Efektiivne kommunikatsioon klientide ja kolleegidega on pea sama oluline kui raamatupidamistöö ise. Eduka suhtluse puhul ollakse kolleegidega tööalastel teemadel ühel lainel ja kliendid tunnevad, et suhtlevad usaldusväärse äripartneriga. Oma mitmekülgsete omaduste poolest on e-post kujunenud 21. sajandil nii raamatupidamises kui ka paljudes teistes valdkondades üheks oluliseimaks tööalaseks kommunikatsioonikanaliks.

Pole saladus, et raamatupidajate e-postkastid on küllaltki kaootilised. Siin on andmed, mis seda väidet toetavad:  

• Raamatupidajad tegelevad keskmiselt 100-200 e-kirjaga päevas.
• Raamatupidajate e-kirjad koosnevad peamiselt kas
  • rämpspostist (18%) või
  • ebaolulistest kirjadest (72%), kusjuures kasulikud kirjad moodustavad vaid 10% postkastist.
• Arvestades, et päevas tegeletakse keskmiselt 200 e-kirjaga, kulub raamatupidajatel nädalas 24 tundi e-posti haldamisele.

Ole mureta, armas raamatupidaja! Aitame sul leida selgust lõputus e-kirjade tulvas. Selles artiklis käsitleme erinevaid näpunäiteid ja strateegiaid, kuidas raamatupidajana või raamatupidamisbüroo juhina kogu e-mailinduse segadust hallata. Teemad varieeruvad alates e-kirjade efektiivsest haldamisest ja professionaalsest kirjastiilist raamatupidajana kuni küberturvalisuseni.

Kuidas raamatupidajana e-posti kaoses paremini kontrolli hoida?

Nagu eelnevalt mainitud, on üheks raamatupidajate kaootilise e-postkasti põhjuseks tohutu hulk igapäevaselt laekuvaid e-kirju.

Kõige lihtsam viis efektiivse e-kirjade haldamisega alustada on postkasti korrastamine ja kirjadega tegelemisel prioriteetite seadmine. Organiseerida saab kõige hõlpsamini luues vastavad kaustad. Näiteks loo kaustad uudiskirjade, konkreetsete klientide, projektide ja meeldetuletuste jaoks. Süsteeme luues vähendad õigete kirjade otsimisele kuluvat aega drastiliselt.

Teine võimalus sissetulevate kirjade mahu vähendamiseks on kasutada andmete kogumiseks ja hoidmiseks mõnda teist tarkvara või veebilehitsejat. Näiteks, anna oma klientidele juhised, kuidas lisada dokumente Dropboxi või Google Drive’i. Dokumentide hoidmine erinevates kohtades vähendab andmete hulka postkastis.

Veel üks kaval nipp e-posti haldamisele kuluva aja vähendamiseks on planeerida oma päevakavasse kolm e-kirjadega tegelemise aega.

‍Kui avad uue e-kirja, vasta nendele küsimustele ja planeeri oma edasised tegevused nende järgi:

• Kas saad e-kirja kustutada seda lugemata?
• Kas saad sellele kohe lühikese vastuse anda?
• Kas see kuulub mõne sinu kolleegi haldusalasse?

Selleks, et vältida kiusatust kontrollida pidevalt postkasti, eralda oma töö- ja isiklik e-post. Sa ei pea olema kogu aeg kättesaadav ja tööga seotud e-kirjad võivad oodata kuni puhkuselt naased.

Sissetulevate kirjade arvu vähendamiseks kasutage töökaaslastega suhtlemiseks muid kanaleid. Näiteks on spetsiaalsed tarkvarad kolleegidega suhtlemiseks Slack, Microsoft Teams või ka klassikalised telefonikõned. Kohtumiste broneerimiseks on hea kasutada veebikalendreid, näiteks Calendly või Google Calendar.

‍Peamised järeldused:

• Postkasti organiseerimine lihtsustab vajalike kirjade leidmist.
• Planeeri kindlad ajavahemikud e-kirjade kontrollimiseks.
• Tegele saadud e-kirjadega võimalusel koheselt, et töö maht ei kuhjuks päeva jooksul.

Need võimalused on vaid jäämäe tipp. Seda, kuidas Uku e-kirjade äpp sinu ja kolleegide aega säästa aitab on veel rohkem. Kõige lihtsamini saad neid avastada:

• Kasutage Uku rakendust ennast
• Loe e-kirjade äpi kohta lähemalt
• Loe e-kirjade äpi seadistamise kohta meie abikeskusest.