Varude juhtimine on tootmise või kaupade vahendamisega tegelevatele ettevõtetele üks tähtsamaid logistilisi protsesse. Üha suurenenud konkurentsi tingimustes on ettevõtted asunud järjest enam tähelepanu pöörama varade tootlikkuse tõstmisele. Näiteks tootmisfirmas moodustavad varud enamasti suurima osa, tihti ligi 50% ettevõtte käibevaradest. Seega pakub oskuslik varude juhtimine häid võimalusi ettevõtte käibevahendite vajaduse määra vähendamiseks ja sel teel parema kapitali tootlikkuse saavutamiseks.
Tootmisettevõttes on võimalik eristada kolme tüüpi varusid: toormaterjali varud, tootmisprotsessi kaasatud varud (work-in-progress, WIP) ja valmistoodangu varud. Varude juhtimisega seotud kulud aga võib liigitada kaheks: varude omamisega seotud kulud ja kulud käibekapitalile. Mida teha, et need kulud oleksid optimaalsed? Varude taseme vähendamiseks on hulgaliselt erinevaid võimalusi ja metoodikaid, kuid pahatihti ei pöörata probleemile üldse tähelepanu. Teistel puhkudel jääb vajaka teadmistest või ei suudeta mingil põhjusel olemasolevaid võimalusi realiseerida. Kuna ettevõtete tarneahelad võivad olla väga komplekssed süsteemid, omades vaid üldisi sarnaseid elemente, ei ole võimalik välja pakkuda ühtset lahendust, mis toimiks kõigi ettevõtete puhul. Just sellepärast peab varude juhtimisega seotud liialdastele kulutustele põhjuste ja lahenduste leidmine toimuma läbi individuaalse lähenemise organisatsioonile. Vaid nõnda on võimalik vältida nö. sub-optimeerimist, see tähendab olukorda, kus saavutatakse protsessi kuluvõit teiste protsesside arvelt. Ilma süsteemse lähenemiseta tehtud muudatus võib hoopiski suurenda ettevõtte kogukulusid.
Alljärgnevalt on autor välja pakkunud 12 erinevat võimalust vähendamaks organisatsioon varude juhtimisega seotud kulutusi, seda kas läbi varude vähendamise, hankeprotsesside muutmise või varude efektiivsema juhtimise.
Kasuta ära kõik olemasoleva lao võimalused
Üheks varudega seotud kulude vähendamise strateegiaks võiks olla efektiivsuse tõstmine läbi laopinna parema kasutamise. Eriti tähtis on jälgida ladustamispinna kasutusefektiivsust olukorras, kus ettevõtte olemasolev laopind on jäänud väikeseks ja firma edasise arengu tagamiseks oleks vajalik laopinna suurendamine kas läbi uue lao ehitamise või suurema/täiendava ladustamispinna rentimise. Paremat kasutamisefektiivsust on võimalik saavutada kasutades riiulite vahel kitsamaid vahekäike, ehitades lattu täiendavaid tasapindu või rakendades uusi, rohkem võimalusi pakkuvaid ladustamismeetodeid.
Seosta puhvervarude suurus klienditeenuse tasemega
Küllaltki kiiret tulu varude vähendamisel annab ettevõtte valmistoodangu klassifitseerimine nende käibekiiruse alusel. Lähtudes eeldusest, et erinevatele tooteklassidele on võimalik rakendada erinevat klienditeeninduse taset, on võimalik varieerida minimaalseid puhvervarude suurusi ja seeläbi vähendada koguvarude hulka märkimisväärselt. Antud meetod võimaldab vähendada ettevõttele müügi seisukohast tähtsate tooteartiklite puudujääke ning seeläbi tõsta ettevõtte müügikäivet.
Kasuta traditsioonilisi tellimuste prognoosimise metoodikaid
Ära karda kasutada traditsioonilisi tellimuste prognoosi ja puhvervarude suuruste arvutamise mudeleid, tehes seda kasvõi paberi ja pliitasi abil. Antud mudelid aitavad hoida varude kogust lähemal sellele mis on vajalik nõutud klienditeeninduse taseme saavutamiseks, vähendades seeläbi liigset laovaru või kulukaid tagastusi poodidest.
Hinda perioodiliselt oma tooteportfelli
Tooteportfelli perioodiline läbivaatamine selle käibe ja kasumlikkuse alusel võib olla suuremahuline projekt, kuid reeglina tasub end ära kiiresti. Tähtis on leida toodete tegelik omahind ja nende omamisega seotud kogukulud. Hea metoodika taolise analüüsi teostamiseks on tegevuspõhine kuluarvestus (Activity Based Costing, ABC).
Vähenda toorme tarneaegu või tootmistsükli perioodi
Hankijatelt tarneaja vähendamine, operatiivsem toorme käitlemine või tootmisprotsessi kiirendamine annavad ühekordse, kuid kiire positiivse mõju varude juhtimisega seotud kulude vähendamiseks läbi varude taseme kahanemise. Sarnast soodsat mõju avaldab toorme ja teiste tootmissisendite tarnekindluse parandamine, kuna puhvervarude suurust on seeläbi võimalik vähendada.
