Inventuuride iga-aastane läbiviimine on kohustus, mis paljudes ettevõtetes on sõna otseses mõttes jäetud raamatupidaja vastutusele. See ülesanne ei ole aga lihtne, eriti kui seda teha õigusaktidest tulenevate nõuete kohaselt.

Inventuuri läbiviimise nõuded on kirjas raamatupidamise seaduses, riigi raamatupidamise üldeeskirjas ja avaliku sektori üksuste sisemistes regulatsioonides (raamatupidamise sise-eeskiri, valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri, muud sisemised korrad jne).

Raamatupidamise seaduse § 11 lg 1 ütleb üksnes seda, et raamatupidamise sise-eeskirjas tuleb reguleerida varade inventeerimist. Seega ei ole erasektori inventuuride läbiviimise kohta lahti kirjutatud ühtseid põhimõtteid, küll aga on need olemas avaliku sektori jaoks, ja neid võib rakendada ka erasektori ettevõtetes.

Inventuur vähemalt kord aastas

Riigi raamatupidamise üldeeskiri (alates 01.01.17 Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend) sätestab avaliku sektori kohta väga konkreetselt, et vähemalt kord aastas viiakse läbi kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur).

Erinevalt erasektorist, mille kohta ei ole kirjas ajalist määratlust, on avaliku sektori jaoks selgelt sõnastatud, et aastainventuuri hajutamiseks korraldatakse neid kas aruandeaasta lõpus või kuni kaks kuud enne aastaaruande lõppu varagruppide kaupa.

Samas tuleb aga meeles pidada, et mida kaugemale bilansipäevast inventuur nihkub, seda suurem on risk, et inventuuri läbiviimise ja bilansipäeva vahelisel perioodil läheb midagi valesti ja bilansis satuvad põhivarade reale vead.

Inventeerimise põhiobjektid on: kassa, varud, nõuded, kohutused,  ja põhivara. Inventuuri läbiviimiseks määratakse komisjon, kuhu kaasatakse ka inimesi, kes ei ole materiaalselt vastutavad. Artiklis vaatame põhivara ning nõuete ja kohustuste inventuuri.

Põhivarade inventuuri eesmärgid

Põhivarade inventuuri eesmärk on tegelikult oluliselt laiem kui lihtsalt varade üle lugemine. Kui tavapäraselt arvatakse, et inventuuri eesmärk on veenduda varade olemasolus, siis  tegelikult annab inventuur täiendavat informatsiooni ka põhivarade:

• hoidmis-, säilitamis- ja kasutamistingimuste kohta;
• kasutamiskõlbmatuks muutumise kohta;
• riisumiste kohta;
• kajastamise õigsuse kohta finantsarvestuses ja bilansikirjetel.

Inventuur aitab fikseerida üleliigsed ja kasutult seisvad varad, et need saaks arvestusest eemaldada.

Tähtis on, et inventuuriga hinnataks ka varade väärtust. Kuna varade väärtuse hindamise kohta ei ole erasektorile ühtseid põhimõtteid sätestatud, lähtume jällegi avaliku sektori eeskirjadest. Nimelt sätestab riigi raamatupidamise üldeeskiri, et materiaalse põhivara füüsilise inventuuri käigus hinnatakse järelejäänud eluea õigsust ning vara alla- või ümberhindamise vajadust.

Seega on inventuurikomisjoni üheks ülesandeks hinnata ka põhivaraobjektide kasuliku eluea põhjendatust.

Amortisatsiooniperioodi muutmine

Põhivarade inventeerimise käigus tuleb kindlaks teha, kas inventeeritava põhivaraobjekti jääkmaksumus ja kehtestatud amortisatsioonimäär (eeldatav kasulik eluiga) antud vara kasutamise perspektiivis on kooskõlas kajastatud raamatupidamislike andmetega. Riigi raamatupidamise üldeeskirjas on toodud, et materiaalse põhivara inventuuri läbiviimisel veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses ning põhivara väärtuse languse korral (nii osaline kui täielik) viiakse läbi allahindlus, mis kajastatakse koos amortisatsiooniga.

Kui ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aastainventuuri ajal.

Hea on ka siinkohal meelde tuletada, et valitud amortisatsioonimeetod peab süstemaatiliselt peegeldama vara kasutamisest tema kasuliku eluea jooksul saadava majandusliku kasu jaotumist ajas. Antud mõiste paikapidavust põhivarade osas peabki inventuurikomisjon põhivarade osas kontrollima ning tegema vajadusel muudatusettepanekud.

