Puhkusele mineku tipphetkedel algab personaliosakonnas kiire aeg. Paljude puhkustega tuleb hakata tegelema peaaegu samal ajal. Selleks, et mitte uppuda suvetöösse, aitab personalitarkvara Persona mitmed tegevused automatiseerida. Siin on viis soovitust, mida teha, et kõik saaksid kiiremini puhkama ja ei peaks keset suve nii palju dokumendimajanduse ja puhkusearvestusega tegelema.
1. Planeeri puhkuseid aegsasti juba aasta alguses
Kes, millal ja kui kaua puhata tahab? Kas sinu ettevõttes on sellest ülevaade olemas? Kui pole, siis suvel selle info kokku kogumine võtab personalitöötajatelt väärtuslikku aega ning ka puhkusetasude arvestus ja väljamaskmine ei pruugi toimida nii kiiresti, kui vaja.
Alusta põhipuhkuste planeerimisega juba varakult, aasta alguses. Sisesta Personasse või lase inimestel ise sisestada planeeritud puhkuseajad ning siis kulub suvel juba tunduvalt vähem aega.
Loomulikult saab talvel planeeritud aegu ka nüüd muuta, kui inimestel plaanid muutuvad, aga see on tunduvalt lihtsam, kui teiste puhkuseajad on täpselt teada, et võimalikke asendajaid leida.
2. Uuri välja, milliseid puhkuseid on töötajal õigus täiendavalt saada
Tunne seadusi – põhipuhkusele lisaks saavad töötajad veel täiendavat lisapuhkust. Peale põhipuhkuse arvestatakse ka lapsepuhkust, puudega lapse puhkust, isapuhkust, staažipuhkust ja õppepuhkust. See kõik on Eesti seaduses kirjas ning Persona puhkusearvestus oskab neid ka arvestada, kuna tarkvara toetab kohalikke seadusi.
3. Lase puhkuseavaldus esitada digitaalselt
Paberil puhkuseavaldus liigub mõne aja kontoris, enne kui asjaomaste isikuteni jõuab. Kõik kulutavad rohkem aega ja lõpuks tuleb paberilt andmed käsitsi sisestada. Aega läheb seda enam, kui korraga hakkab puhkuseavaldusi palju tulema.
Selle asemel kasuta digitaalset vormi, mis on Personas olemas – selle täitmine töötajatel võtab aega vaid mõne minuti. Andmed jõuavad otse õigesse kohta ja kõigil jääb rohkem aega üle.
4. Puhkuste ajakava annab hea ülevaate, millal asendust leida
Et puhkused üleliia ei kattuks ja osakonnajuhtidel oleks hea ülevaade oma töötajate puhkuseaegadest, aktiveeri Personas puhkuste ajakava vaade. Selles on kõigi puhkeajad värskeima seisuga selgelt graafikule kantud. Üldine vaade aitab leida sobivaid vabu päevi kalendris, millal puhkusele minna. Nii saab igaüks puhkuse välja võtta kõige sobivamatel päevadel ja osakonnajuhataja leiab lihtsamalt vajalikud asendused teistest graafikutest.
5. Ära unusta puhkuse algust ära, lisa meeldetuletus!
Mida teha, et õiget puhkuseaega või ka arenguvestlust, tervisekontrolli meeles pidada? Personas saab aktiveerida erinevad meeldetuletused, mis saadetakse kuupäeva lähenemisel igale töötajale ning juht näeb meeldetuletusi kõikide oma osakonna töötajate kohta Persona esilehel.
Kuidas seda kõike lihtsalt teha saab?
Kõik need viis võimalust kiiremini ja paremini puhkusele saada on olemas personalitarkvaras Persona, mida saab iga ettevõte kohe kasutama hakata kuutasupõhiselt veebibrauseris. Enne on võimalik ka tasuta proovida demokeskkonnas endale olulised nüansid läbi.
