Tänases Microsoft Exceli koolituses jätkab Heiki Koov vahekokkuvõtete (Subtotals) kasutamise nüansside tutvustamist. Osa õpetustest on päris uued, osad aga täpsustavad juba eelmine kord esitatud infot. 

1. Korraga mitu arvutustehet

Teatavasti pead saama Use function väljale arvutusfunktsiooni (mida tahad kasutada). Võib vist lisamata jätta, et kõige sagedamini kasutad summa (Sum) ja keskmise arvutamist (Average), vahel ka loendamist (Count), maksimum ja miinimumväärtuse leidmist (Max ja Min) ja korrutamist (Product). Lisaks on veel hälbed ja dispersioonid.

Kui valikuvälja vaadata, siis arvatavasti märkad, et korraga saab valida ainult ühe funktsiooni.

Millistele andmetele seda arvutusfunktsiooni rakendada, neid saab küll kohe mitu valida (märkeruudud).

Ühtedele andmetele (näiteks Tunde) kahe funktsiooni rakendamiseks (näitena keskmine-Average ja summa-Total) pead lihtsalt kaks korda valima Data-Subtotals (Andmed-Vahesummad) ja teistkordsel valimisel pead jätma   märkeruudu tühjaks (Asenda praegused vahekokkuvõtted).

2. Vahesummadega tabeli sortimine

Kahjuks pean teatama, et sortimisel tuleb ekraanile hoiatus, kus OK klõpsates eemaldab programm vahekokkuvõtted (ja sordib andmed uuesti).

3. Veergude laiuse muutmine

Vahel on põhjust teha veerge laiemaks, et ikka kogu info lahtritesse ära mahuks. Kui võtad vahesummad maha, siis jäävad veergude laiused sellistena, nagu nad vahekokkuvõtetes olid. Seega võib vajadus olla jällegi veeru laiust muuta.

4. Pealkirja probleem

Võib juhtuda, et tabelis olevad andmed on nii ühesugused, et programm ei saa aru, kas tabelil üldse ongi pealkirjarida. Sel juhul tuleb juba Data-Subtotals (Andmed-Vahesummad) klõpsates teade. Kui siin klõpsad OK, siis loeb programm tabeli esimese rea pealkirjareaks.

5. Mitu tabelit töölehel

Ma soovitan teha töölehele ühe tabeli. Põhjus selles, et vahesummadega tekivad ju uued (ajutised) read. Nii aga paigutuvad ka teiste tabelite read ümber (vaata E veeru numbreid).

6. Vahepealsed muudatused

Kas sel ajal kui tabelis on vahekokkuvõtted, kas siis võib ka andmeid muuta? Eelkõige puudutab see muidugi numbreid. Numbreid võid ja see kajastub kohe ka kokkuvõtetes. Kui aga muudad sorditud veerus sõnu, siis koheselt vahekokkuvõtted ei muutu. Ma soovitan ikka uuesti peale muudatuste tegemist Data-Subtotals (Andmed-Vahesummad) värskendada olemasolevat vahesummat. Ainult nii saad ikkagi kindel olla, et kõik on nüüd jälle õige.

7. Tühi lahter ja null

Enamasti tühi lahter käitub kui null. Summade puhul see mingit mõju ei avalda. Küll aga funktsiooni Product (Korrutis) puhul, siin tühja lahtrit ei arvestata. Kasvõi üksik null aga teeb korrutise nulliks!

8. Täiendav vormindus

Kui soovid seda vahesummadega tabelit (eelkõige) printida, siis võid veel mitmesuguseid vorminduslikke muudatusi teha:

9. Sõnade asendamine

Veel üks muudatus, mida ehk vaja läheb, on näiteks nende Totalite asendamine arusaadavama sõnaga Kokku. Siin on heaks lahenduseks teha parandusi valemireal. Samas võid katsetada ka Edit-Replace menüüd (Redigeeri-Asenda). Viimasel juhul pead olema ettevaatlik, sest asendada saab ainult “Total” “Summaga” nendes tekstilistes kohtades (“Juhan Total” – “Juhan Kokku”), sest “Total” sõna esineb ka valemistes.

Harjutused

Seekord püüa neid näiteid ise teha. Ma loodan, et olen piisavalt arusaadavalt väljendanud, mida ja kuidas tuleb teha, et soovitud eesmärki saavutada.