Vaid vähesed alustavad ettevõtjad mõtlevad raamatupidamisele elevusega. Pigem tundub raamatupidamine üksluine ja detailirohke ning kui varem kokkupuudet pole, siis ka õigustatult keeruline. Mida raamatupidamise juures alustava ettevõtjana silmas pidada? Kas palgata raamatupidaja või teha seda ise?

Nii mõnedki alustavad ettevõtjad lükkavad raamatupidamise kohta otsuste tegemise määramatusse tulevikku. Vahel arvatakse, et raamatupidamise kohustus on vaid neil ettevõtetel, kes on käibemaksukohustuslased. Eestis tuleb ettevõtetel käibemaksu tasuda siis, kui tooteid või teenuseid on müüdud aastas enam kui 40 000 euro eest. Tegelikult peavad juuni lõpuks majandusaasta aruande esitama kõik ettevõtted, ka need, kelle aastane käive on väike või kel ei ole üldse äritegevust toimunud.

Lisaks jõustus 2023. aastal seadusemuudatus, mille järgi peavad ettevõtted esitama majandusaasta aruande õigel ajal. Kui aruanne pole tähtajaks esitatud, on ettevõte kohustatud trahvi maksma või vastasel juhul eemaldatakse ettevõte äriregistrist. Seetõttu võib otsuse langetamise edasilükkamise tõttu tekkida olukord, kus aasta lõpus tuleb ootamatult üles otsida kogu aasta tehingute arved, lepingud ja aruanded. Niisiis tasub raamatupidamisele juba varem mõelda.

Muide, alles vahetult enne juunit raamatupidajat kaasates võivad kulud isegi suureneda. On igati loogiline, et ammustes detailides selguse otsimine võib nii ettevõtjal kui ka raamatupidajal võtta hoopis rohkem aega. Kuna paljud ettevõtted palkavad raamatupidaja just aruande esitamiseks, siis on nende töömaht sel ajal suur ning spetsialisti leidmine võib keeruliseks osutuda.

Kui on plaan ärile suur hoog sisse anda, mõtle läbi, kas oled valmis aasta lõpus raamatupidamisrägastikust ise läbi raiuma või oleks mõistlikum koos raamatupidajaga juba algusest peale tehinguid korrektselt kajastada ja dokumente koguda. Kui seda otsust on keeruline langetada, siis kaalu ka vahepealset varianti – konsultatsiooni raamatupidajaga, kellelt tähtsamates küsimustes nõu küsida.

Veendu, et raamatupidamine ei võta arengult fookust

Selge see, et enamasti on alustava ettevõtja eelarve väike, mistõttu ta jälgib iga kulu kullipilguga. Paljud alustajad otsustavad seepärast raamatupidamisega hoopis ise tegeleda. Samas tasub endalt küsida: kas raamatupidamise enda peale võtmine võib hakata ettevõtte arengut takistama?

Raamatupidamisteenus on alustaja jaoks eelarves lisakulu, kuid võib kujuneda kasulikumaks, kui veeta ise märkimisväärne osa tööpäevast ettevõtte rahavooge jälgides ja dokumenteerides. Selle arvelt on ju ka vähem aega seada eesmärke, viia ellu turundusplaani või suhelda klientidega. Nii võibki juhtuda, et raamatupidamisteenus ei tundugi enam nii kallis – kui oma töölaualt suure tüki ära andmine jätab võimaluse tegeleda äriliselt oluliste otsustega, siis annab see ettevõtte edukusele hoogu juurde.

Lisaks ei pruugi väikeettevõtjana teada kõiki raamatupidamise nõkse, mille arvelt võiks raha kokku hoida. Näiteks võib isegi kasu tuua teadmine, mida on võimalik kanda ettevõtte arvele või millised hüvitised on töötajatele maksuvabad.

Hinda oma kogemusi ja tiimi suurust

Alustava ettevõtja laual on palju väljakutseid. Kui mõtled sellele, kas haarad lauale ka raamatupidamise, siis võta arvesse oma varasemat kogemust ja tiimi suurust.

