivõrgu vahendusel, fikseeritakse igakordse kontakti korral ka isiku poolt kasutatud arvuti IP-aadress.

III Hoolsuskohustuste täitmine kliendisuhte loomisel mitteresidendiga

14. Füüsilisest isikust mitteresidendi puhul fikseeritakse järgmised andmed:

14.1 ees- ja perekonnanimi;
14.2 isikukood ja sünniaeg ning koht;
14.3 reisidokumendi nimetus, number, väljaandmise aeg, väljaandja nimetus;
14.4 elukoha aadress;
14.5 asukoha aadress kontakti loomisel;
14.6 kutse- või tegevusala;
14.7 teave selle kohta, kas isik täidab või on täitnud avaliku võimu olulisi ülesandeid või on avaliku võimu oluliste ülesannete täitja lähedane kaastöötaja või perekonnaliige (st poliitilise taustaga isik RTRTSi mõttes);
14.8 kontakttelefoni number.

15. RTRTS sätestatud juhtudel küsitakse ka notariaalselt kinnitatud koopia p. 14.3 nimetatud reisidokumendi pildiga leheküljest ning vajadusel ka viisast või ajutisest elamisloast. Koopia tuleb saata postiga.

16. Juriidilisest isikust mitteresidendi puhul fikseeritakse järgmised andmed:

16.1 juriidilise isiku nimi ja registrikood;
16.2 registri nimetus ja veebiaadress; vastavad registrite ajakohased väljatrükid, SNG riikidest ka maksuameti tõendid;
16.3 off-shore piirkondadest kõik vajalikud1 dokumendid vastavalt piirkonnale;
16.4 tegeliku kasusaaja andmed;
16.5 postiaadress;
16.6 tegevuskoha aadress;
16.7 tegevusala;
16.8 pangakonto(de) andmed;
16.9 kontakttelefoni number;
16.10 esindaja andmed vastavalt Juhendi punktides 12 ja 13 sätestatule;
16.11 esindusõiguse alus, volitatud isiku korral notariaalselt kinnitatud või sellega võrdväärses korras kinnitatud esindusõigust tõestava dokumendi, mis on legaliseeritud või kinnitatud legaliseerimist asendava tunnistusega (apostille’iga), kui välislepingust ei tulene teisti.

17. Eelnimetatud dokumentidest tehtud notariaalselt kinnitatud koopiad tuleb saata postiga.

18. Kogutud teabe kontrollimiseks tuleb kasutada kättesaadavaid registreid ja Internetis sisalduvat teavet. Kõrgema riskiastmega ärisuhte puhul võib nõuda soovitajate andmeid või täiendavaid dokumente.

19. Lisaks küsitakse vajadusel üksikasjalikumat teavet äriühingu tegevuse, loodava ärisuhte eesmärgi ning olemuse kohta. Vähimagi kahtluse korral küsitletakse klienti või esindajat kogutud andmete põhjal kontakttelefoni kaudu. Kui kontakt isikuga toimus arvutivõrgu kaudu, fikseeritakse igakordse kontakti korral ka isiku poolt kasutatud arvuti IP-aadress.

20. Kestvussuhte korral kontrollitakse ja vajadusel uuendatakse kogutud andmeid vähemalt kaks korda aastas.

IV Hoolsuskohustuste täitmine tehingute puhul

21. Enne iga tehingu tegemist veendutakse eelnevalt isiku/esindaja isikusamasuses ning esindusõiguse olemasolus. Isikusamasuse tuvastamiseks ja kontrollimiseks kasutatakse pangalinki, kokkulepitud sidevahendeid, IP-aadressi või/ja unikaalseid kasutajatunnuseid ning paroole.

22. Kui tegemist on ebahariliku või kahtlase tehinguga, küsitakse kliendilt selgitust tehingu kohta ning vajadusel ka vara päritolu tõendavaid dokumente. Selle teabe põhjal otsustatakse ärisuhte jätkamise ja rahapesu andmebüroole teate saatmise otstarbekus.

23. Tehingute andmed säilitatakse vastavalt RTRTS sätestatule. Arvutivõrgu kaudu toimuvate tehingute puhul säilitatakse ka kliendi poolt kasutatud IP-aadressid.

RAHAPESU ANDMEBÜROO


1 Vaata Finantsinspektsiooni soovituslik juhend "Täiendavad meetmed rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamiseks krediidi- ja finantseerimisasutustes”.

Pane tähele!

Kord nädalas

Telli RMP Nädalakiri

Kolmapäeviti saadetav Nädalakiri sisaldab raamatupidamise, maksunduse ja tööõiguse valdkonna olulisi uudiseid, spetsialistide artikleid, seadusemuudatusi, nõuandeid ja soovitusi.

Töövahendid

Maksukalender Maksumäärad Numbriline Tööajafond RTJ IFRS Abitabelid Seadused MTA avalikud päringud Nädalakiri

Kalkulaatorid

Palgakalkulaator Maksuvaba tulu kalkulaator Puhkusekalkulaator Auditikalkulaator Kogumispensioni kontroll