Ettevõte: Kroonid Konsult OÜ

Raamatupidamisteenused ja HansaWorld toodete edasimüük ning toetamine

Ettevõtte suurus: 5
Ukus kasutavad: tööde haldust, aja mõõtmist

Probleem

Puudus hea lahendus paljude klientide töödel järje pidamiseks

Lahendus

Uku aitab klientide tööd kaardistada ning järge pidada

Väärtus

• Uku aitab õigeaegselt reageerida, kui töömaht hiilivalt suurenema hakkab ja kliendile on ette näidata konkreetsed numbrid, mitte kõhutunne.
• Suure hulga klientide puhul saab mugavalt järge pidada, kas kõik vajalikud asjad on ikka tehtud ja Maksuametile deklaratsioonid esitatud.
• Tööaja jälgimine aitab fookust hoida ning teadlikumalt töötada.
• Ukus tööde jagamine ühendab meeskonda ning hoiab pingevaba sisekliimat.
• Õigete tööriistade kasutamine teeb raamatupidaja töö kasulikumaks ja mõtestatumaks.

“Meie töö muutub selliste lahenduste kasutamisel kasumlikumaks ja mõtestatumaks.”
Marika Kroon, ettevõtte juht

Kroonid Konsult on raamatupidamisettevõte, kelle klientidest suure osa moodustavad väikesed ettevõtted. Ettevõtte juht, Marika Kroon nendib, et ehkki pisikeste klientide töömaht on küll väike, on seda olulisem järge pidada, et kõik vajalik kindlasti tehtud saaks. Tehtud ja tegemata tööde jälgimine on ka see, mille jaoks Kroonid Konsult sobivat lahendust otsis.

Enne Ukut kasutasid nad nii ise arendada lastud lahendust kui vana head Excelit, ent kumbki eesmärki päris hästi ei täitnud. Uku reklaami märkas Marika sotsiaalmeedias, ent konto tegemine jäi esialgu õiget aega ootama. See saabus siis, kui mingi järjekordne Exceli pisiviperus ta tõsiselt marru ajas ning Marika ühe hooga kõik kliendid Ukusse kolis. Tänaseks on Kroonid Konsult Ukut kasutanud juba kolm aastat ning tagasi enam ei vaata.

Klientidega arveldamine muutus selgemaks

Kroonid Konsult kasutab Ukut peamiselt tööde jaotamiseks, haldamiseks ja ajakulu jälgimiseks. Ehkki arveldamise poolt nad ei kasuta ning klientidega on hinnad fikseeritud aasta peale, saab Ukust täpse sisendi, et kord aastas töömahte tegelikkusega võrrelda ning uutes kokkulepetes seda arvestada.

Samuti märgib Marika, et Uku aitab õigeaegselt reageerida, kui töömaht hiilivalt suurenema hakkab. “Tööd ei tule juurde ju plahvatuslikult vaid minuthaaval. Kui siis kord aastas kliendiga kokkuleppeid teha, ei saa ju öelda, et mulle TUNDUB, et me teeme rohkem tööd. Ukust saan täpselt välja võtta, kui palju tööaega ja milliste ülesannete peale kulus,” räägib Marika. Ette on tulnud ka seda, et tööd on hoopis kõvasti vähemaks jäänud ja kliendilt pole enam põhjust nii palju tasu küsida.

Uku aitab erinevaid töölõike kaardistada ja hallata

Uku eeliseks teiste tööaja jälgimise lahenduste ees on see, et spetsiifilised tööülesanded on lihtsalt ette valmistatud. Marika räägib, et proovis varem näiteks ka Togglit: “Teiste äppide puhul peaksin tohutult vaeva nägema, et erinevaid töölõike kaardistada.

Näitasin just hiljuti raamatupidamise õpilastele erinevaid digilahendusi ja avastasin tagatipuks, et Uku on neist kõigist veel kõige soodsam ka.”

Tööde jälgimiseks kasutab Kroonid Konsult Uku enda malle ning neist täiesti piisab. Suure hulga klientide puhul aitab Uku mugavalt järge pidada, kas kõik vajalikud asjad on ikka tehtud. “Kõik tööd pole kõigil klientidel ju igakuised ning varem oli meil väga suur hirm, et mõni deklaratsioon jääb vahele. Maksuametist selle väljaselgitamine on sellise klientide hulga puhul ebamugav, sest näitab ainult seda, kellel on vaja makse maksta, mitte alati seda, kellel on deklaratsioon esitamata. Valgusfoori süsteem töötab ainult tagantjärele, aga eelteavitus puudub. Varem polnud sedagi ja kõik kliendid tuli Maksuametis ükshaaval käsitsi üle käia, et kas kõik on esitatud,” meenutab Marika.

Ühine töökeskkond aitab meeskonda ühendada

Tööaja jälgimine sai Ukuga kiiresti heaks harjumuseks. “Kui päeva lõpus enda raportit vaatad ja see kesine välja näeb, siis järelikult olen teinud midagi muud kui tööd,” naerab Marika. “Nüüd olen töös suunatum. Kui istun tööd tegema, teen tööd.” Lisaks ei pea töötajad tööaega enam eraldi kuskile märkima. Kroonid Konsult raamatupidajad töötavad tunnitasu alusel siis ja seal, kus neile sobib. Ukust on nende töökoormust mugav välja võtta.

Lisaks on Uku ühendav koht, kus kodukontorites toimetavaid raamatupidajaid ühendada ning tööülesandeid jagada. Marika tunneb, et Ukus tööde määramine on kõigile pingevabam ja tekitab parema õhkkonna: “Töötegemine peab olema rõõm. Kirja teel korraldusi jagades võib tekkida tunne, et ülesanne on vaja ära teha kohe. Meil teevad inimesed tööd, kui see neile sobib ja Ukut avades inimene näeb, mis tal teha on ning haldab oma tööjärge rahulikult ise.”

Uku annab nii klientidele kui raamatupidajatele meelerahu. “Meie töö muutub selliste lahenduste kasutamisel kasumlikumaks ja mõtestatumaks. Aju ei pea tegelema tuhande pisiasja meelespidamisega või ükshaaval üle kontrollima, kas asjad on tehtud. Saame rohkem aega pühendada kliendi nõustamisele. Klient saab kindel olla, et tähtaegadest peetakse kinni ja midagi pole unustatud,” on Marika rahul.

Kokkuvõttes naerab Marika, et kui robotid tulevad raamatupidajate tööd ära võtma, siis sellise osa võivad need tõesti ära võtta: “Lubatagu seda ometi. Ma ei saa aru inimestest, kes ei tee oma elu ise lihtsamaks. Iga töö jaoks peab olema õige tööriist ja Uku annab tööefektiivsust raudselt juurde. Samuti teeb see tasustamise õiglasemaks ja mul on süda rahul, et ma ei tee kliendile liiga.”