PRIA määratud investeeringutoetuse saab klient kätte siis, kui investeering on teostatud ja tehtud kulutused, millele toetus määrati. Seda tuleb tõendada korrektse kuludeklaratsiooniga.

Paraku laekub suur osa kuludeklaratsioone (edaspidi KD) PRIAsse selliste puudustega, et raha väljamaksmise asemel tuleb klientidele järelepärimisi saata ja sageli korduvalt. Nii venitab toetuse ootaja ise raha väljamaksmise tähtaega, sest tähtaeg – kolm kuud – hakkab jooksma mitte ükskõik milliste dokumentide, vaid nõuetekohase KD esitamisest arvates. Nõuded on kirjas toetusmeetme määruses, selgitatud juhendeis "Abiks taotlejale", ning märkustes KD vormidel.

Toetuse saajate hulgas on levinud arvamus, et PRIA teeb aina järelepärimisi ja küsib temasse mittepuutuvaid lisadokumente. Makseasutusena finantseerib PRIA toetuse saaja investeeringut ja sellepärast on meil kohustus kontrollida selle nõuetele vastavust. PRIA ei kehtesta ise nõudeid, vaid lähtub kehtivast seadusandlusest.

PRIA arengutoetuste osakonna maaelu investeeringutoetuste büroo peaspetsialist Niina Türk kirjeldab, mille vastu kõigest hoolimata  sageli eksitakse.

Mis peab kirja saama?

PRIA kontrollib esmalt  KD täitmist. Meile laekub deklaratsioone, mis on täidetud suvalisel vormil – kas vale meetme omal või mitu aastat vanal, millel on praegusest erinev sisu. Niina Türk soovitab: "Kasutage alati seda vormi, mis on selle taotlusvooru materjali hulgas, kus te taotluse esitasite!"

Kontrollime, kas KD-s on kirjas kliendi täpsed andmed, taotluse viitenumber ja kas need taotluses olnud andmetega ühtivad. KD-s tuleb märkida, mitmes KD see on ja kas tegu on osalise või lõpliku investeeringuga. Investeeringu summaks märgitakse see abikõlblik summa, mille pealt selle KD piires toetust küsitakse.

Eraldi osa tuleb täita neil, kes soovivad toetust kätte saada osaliselt tasutud kuludokumentide (nn OTKA) alusel. Siis peavad dokumendid kinnitama vähemalt omaosaluse suuruse summa tasumist. KD-le märgitakse deklareeritavate kuludokumentide maksekorralduste summa. Omaosaluse moodustab  KD piires toetusega katmata osa ehk kõik see, mille peab toetuse saaja tasuma omavahenditest.

Mitteabikõlblike kulude hulka kuulub näiteks toetatava tegevuse käibemaks, kui toetuse saaja on käibemaksukohustuslane ning ka muud mitteabikõlblikud kulud, mis on mingitel põhjustel kuludokumentides kajastatud. Need kulud peavad olema toetuse saajal tasutud enne, kui PRIA teeb otsuse toetatava tegevuse rahastamise kohta.

KD-s tuleb loetleda kõik kulude tegemist tõendavad dokumendid liikide kaupa, nende numbrid ja kuupäevad (aktid, arved, maksekorraldused, liisinguleping koos maksegraafikuga jne). Kui investeeringu maksumus muutub, siis tuleb deklaratsiooni vastavas lahtris ka selgitus välja tuua.

Kindlasti ei tohi puududa KD esitaja allkiri ja kuupäev.

Millised on nõuetekohased dokumendid?

KD-d koos juurdekuuluvate dokumentidega saab esitada paberil (käsipostiga või kirja teel), digitaalselt allkirjastatult aadressil info@pria.ee või e-PRIAs. Türk soovitab eelistada e-PRIAt, seal annab süsteem ise ette õige vormi.

"Segadusi on digiallkirjadega – PRIA ei saa aktsepteerida digiallkirja-lehte, mis esitatakse paberil või skaneeritakse ja saadetakse e-postiga," ütleb ta.  Digiallkiri tähendab dokumendi allkirjastamist  mobiil-ID või ID-kaardi abil ning see tuleb PRIAsse saata digidoc-failina.

Kõigist kuludokumentidest, mida KD-s s loetletakse, tuleb PRIAle ka koopiad saata – ainult loetlemisest ei piisa. "PRIA vajab koopiaid. Originaalid jäägu kindlasti ettevõtja raamatupidamisse, neid võib tal edaspidi vaja minna!" rõhutab Türk.

