Mida raamatupidamisteenuse osutaja valikul silmas pidada?

Raamatupidamisbüroo valikul tuleks kindlasti uurida ja järele küsida:

• kui kaua on büroo tegutsenud;
• kui suur on töötajate arv;
• millised on ettevõtte referentsid (näiteks milliste tegevusalade ettevõtete raamatupidamist on tehtud, kui suuri ettevõtteid, kui suure töötajate arvuga jne);
• kes on büroo omanikud ja vastutavad isikud ning millised on nende kogemused ja haridus;
• kuidas on tagatud teenuse kvaliteet – kas ettevõttel on juurutatud ISO või mõni muu kvaliteedijuhtimise süsteem;
• milline on teenuse osutamise protsess, andmete edastus ja informatsiooni vahetamise kord;
• kas teenuse osutamise leping sõlmitakse kirjalikult;
• milline on büroo vastutus;
• milline on töötajate haridus ja kogemused;
• kuidas on korraldatud töötajate koolitus;
• kas ja kuidas on tagatud ettevõtet teenindava raamatupidaja asendamine tema haiguse või puhkuse ajal;
• kuidas on tagatud andmete turvalisus ja säilimine;
• millist tarkvara kasutatakse teenuse osutamisel;
• kus asub raamatupidamise andmebaas ja kuidas on see turvatud;
• kas on võimalik saada lisandväärtust täiendavate teenuste näol;
• kas bürool on sõlmitud vastutuskindlustusleping, et katta raamatupidaja võimalikest eksimustest tulenev kahju;
• kuidas kujuneb teenuse hind.

Millised on võimalikud riskid raamatupidamisbüroo valikul?

Nii nagu oma raamatupidaja palkamisel, kätkeb ka raamatupidamisteenuse osutaja valik alati riske, millele tasub tähelepanu pöörata.

• Ühe töötajaga büroode puhul on suurim risk seotud töötaja haigestumise või läbipõlemisega, mis võib häirida teenuse järjepidevust.
• Kui raamatupidaja lahkub büroost, on oht, et temaga koos kaob ka oluline kliendi kohta käiv informatsioon, eriti kui see pole olnud piisavalt dokumenteeritud.
• Suures büroos võib tekkida probleeme ka suhtlemisega – kui kommunikatsioon raamatupidajaga ei toimi, võib lõpptulemus siiski olla ebapiisav.
• Teenuse osutamise leping võib olla ebaselge, mistõttu tellijale jäävad lepingulised kohustused ja teenuse ulatus arusaamatuks.
• Kui teenusepakkuja satub majandusraskustesse või läheb pankrotti, võib ettevõtte andmete kättesaamine osutuda keeruliseks.
• Oluline on veenduda, et teenusepakkujal oleks kehtiv vastutuskindlustus, mis kataks raamatupidaja eksimusest tulenevad võimalikud kahjud.