Raamatupidamisbüroo Finants ja Marketing on edukas Eesti ettevõte, mis on oma valdkonnas digitaliseerimise teema tõsiselt ette võtnud. Büroo omanik Kaire Tammer on alati olnud seda meelt, et kaasaegsed tehnoloogiad ja tarkvarad aitavad tööd efektiivsemaks muuta ning aitavad bürool oma klientidega koos kasvada.
Digitaliseerimine on tänapäeval muutumas juba vältimatuks, sest kliendid ei soovi enam kallist käsitööd kinni maksta. Selleks on kaasaegses büroos kasutusel ka kaasaegsed lahendused nagu Directo äritarkvara ja CostPocketi kulude haldamise tarkvara.
Kaire Tammer rõhutab, et digitaalsed lahendused tõstavad büroo efektiivsust ning võimaldavad tööd teha kiiremini ja kvaliteetsemalt. Seega on bürool alati eesmärk kasutada kaasaegseid tehnoloogiaid, et pakkuda oma klientidele kvaliteetseid teenuseid kõige efektiivsemal viisil ja miks mitte võtta selle tulemusena reeded töölt vabaks.
“Näiteks kui mul on valida, kas lähen Tallinnast Tartusse kiirrongiga või tavarongiga, siis valin alati kiirrongi, sest see on ajasääst ja eesmärk on ju kiiresti kohale jõuda, mitte protsessi nautida. Kui oled omale aga juba “reeded vabaks” automatiseerinud, siis võid rahulikult nautida rongisõitu, ilusat jalutuskäiku looduses või einet restoranis – nii jääbki elu nautimiseks rohkem aega,” toob Tammer lihtsustatud näite.
Edukad kliendid on olnud büroo jaoks alati suureks väljakutseks, kuid samas ka motiveerivaks jõuks. Kui üks klient kasvatab käivet 9 aasta jooksul 1 miljonist 75 miljonini ning teine keskmiselt 30% aastas, siis see paneb büroo kohanemisvõime tõsiselt proovile. Just sellised väljakutsed ongi võimaldanud Finants ja Marketingil kasvada ja õppida ning pakkuda klientidele teenuseid parimal võimalikul viisil.
Miks ja millal alustasite digitaliseerimisega?
Kaire Tammer pani digitaliseerimise teema mõned aastad tagasi konkreetse kolleegi töölauale ja see oli hea otsus, sest nii tegeleb keegi asjaga sihikindlalt, mitte möödaminnes või põhitöö kõrvalt. Ta on alati lähtunud põhimõttest ja tuletab seda sageli ka kolleegidele meelde, et enne kui hakatakse midagi käsitsi tegema, tasub Directost või CostPocketist üle küsida, kas on välja pakkuda mõni digitaalne lahendus või spetsiaalne aruanne, mis välistaks ajamahuka käsitöö.
“Directot hakkasime kasutama 2017. aasta alguses ja CostPocketit 2019. aastal. Enne Directot oleme kasutanud mitmeid erinevaid äritarkvarasid, aga sageli tuli nende väljavahetamise ajend just klientidelt seoses vajaduste muutumisega ja kiire arenguga,” meenutab ettevõtte asutaja. Tšekkide aeglane liikumine või nende puudumine oli väga valuline nii büroo raamatupidajatele kui ka klientidele. “Täna on mitmed kliendid öelnud, et CostPocketi pealt ei läheks nad enam kunagi vana süsteemi peale tagasi, kui kuludokumendid liikusid paberil või e-mailis.”
“Kuna meie klientide ärides on palju sesoonsust, siis julgen väita, et tipphetkel oleks ilma protsesside digitaliseerimiseta olnud meil tihti vaja ühe raamatupidaja asemel kahte”, meenutab Kaire Tammer. “Aga me tulime toime ühe inimesega, sest Directo kasutuselevõtuga saime järkjärgult vähendada tüütute ja aega nõudvate tegevuste osakaalu.”
Mis on muutunud ja mida olete võitnud?
“Tänaseks oleme klientide vaates digitaliseerinud kõik, mida oleme osanud. Kõikide meie klientide kulutšekid liiguvad Directosse läbi CostPocketi ja mitmed kliendid kasutavad CostPocketis ka lähetusaruande ning sõidupäeviku esitamise võimalusi. Mõnedele klientidele oleme andnud piiratud ligipääsu Directosse müügiarvete sisestamiseks, mis säästab kokkuvõttes kõigi aega. Lisaks oleme tellinud Directolt korduvate aruannete jaoks kliendispetsiifilised aruanded, et vähendada käsitööd,” räägib raamatupidamisbüroo juht.
Samuti on büroo automatiseerinud oma klientide võlahalduse, mis on oluliselt parandanud nende klientide lõppklientide makseharjumusi. Paari nupuvajutusega on võimalik Directost saata välja meeldetuletused kõikidele võlglastele ning seda vajadusel ka erinevates keeltes.