Tööde/teenuste/objektide  üleandmise-vastuvõtmise aktil peab olema nii üleandja kui vastuvõtja allkiri ning kuupäev. Aktis näidatud tööd peavad olema reaalselt tehtud ning mahud, ühikud ja hinnad peavad olema samad, mis taotluse juures esitatud heakskiidetud hinnapakkumis(t)el. Kui on tulnud teha muudatusi, tuleb lisada nende kohta selgitus. Akt tuleb vormistada nii, et on aru saada, mille kohta see käib ning et see oleks aktsepteeritud hinnapakkumisega võrreldav.

Aktidel näidatud summad peavad  ühtima summadega arvetel

Arvel on sageli samasuguseid  puudusi nagu aktidel: puuduvad kuupäevad, allkirjad, kulu sisu ei selgu jne. Tihti on arve sisuks märgitud "vastavalt lepingule" – esitage sel juhul ka arvel välja toodud leping, et oleks selge, mille kohta arve väljastati.

Millised rekvisiidid on arve puhul vajalikud, sätestab raamatupidamise seadus. Müüja kohta peab lisaks nimele olema kirjas aadress, äriregistri nr, käibemaksukohuslasel vastav nr; ostja kohta nimi ja aadress. Arvel peab olema nr ja väljastamise kuupäev. Kõigi kaupade/teenuste kohta peab olema nimetus, kogus, ühiku hind ja summa; lõpuks kogusumma käibemaksuta ja käibemaksuga.

Muidugi peab ka arve puhul kulutuse sisu ja maht olema sama, mis heakskiidetud taotluses. Kui KD-le lisatud arvel on ka mitteabikõlblikke kulutusi, siis tuleb selle kohta selgitus lisada.

Arve ei ole tõend kulude tasumise kohta, ehkki mõni klient on nii arvanud. Arved peavad olema ka tasutud (v.a OTKA puhul). OTKA korral kontrollib PRIA, kas klient on teenusepakkujale tasunud omafinantseeringu suuruse summa ja täies mahus ka kõik ülejäänud summad, mis on samal arvel kirjas, aga millele toetust ei maksta.

Tasujaks peab kindlasti olema taotleja ise või liisingufirma, kui ta rahastab investeeringut laenu/liisingu abil.

Maksedokumendist peab selguma, millise deklareeritud arve eest tasutakse, nt viide arve numbrile ja kuupäevale.

Vahel saadab klient PRIA-le mitu KD-d kokku suurema summa kohta kui määratud toetus üldse oli. PRIA jälgib seda ning määratud toetusest suurema summa maksmine on välistatud.

Kliendil tuleb hoolt kanda, et lõplik KD saaks esitatud hiljemalt investeeringu elluviimise tähtajaks, mis on enamasti kaks aastat toetuse määramisest arvates. Kui KD esitamine pisutki hilineb, tuleb lisada põhjendus.

PRIA käib investeeringuobjekte kohapeal kontrollimas. Kui selgub, et deklareeritud on rohkem ehk suuremas mahus töid kui tegelikult tehtud ja kohapeal tuvastatud, siis teeb PRIA probleemse kulu osas topelt vähendamise. Lisaks on oht, et kui deklaratsioonis esitatakse tahtlikult valeandmeid, siis tuleb juba saadud toetus tagasi maksta ja järgmise kahe aasta jooksul ei saa klient sama meetme toetust taotleda.

Kokkuvõtteks – mida korrektsemad on esitatavad dokumendid, seda kiiremini saab PRIA teha toetuse väljamaksed.

Enne deklaratsiooni ärasaatmist palun kontrollige ise üle:

• Kas on esitatud õige KD vorm?
• Kas KD-l on kirjas taotleja nimi, taotluse viitenumber,  KD kuupäev ja teie allkiri?
• Kas nõutavad dokumendid on KD-s  loetletud ja koopiad lisatud?
• Kas KD-l märgitud investeeringu summa on sama, mis kuludokumentidel näidatud investeeringu summa? Märkige ainult abikõlblik summa!
• Mitmes KD see on, kas ei ole ületatud deklaratsioonide arvu piirangut?
• Kas kõigil dokumentidel on allkirjad olemas?