Oluline on märkida, et RTJ 5 "Materiaalne ja immateriaalne põhivara" (pdf) kohaselt peab ettevõtte juhtkond igal bilansipäeval kriitiliselt hindama, kas on märke, mis võiksid viidata varade väärtuse langusele. Seega on üheks komisjoni ülesandeks anda juhtkonnale informatsiooni, mis võiks viidata vara väärtuse langusele.

Kord alla hinnatud varade (välja arvatud firmaväärtus) jaoks tuleb igal järgmisel bilansikuupäeval hinnata, kas võib olla tõenäoline, et vara kaetav väärtus on vahepeal tõusnud. Juhul kui see on tõenäoline, tuleb läbi viia uus väärtuse test. Kui väärtuse testi tulemusel selgub, et vara või varade grupi (raha genereeriva üksuse) kaetav väärtus on tõusnud üle bilansilise jääkmaksumuse, tuleb varasem allahindlus tühistada ja vara bilansilist jääkmaksumust suurendada. Ülempiiriks on sealjuures vara bilansiline jääkmaksumus, mis oleks kujunenud, arvestades vahepealsetel aastatel normaalset amortisatsiooni.Põhivarade inventuuri tulemusena peavad selguma ka see, kui raamatupidamises arvel olevad varad on kas kadunud, amortiseerunud või muul moel kasutuskõlbmatuks muutunud, mistõttu on vajalik kas nende väärtuse allahindamine või raamatupidamisest mahakandmine ehk bilansist välja arvamine.

Põhivarade inventeerimise ajal ei tohi tähelepanuta jääda ka lõpetamata ehitisi. Lõpetamata ehitiste inventeerimisel teeb raamatupidamine esmalt hankijate saldode võrdluse, kontrollides hankijate saldokinnituste alusel ettemaksusid ja kohustusi. Nii tagatakse lõpetamata ehitise kontodel kajastatud andmete õigsus.

Samuti kontrollitakse, et aasta jooksul lõpetamata ehitis-objektidesse või kogumitesse varana arvele võetud summad oleksid kantud õigete  objektide maksumusse. Seisuga 31. detsembri teostatakse võrdlused  ka lõpetamata ehitise objekti, projekt või lepingu põhiselt võttes raamatupidamisaruandlusest aluseks lõpetamata ehitise kontode aruanded lõpetamata ehitiste objektide lõikes. 

Lõpetamata ehitiste kontroll

Inventuurikomisjoni liikmed peavad inventuuri käigus hindama, kas raamatupidamises arvel olevad lõpetamata ehitusobjektid on lõpetamata või lõpetatud ning kasutuses või mitte.

Tuleb juhtida tähelepanu asjaolule, et vara hakatakse amortiseerima alates tema kasutusvalmis saamise hetkest (st alates hetkest, mil ta on juhtkonna kavandatud seisundis ja asukohas).

Kui näiteks inventeeritava vara lugemise käigus on tuvastatud sellised lõpetamata ehitised, mille raamatupidamises arvel hoidmise otstarbekus on kahtluse all, kuna näiteks ehitus on teatud objektiivsetel põhjustel peatunud, tuleb vormistada vara edasise ehituse suhtes kõlbmatuks tunnistamise või allahindamise taotlus. Seega eelneb vara mahakandmisele selle kõlbmatuks tunnistamine.

Lõpetamata ehitise edasiseks arendamiseks kõlbmatuks tunnistamise, allahindamise, mahakandmise taotluses peaks sisalduma objekti:

• täielik nimetus;
• soetamise aeg ja maksumus;
• tehnilised andmed ja asukoht ning
• seisukorra lühiiseloomustus taotluse esitamise ajal.

Juhul kui kõlbmatuks tunnistamise taotlus esitatakse objekti osale, siis tuleb eeltoodud infole lisada ka objekti

• lühikirjeldus;
• osakaal tervikust protsentides ja rahalises väljenduses;
• seotud eritingimused (nt kultuuri- või arhitektuuriline väärtus, keskkonnaohtlikkus jms);
• info, millest selgub, et objekti ei ole õnnestunud kasutusse anda ega võõrandada või siis asja säilitamise ebaotstarbekuse puhul seda tõendav info.

Vara mahakandmise akti kohta pole kehtestatud konkreetseid nõudeid, mistõttu siinkohal tuleb lähtuda üldistest nõuetest (RPS § 7). Sellest lähtuvalt peab sisalduma dokumendil järgnev info:

• dokumendi nimetus ja number;
• koostamise kuupäev;
• tehingu sisu, tehinguga seotud arvnäitajad;
• ettevõtted esindava isiku (juhatuse liikme) allkiri ning
• raamatupidamiskirjendi järjekorra number.