Suurepartiilised hanked
Varude juhtimisel on tähtis oskus näha kogupilti, e. kuidas varude juhtimisega seotud otsused mõjutavad ettevõtte kogu kulubaasi. Pahatihti lähtub ettevõtte hankestrateegia vaid toorme ostuhinnast. Soodsa ostuhinna saamiseks on sageli vältimatu hankida toore suurte, määratud miinimumkoguseliste partiidena. Taolisel põhimõttel kaupade hankimine aga põhjustab organisatsioonile tavapärasest suuremaid varude omamisega seotud kulutusi. Seega peaks olema taolistel puhkudel ettevaatlik ning juhinduma ennekõike varude omamisega seotud kogukulude kontseptsioonist, võrdlema ostutingimusi erinevatelt tarnijatelt ja tegema hankeotsused lähtudes kogukulude kontseptsioonist.
Vaheta nõudluse prognoose nii oma tarnijate kui klientidega
Ebakindlus tulevase nõudluse kohta on üks põhilisi tegureid, mis mõjutab ettevõtte puhvervarude suurust. Hea koostöö ja perioodiline infovahetus tarneahela partnerite vahel on kriitilise tähtsusega ja aitab ära hoida järske ning ootamatuid nõudluse muutumisi. Pea meeles, et sinu tarnijad, just nagu kliendidki, on sinule koostööpartnerid, olles ühe ja sama tarneahela lülid. Antud tarneahela konkurentsivõime määrab ära aga selle nõrgim lüli! Seega aita oma koostööpartnereid ja ole ise aktiivne vahetamaks prognoositud nõudlust oma tarnijatega. Omakorda tegutse süstemaatiliselt selle nimel, et hankida klientidelt võimalikult palju informatsiooni muudatuste kohta nende tuleviku nõudluses. Suureks abiks on siinkohal elektrooniliste infovahetuskanalite areng ja üha laialdasem kasutamine.
Väldi ladustamist
Ettevõtted, millised on suutnud rakendada osaliselt või täielikult tellimuspõhise (make-to-order) tootmise, omavad reeglina märgatavalt väiksemaid varude juhtimisega seotud kulutusi, kui seda suudavad nõudluse prognooside põhjal lattu tootvad ettevõtted.
Makseperiood tarnijatele
Makseperiood on sageli alatähtsustatud meede, kuid soodsamate maksetingimuste saavutamine toorme hankimisel võimaldab ettevõttel märkimisväärselt vähendada varudega seotud käibevahendite hulka. Juhul, kui samaaegselt suudetakse parandada ka laovarude ringlussagedust, on varudega seotud käibevahendite vähenemise efekt märkimisväärne.
Paindlik valmistoodangu ladustamine
Kui ettevõte kasutab oma valmistoodangu jaotusvõrgustikus mitmeid vaheladusid, tuleb sageli ette olukordi, kus ühes laos on ootamatu nõudluse tõttu puudujääk samas, kui teises laos antud tootele nõudlus puudub. Rakendades kaasaegseid, kogu ettevõtet hõlmavaid infolahendusi ja optimeerides ettevõtte puhvervarusid läbi ladudevahelise transpordi, on võimalik vältida täiendava toodangu tarneid, seeläbi suurendamata ettevõtte varude hulka. Küll aga tuleb sellistel puhkudel olla ettevaatlik vältimaks, et kaasnevad kulud transpordile ei ületaks täiendavaid varude hankimis- ja hoiustamiskulusid.
Juuruta varude juhtimise süsteem (Vendor Managed Inventory, VMI)
Rakendades mõlemaid osapooli rahuldavaid motiveerimissüsteeme, võimaldab VMI juurutamine reeglina alati vähendada varude juhtimisega seotud kulutusi. Süsteemi juurutamisel aitab see tarnijatel saada reaalajas ülevaade oma kliendi poolsest nõudlusest, aidates tal seeläbi täpsemini planeerida tarneaegu ja tootmisplaane. Viimased aga on põhitegurid, millised soodustavad samaaegselt nii kliendi kui tarnija varude taseme vähendamist. Tänu elektroonilise infovahetuskanali rakendamisele lihtsustub mõlemas organisatsioonis kogu varude juhtimise protsess.
Otsi sünergiaid
Juhul, kui on tegemist geograafiliselt mitmetes asukohtades paikneva ettevõttega, otsi organisatsioonisiseseid võimalusi kasutamaks kombineeritud ladustamist ja transporti või teostades hoopis ühiseid hankeid. Samamoodi otsi võimalusi koostööks organisatsiooniväliselt. Kombineeritud ladustamine ja transport ühiselt oma koostööpartneritega annab suure positiivse kuluefekti.
Kindlasti on eelpool toodud vaid väike osa võimalustest, millised aitavad ettevõttel vähendada varusid ja nende juhtimisega seotud kulutusi. Siiski peaksid ülaltoodud soovitused suutma aidata organisatsiooni kaaluda erinevaid võimalusi. Üha tiheneva konkurentsi tingimustes ebapiisav tähelepanu varude juhtimisele piirab ettevõtte potentsiaali konkurentsivõime ja kasumlikkuse tõstmiseks ning pikemas perspektiivis jäävad sellised ettevõtted kaotajaks.