Kui ei ole varasemaid kogemusi ei turunduse, müügi ega raamatupidamise vallas, siis peaksid paratamatult arvestama, et ühes ööpäevas saad 24 tunni jooksul oma tähelepanu suunata vaid piiratud hulgale ülesannetele. Nii võib juhtuda, et hakkab nappima aega end raamatupidamise detailidega kurssi viia. Sellisel juhul oleks igati mõistlik mõelda raamatupidaja kaasamisele.

Kui tiimis on aga mõni abiline, kellega vastutusvaldkonnad ära jagada, või kui tunned end kodus nii turunduses, klientidega suheldes kui ka juriidikas, siis on üsna tõenäoline, et suur osa ülesannetest valmib sinu kätes pea lenneldes. Sellisel juhul on ka rohkem energiat raamatupidamine enda kanda võtta.

Millised on ettevõttes need valdkonnad, kus sinu ideed ja kogemused on äri edukuse seisukohast kriitilised – ning millised valdkonnad võiksid usaldada teistele?

Kaalu raamatupidamistarkvara kasutamist

Praegu saab üha enam rutiinseid tegevusi automatiseerida. Suurtel ettevõtetel on raamatupidamistiim, alustava ettevõtja tiimiks võib aga vahel olla ka tarkvara. Niisiis võib just raamatupidamistarkvara kasutamine olla kuldne kesktee: säästad raamatupidamisteenuse pealt ning tööd juhendab ja hõlbustab hoopis tarkvara. Muide, e‑äriregistri portaalis saad esimesel tegevusaastal tasuta kasutada raamatupidamistarkvara e-arveldaja. See on alustavale ja väikeettevõtjale hea võimalus oma raamatupidamist mugavalt korraldada.

Raamatupidamistarkvara valides mõtle viiele märksõnale: hind, funktsionaalsus, klienditugi, koolitus ja lisatasud. Alustava ettevõtjana ei pruugi vaja minna kõiki funktsioone, mida tarkvara pakkuda suudab ning mida võib kasutada näiteks suurettevõte. Seega jälgi, et maksad vaid nende võimaluste eest, mida ka päriselt kasutad.

Kuna tarkvara ülesanne on sinu elu lihtsustada, siis peaks ka programmi kasutusele võtmine olema mugav. Paljud tarkvarapakkujad toetavad sisseelamist tasuta koolitustega. Kiiretel hetkedel on hea, kui saab aidata tarkvarapakkuja klienditugi. Ajasäästu võib pakkuda seegi, kui majandustarkvara suudab pangaga ise “suhelda”. Tänu Swedbank Gateway lahendusega ühilduvatele majandustarkvaraprogrammidele saab vältida seda, et peaksid summasid käsitsi sisestama, andmetes näpuga järge pidama, faile alla laadima ning maksu- ja tolliameti e-teeninduses üles laadima.

Kasuta ära tasuta koolitused ja kursused

Kui oled otsustanud raamatupidamise enda töölauale võtta, ent kogemust napib, siis võivad koormat leevendada koolitused või e-kursused. Näiteks maakondlike arenduskeskuste võrgustik pakub soodsa hinna eest alustava ettevõtja koolitust, mille alla kuulub finantsjuhtimise ja -planeerimise moodul. Aeg-ajalt pakuvad tasuta koolitusi ka kutseõppekeskused ja rahvaülikoolid ning põhitõdede loenguid raamatupidamisteenuse pakkujad.

Tegelikult ei jookse baasteadmised mööda külgi alla ka siis, kui oled otsustanud raamatupidamise usaldada raamatupidaja kätte. Nagu on kirjas EAS-i ja KredExi ühendasutuse välja antud “Alustava ettevõtja käsiraamatus”, ei pea ettevõtja oskama teha raamatupidamist, ent ta peab tundma seadusi ja mõistma raamatupidamise põhireegleid. Lõpuks vastutab korrapärase ja õigeaegse raamatupidamise eest ju ikkagi juhatuse liige.