Ehkki börsiemitentide kohustus avalikustada oma majandusaasta aruanded ESEF (European Single Electronic Format) formaadis lükati Euroopa Liidu poolt aasta võrra edasi ja ka Eesti Valitsus on edasi lükkamise kavatsusest ametlikult teada andnud, on Eestis juba mitmeid ettevõtteid, kes on ühel või teisel põhjusel otsustanud esitada 2020. aasta majandusaasta aruanded ESEF formaadis.
Esimesed ESEF aruanded on avalikustatud ning lähikuudel on lisandumas veel mõned. KPMG-l on olnud suurepärane võimalus olla mitme ESEF aruande audiitoriks ja selle koostamist jälgida. Anname soovitusi, kuidas korraldada ESEF aruande koostamine nii, et protsess oleks võimalikult efektiivne ja lõpptulemus kvaliteetne.
Kuidas vältida vigu ja ootamatusi ESEF aruannete koostamisel?
Ettevõte avalikustab oma majandusaasta aruande ESEF formaadis börsiteatena ja selle tarbijate ring on väga suur. Ilmselt on iga ettevõtte soov, et tema poolt avalikustatav aruanne oleks börsiemitendile kohase kvaliteediga, sh korrektselt märgistatud ja masinloetavuse tehniline funktsioon toimib veatult. Seejuures võiks aruanne olla ka inimsilmale ilus vaadata. Samuti peab aastaaruande koostamise protsess toimuma õlitatult, et vältida viimase hetke üllatusi. Selle kõige saavutamiseks tuleb hoolikalt läbi mõelda, milline on ESEF aruande koostamise protsess ning kuidas saavutatakse masinloetavuse funktsionaalsus.
Tarkvaralahenduse valimine
ESEF aruande koostamiseks ja iXBRL märgistuse teostamiseks võib ettevõte arendada ettevõttesiseselt tarkvaralahenduse või osta vastav teenus sisse ettevõtteväliselt teenusepakkujalt. Lahenduse valimisel on oluline läbi mõelda järgmised küsimused.
Millises formaadis aruandele lisatakse ESEF märgistused?
Börsiemitendid on seni avalikustanud oma aruanded üldjuhul PDF formaadis. ESEF aruanne avalikustatakse xhtml formaadis. Enne ESEF märgistuse lisamist ja xhtml formaati konverteerimist peab aruanne olema lõpuni viimistletud. Valitud tarkvaralahendus peaks olema suuteline märgistama aruannet formaadis, milles tehakse aruande lõppviimistlus (docx, pdf, html). Näiteks, kui aruande lõppviimistlus viiakse kujundajate poolt läbi PDF formaadis, siis peab valitud tarkvara olema suuteline märgistama PDF formaadis aruannet.
Kas muutmisvajaduste tekkimisel on aruande märgistus eelmisest versioonist automaatselt üle toodav uude versiooni?
Majandusaasta aruande koostamise protsess on üsna pikk ja selle käigus muudetakse aruannet tihti. Väga mugav on, kui senise märgistuse saab automaatselt üle kanda aruande muudetud versioonile. Nii saab vajadusel teha varem märgistatud aruandes muudatusi või korrigeerimisi kiiresti ka viimasel hetkel. Oluliselt ajakulukam on, kui pärast iga muudatust tuleb hakata aruannet uuesti algusest peale märgistama. Samuti säästab märgistuste automaatne ülekandmine audiitorkontrollile kuluvat aega, sest sel juhul peab audiitor kontrollima vaid märgistuses tehtud muudatusi.
Millised on või võiksid olla tarkvaras sisalduvad automaatsed kontrollfunktsioonid?
Kvaliteetse aruande koostamine on oluliselt lihtsam, kui selle loomiseks kasutatav tarkvara sisaldab endas juba sisse ehitatud arvutusi ja muid kontrollfunktsioone. Näiteks põhiaruannete kogusummade kontroll, rahavoogude aruande liitmis- ja lahutamistehete kontroll ning põhiaruannete omavahelise vastavuse kontroll. Selliste kontrollfunktsioonide olemasolu aitab tuvastada aruandes sisalduvad võimalikud probleemid juba aruande koostamise käigus ning säästab nii aruande koostaja kui ka audiitori aega.
Aruande esmakordsel märgistamisel võiks kaasata spetsialisti
Koos tarkvara valikuga tuleks otsustada ka seda, kes aitab teostada aruande märgistamise. Ettevõte, kes teostab aruande märgistamist esimest korda, võiks kindlasti kaasata protsessi inimese, kellel on selles vallas laiemad teadmised. Selleks professionaaliks võib olla tarkvarafirma poolt pakutav konsultant või näiteks vastava kogemusega raamatupidamisnõustaja. Märgistamisel tehtud vigu on tihtipeale väga ajakulukas parandada. Protsessi kaasatud spetsialist aitab selliste vigade tekkimist ennetada.
Aastaaruande koostamise protsess tuleb algusest lõpuni läbi mõelda
Aastaaruande koostamise protsess tuleks uuesti põhjalikult läbi mõelda ning panna paika ajakava kuupäeva või isegi kellaaja täpsusega. ESEF aruande valmimisega on seotud väga palju osapooli. Ettevõtte mitte-ESEF aastaaruande koostamise protsessi on kaasatud finantsosakond, juhatus, nõukogu, audiitor ja sageli ka kujundajad ning tõlkijad. ESEF aruande koostamisel lisanduvad osalisteks veel tarkvaralahenduse pakkuja, konsultant ning ESEF auditit teostav audiitor. Tõrgete vältimiseks on väga oluline, et osapooled teaksid ja oskaksid arvestada, mis ajahetkeks on nende töötulemust vaja.
Kokkuvõte
ESEF aruande koostamine võib esmapilgul tunduda hirmutav muudatus ja kallis lisakohustus. Tegelikult võiks seda vaadata esimese sammuna finantsaruannete digitaliseerimise teel. Aruannete märgistamine ühises masinloetavas keeles lihtsustab oluliselt andmete kogumist ja võrdlemist. Seejuures aitab kvaliteetne majandusaastaaruanne toetada ettevõtte positiivset mainet teiste osapoolte silmis. Kvaliteedi saavutamiseks tuleb kindlasti varuda piisavalt aega, et jõuaks protsessi ettevõtte jaoks hoolikalt läbi mõelda ning teha tark valik koostööpartnerite valikul. Funktsionaalse tarkvara kasutamine ja võimeka konsultandi või nõustaja kaasamine aitavad teha ülemineku ESEF aruandlusele sujuvaks.
