Suhtlus e-riigiga on keskmistele ja suurtele ettevõtetele muutumas igapäevaseks, mille tõttu tasub üle vaadata, milliseid kanaleid selleks kasutatakse. Riigiasutused vahetavad omavahel infot ühtse kanali kaudu, millega on võimalik liituda ka äriettevõtetel.
Alates 1. juulist hakkab toimima töötamise register, mis paneb tööandjale kohustuse teavitada Maksuametit uuest töötajast hiljemalt tööle asumise hetkeks. Iseenesest ei ole selles midagi uut, kuna varasemalt kehtis kohustus teavitada töötaja palkamisest 7 päeva jooksul Haigekassat. Nüüd on aga teavitamise kohustust laiendatud – kui varasemalt kehtis kohustus vaid ühest kuust pikematele sotsiaalmaksu kohustusega töösuhetele, siis nüüd tuleb äriettevõtetel teada anda kõigist töösuhetest, sealhulgas ka näiteks vabatahtlik töö, mille puhul maksukohustust ei pruugi tekkidagi.
Õnneks saab uus register olema ühendatud Haigekassa süsteemiga ning topelt teavitamise kohustust ei teki. Töösuhte peatamise ja lõpetamise info edastatakse samuti Maksuametile, kust see liigub Haigekassasse automaatselt. Keskset registrit hakkavad kasutama ka teised riigiasutused – näiteks Töötukassa, mis peaks vähendama tööandja muid aruandekohustusi.
Lisaks on meid 2015. aasta 1. jaanuarist ootamas muudatus, kus töövõimetuslehtede edastamine muutub ainult elektrooniliseks. Seega ei anna perearst enam töötajale paberil lehte tööandjale edastamiseks, vaid info liigub vaid elektroonilistes kanalites. Tööandja peab ise leidma tema sisendi ootel töövõimetuslehed ning lisama neile vajaliku info Haigekassa e-kanalis.
Keskmistele ja suurematele ettevõtetele tähendavad need muudatused seda, et suhtlus riigiga on muutumas igapäevaseks, kuna teavitada tuleb pidevalt nii töösuhete muudatustest kui kontrollida üle töötajate haiguslehed. Ära ei saa unustada ka igakuiseid aruandeid.
Ühtne lahendus läbi X-tee
Elektrooniline edastus on muutunud normiks ning enamik äriettevõtteid kasutab aktiivselt riigiportaale, kus andmeedastus käib failide abil ning pendeldada tuleb mitmete portaalide vahel (e-maksuamet, riik.ee, eStat). Kindlasti on see paberaruandlusest efektiivsem ja teatud andmemahuni ka kõige mõistlikum lahendus.
Tegelikult on võimalik astuda veel samm edasi ning ühendada oma infosüsteem otse riigi andmevahetuskanaliga X-tee, mille taga asuvad kõik riigiasutused. See tähendaks ainult ühte kanalit ning võimalust edastada andmeid riigile oma infosüsteemist lahkumata. Infosüsteemi saab näiteks automaatselt sisse lugeda Haigekassas avatud töövõimetuslehti või edastada uue töösuhte sõlmimisel infot Maksuametile kohe töötaja infosüsteemis registreerimise käigus. Teenused, mida kasutada, on riigi poolt loodud ning neid tekib pidevalt juurde.
Columbus Eesti kogemus ütleb, et neid võimalusi täna äriettevõtted praktiliselt ei kasuta. Miks? Arvame, et põhjuseks on nii see, et tegu on üsna uue võimalusega, kui ka X-teega liitumisele kehtivad nõuded ja liitumisprotsessi keerukus. X-teega liitumist reguleerib alates 2008. aastast Vabariigi Valitsuse määrus "Infosüsteemide andmevahetuskiht" (RT I 2008, 18, 129). Kuna tegemist on andmekanaliga, milles eeldatakse, et kogu suhtlus on turvaline, siis kehtivad sellega liitumisele ranged tingimused:
- Näiteks peavad kõik päringud X-teele käima läbi turvaserveri, mis tuleb kliendil endal püsti panna ning vastavalt RIA nõuetele konfigureerida.
- Samuti peab tegema läbi X-teega liitumisprotsessi, alustades enda ettevõtte RIHA halduri määramisest ja liitumiseks vajalike sertifikaatide taotlemisest.
Kõik see on tehtav, kuid väiksematele ettevõtetele, kus puudub vastava valdkonna IT-spetsialist, osutub protsess pigem liiga keerukaks. Võimalik on ka X-teega liitumiseks vajalik ettevalmistus ning turvaserver teenusena sisse osta, kuid sel juhul tuleb kaalukausile panna ühelt pool liitumise kulu ja teiselt poolt saadav ajavõit riigiga suhtluse lihtsustamisest. Kuna reaalne ajavõit tekib alles kliendi enda infosüsteemi integreerimisest X-teega, siis on lisaks liitumise kulule veel vaja täiendavat investeeringut oma infosüsteemide muutmiseks. Kõik see kokku tekitab olukorra, kus riigiga suhtlemiseks kasutatakse pigem erinevaid veebiportaale, selle asemel et oma infosüsteeme liidestada.
Valmislahendus tarkvarapartnerilt
Tegelikult saab siin appi tulla ettevõtte tarkvarapartner, et pakkuda valmislahendust, mis sisaldaks nii tarkvara teenuste poolt kui toimivat liidest riigiga andmevahetuseks. Samuti saab partner pakkuda tuge ettevõttele vajalike teenuste riigi poolt avamise taotlemisel. Columbus Eesti AS pakub e-riigi liidest, mis annab võimaluse ühendada majandustarkvara MS Dynamics AX otse riigi infosüsteemiga ning kasutada nii Haigekassa kui Maksuameti teenuseid töövõimetuslehtede edastamiseks ning töötamiste registreerimiseks. Liidest on lihtne kasutusele võtta ja selle hind peaks olema igale kliendile jõukohane. Samuti on e-riigi liides valmis ka teiste riigi poolt avatavate teenuste kasutamiseks, näiteks käibemaksudeklaratsiooni lisa saatmine 1000-euroste tehingute kohta jne.
