90ndatel oli Eestis valdav "New Yorki töömudel". Nimelt lähevad paljud inimesed New Yorki tööle selle mõttega, et nüüd rabelen paar aastat 12-14 tundi päevas, kogun varanduse ja lähen kodulinna tagasi. Probleem on selles, et 99% inimestest jäävad rabelemise lõksu ja pigem põlevad enne oma eesmärgi saavutamist läbi.
15 aastat tagasi võis ka Eestis kohata sellist suhtumist, et tõeliselt tubli töötaja on see, kes teistest kauem töö juurde jääb. Tänaseks on New Yorki mudel õnneks surnud. Paljud tööandjad on saanud aru, et ületundide tegemine on pigem märk halvasti korraldatud tööst ja ületundide efektiivsus on ülimalt madal.
Väsinud inimene teeb rohkem vigu, on vähem loominguline ja rohkem stressis. Mida siis teha, kui on hirm, et ma pean kogu töö just täna ära tegema, muidu on halvasti. Samas on ju viimasel sajandil nädalas töötatud tundide arv peaaegu poole võrra vähenenud ja produktiivsus märkimisväärselt tõusnud. Seega ei ole kauem töötamine sugugi produktiivsem, vaid pigem tuleks töötada ajaliselt vähem ja olla efektiivsem.
Seame endale hoopis järgmise ülesande – kuidas teha kogu praegune töö ära 6 tunniga päevas? Mida oleks selleks vaja muuta enda juures, oma töökorralduses, asjaajamises oma kolleegidega?
Tihti tegeleme tööülesannetega nende e-postkasti või töölauale laekumise järjekorras. See tähendab, et meie ajakasutuse määravad teised, mitte meie ise.
Suur hulk aega (pakun, et umbes pool tundi päevas) on võimalik hoida kokku blokkidena aja planeerimises. Nimelt tuleb sarnased tegevused teha võimalikult koos, ühel ajal päevast ja teised tegevused teisel ajal. Näiteks kui pean majast välja minema, siis plaanin ka mingi muu kontorist väljas külastuse või kohtumise samasse perioodi. Kui kavandan koosolekuid, siis pigem mitu koosolekut järjest, siis ei ole vaja kulutada aega oma töölaua ja konverentsiruumide vahel jalutamisele või tähelepanu jagamisele erinevate tegevuste vahel.
Teine suur efektiivsuse kadu on igapäevastes katkestustes: sissetulev SMS, telefonikõne, e-kiri, Skype\’i sõnum, kolleegi tervitus või müra avatud kontoris. Kõiki katkestusi pole võimalik vältida, aga tõesti tähelepanu nõudva töö puhul on mõistlik osad neist katkestustest välja lülitada: telefon hääletuks, Skype\’ist välja logida, e-kirja teavitused kinni panna ja võimalusel sulgeda ka enda kontori uks.
Katkestused ei kuluta lihtsalt meie aega, vaid nendest tulenev kontsentratsioonivõime langus muudab töö tunduvalt aeglasemaks ja vigaderohkemaks. Uuringud väidavad, et katkestustele kulub 2 tundi meie tööpäevast. Kindlasti saab enda tegevuse parema korraldamisega neist poole tunni jagu katkestusi kokku hoida.
Suur abi võib efektiivsuse suurendamisel olla sellisest lihtsast vahendist nagu meeldetuletus. Kahjuks juhtub sageli, et oleme õigel ajal unustanud mingi töö tegemata või e-mailile vastata ja tulemuseks on kellegi rahulolematus ning tihti ka vajadus niigi tihedasse graafikusse järsku lisakohustusi pressida.
Siinkohal tuleks jätta endale meeldetuletusi stiilis, et "2 päeva pärast on mul kuuaruande tähtaeg" või "lubasid Antsule kell kolm tagasi helistada".
Eriti palju abi võib olla teistele saadetud meeldetuletustest. Väga palju jamasid tuleb olukorrast, kus kolleeg on jätnud tähtajaks lubatud töö tegemata ja nüüd ei saa me ka ise oma kohustusi täita. Siis pole enam abi süüdlase leidmisest, sest töö on ju nagunii tegemata.
Kaval on saata oma kolleegile enne tähtaega väike meeldetuletus, et "lubasid mulle homseks selle aruande ära teha. On sul sellega kõik korras või on abi vaja?" Nüüd on kolleegil võimalus viimasel hetkel vajalik töö ikkagi lõpetada või siis ütlebki, et ei jõua õigeks ajaks valmis. Ka sellest infost on sulle kasu, saad oma töö varakult ümber planeerida.