Tehingu sisu vara mahakandmise kohta vormistatud aktis tuleks kajastada järgnev informatsioon:

• vara number või kood;
• vara nimetus;
• kogus;
• soetamise kuupäev (päev, kuu , aasta);
• soetusmaksumus;
• arvestatud kulum;
• jääkmaksumus;
• mahakandmise täpne põhjendus.         

Oluline on ära märkida erisus, et teavikuid ning muuseumis arvele võetud kultuuriväärtusega asju ja muuseumi abikogusse arvatud asju on lubatud inventeerida kord viie aasta jooksul.

Inventuuride läbiviimise tavapärasest erinev regulaarsus sätestatakse raamatupidamise sise-eeskirjades koos põhjendusega.

Nõuete ja kohustuste inventuur

Nõuete ja kohustuste analüütiliste nimekirjade inventuur viiakse läbi aasta lõpu seisuga ja selle käigus saadetakse kõikidele oluliste saldode osas deebitoridele ja kreeditoridele (avalikus sektoris tehingupartneritele) saldokinnituskirjad (saldoteatised).  Saatmisel tuleb  saldokinnitusel näidata nõuete nominaalsummasid, millest ei ole maha arvutatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi, samuti näidatakse bilansivälised trahvi- ja viivisenõuded nende olemasolul. 

Saldokinnituskiri (saldoteatis) tuleks vormistada positiivse kinnituse taotluse vormis, et kinnitav osapool vastaks tuues välja, kas ta nõustub või ei nõustu taotluses sisalduva  informatsiooniga ning esitab vajadusel lisaks taotletud informatsiooni.

Välja saadetud saldokinnituskirja(de) koopia(d) tuleks kindlasti jätta ka ettevõtte raamatupidamisse, et vajadusel tõendada nii nende välja saatmist kui neis sisalduvaid andmeid.

Saabunud vastused võrreldakse raamatupidamise andmetega. Vahede korral peetakse e-posti teel kirjavahetust kuni vahede likvideerimiseni. Kui mõistliku aja jooksul ei ole eelnevale taotlusele vastust saadud, võib saata täiendava kinnitustaotluse.

Iga vastamatajätmise juhtumi korral peab läbi viima alternatiivsed protseduurid, et hankida usaldusväärset infot kinnitatava saldo õiguse kohta. Näited alternatiivsete protseduuride kohta, mida võib läbi:

• ostjatelt laekumata arvete saldode puhul – spetsiifiliste järgnevate rahalaekumiste, veodokumentide ja perioodi lõpu lähedaste müükide ülevaatamine;
   
• hankijate tasumata arvete saldode puhul – järgnevate raha väljamaksete või kolmandatelt isikutelt saadud kirjade ja muude dokumentide, nagu näiteks saadud kaupade saatelehtede ülevaatamine.

Oluline on ka siinkohal ära märkida, et saldokinnituste protseduuri kasutamisel oma töös peab audiitor säilitama kontrolli saldokinnituse üle. Kontrolli säilitamine tähendab seda, et audiitor määrab kindlaks millised saldod kinnitada ja vastavad saldokinnitused saadetakse välja audiitori kontrolli all (näiteks saldokinnituste väljasaatmisel lisatakse audiitor e-mailis koopiasse) ning vastused laekuvad otse audiitorile.

Kvaliteetselt läbiviidud inventuur tagab kõigile ettevõtte üksuste juhtidele kindlustunde, et finantsaruanded ja programmis sisalduv informatsioon varade ja varude kohta on õige ja õiglane.

Seega võib inventuuri pidada üheks esmaseks ettevõtte sisekontrollisüsteemi elemendiks.

Audiitori otsustust selles osas, kas inventeerimise kontrollitegevus on auditi seisukohast relevantne, mõjutab audiitori tuvastatud risk, mis võib esile kutsuda olulise väärkajastamise, ja see, kas audiitor arvab, et tõenäoliselt on asjakohane testida kontroll(imehhanism)i toimimise tulemuslikkust substantiivse testimise ulatuse kindlaksmääramisel.

Eeltoodust lähtuvalt on audiitorid auditi käigus ühe protseduurina kasutanud inventuuride vaatlemist. See protseduur annab audiitorile hea ülevaate, kas inventuurid viiakse  läbi  õigesti ning objektiivselt ning kas bilansi põhivarade reale võib hinnangu anda.