Tänaseks on Directos olemas nelja erineva pangaga gateway võimalus, mis võimaldab tehingute info automaatset liiklust internetpanga ja majandustarkvara vahel. Finants ja Marketing raamatupidajad loovad paari liigutusega ise Directost näiteks tasumisennustuse aruandest või ostuarve pealt tasumise dokumendi ja saadavad maksekorralduse ühe nupuvajutusega panka. Ka siin on veel ruumi täiendavaks automatiseerimiseks – näiteks saab määrata finantskannetele reeglid ja lubada Directol ise korrektsed laekumised kinnitada.
Digitaliseerimine on muutnud raamatupidamisbüroo Finants ja Marketing tööd märkimisväärselt efektiivsemaks. Directo ja CostPocketi tarkvarade abil on vähendatud sisestustöödele kuluvat aega, muudetud klienditeenindust kiiremaks ja paremaks ning põhimõtteliselt elimineeritud paberikulu. Kliendid saavad oma raamatupidamises vajalikke toiminguid teha nutiseadmeid kasutades.
“Kui varem võttis hommikune faktooringute sisestamine meil aega 1,5 h, siis nüüd teeme selle ära kõigest 10-15 minutiga,” räägib Kaire Tammer. “Samuti toon esile vigade vältimise – CostPocekti kasutamisel kaovad ära näpuvead ja topeltarvete sisestamine. Directos on võimalik määrata ka kohustuslikud väljad ning sulgeda perioode, mis tagab täiuslikud andmed ja kvaliteetsed aruanded. Olenevalt kliendi ettevõtte protsessidest ja suurusest saab lihtsama kuluarvete kinnitusringi teostada CostPocketis ning juba laiemaid ja peenhäälestatumaid võimalusi pakub Directo menetlusring.”
Digitaliseerimine on kindlasti tõstnud ka büroo töötajate tööõnne tunnet. “Keegi ju ei armasta pidevat survet ning kaootilisust, sest see viib lõpuks vigade tekkeni ning töörõõmu ja motivatsiooni kadumiseni. Kui jätkata vanaviisi ja mitte otsida võimalusi rutiinse töö vähendamiseks, siis ma ei saaks kuidagi täita oma esialgset eesmärki, milleks on luua endale ja oma büroo töötajatele parim töökoht. Pööran sellele palju tähelepanu,” toob Tammer välja ühe digitaliseerimise kasuteguritest.
Digitaliseerimisega ei kao raamatupidajate töö mitte kuhugi, pigem kaovad raamatupidajate laualt lihtsad, rutiinsed ja automatiseeritavad tööd, tänu millele saavad nad keskenduda järjest rohkem klientide nõustamisele ja neile reaalse väärtuse loomisele.
Kuidas klientidele digitaliseerimise kasu välja tuua?
“Me oleme kõik harjumuste ohvrid ja uute harjumuste kinnistamisega tuleb vaeva näha. Määrava tähtsusega on järjepidevus ja oskus kliendile selgeks teha tema kasud,” toob Tammer välja, kuidas uusi lahendusi klientidele tutvustada. “On kliente, kes haaravad lennult ja tulevad kohe teemaga kaasa. Muidugi on ka neid, kes vajavad veidi tuge ja head kogemust. Tihti piisab üks kord ette näitamisest ja juba hakkavad kliendid uut lahendust kasutama. Tunne oma klienti ja vajadusel toeta uute võimaluste kasutuselevõtul.”
Kindlasti võib mõnele raamatupidamisbüroo kliendile mõjuda punase rätina see, kui arvete digitaliseerimise eest küsitakse lisaraha. “Kõik oleneb hinnastamismudelist – meie ei ole selle kulu edasi kirjutamiseks vajadust näinud, sest tänu digitaliseerimisele hoiame kokku oma aega ja saame teenindada rohkem kliente,” selgitab Tammer oma büroo hinnapoliitikat. Kaire Tammer soovitab: “Kui tahad omal reeded vabaks saada, siis kaardista aeganõudvad tegevused, konsulteeri nii CostPocketi kui Directoga ja leia endas üles müügimees, turundaja ja psühholoog, et kliendile nutikad lahendused maha müüa!”
Osale raamatupidamisbüroodele suunatud veebinaril!
4. mail 2023 kell 11.00-12.30 toimuval raamatupidamisbüroodele suunatud veebinaril “Digitaliseeri ja võta reeded vabaks!” räägib Kaire Tammer lähemalt oma kogemustest ja võitudest seoses digitaliseerimisega ning Directo ja CostPocket tutvustavad lähemalt nutikaid lahendusi raamatupidamisbüroode tööprotsesside automatiseerimiseks.
