Soovid investeerida äriühingusse, ettevõttesse või kinnisvarasse. Kuidas saada täpsem ettekujutus selle kohta, millesse sa oma raha tegelikult paigutad? Oled üles ehitanud oma äri, nüüd aga oled huvitatud uue investori kaasamisest või firma müümisest. Kas sa tead täpselt, mida sa müüd? Sellistele küsimustele peaks muu hulgas aitama vastuseid leida õiguslik audit. Mida tähendab õiguslik audit ja kuidas seda läbi viiakse?
Mis on õiguslik audit?
Õiguslik audit tähendab müüdava ühingu või varaga seonduvate õiguslike riskide ja asjaolude ülevaatamist, hindamist ja analüüsi, mille tulemusel koostatakse leitud asjaolusid ja riske kirjeldav raport. Õiguslik audit on tihti osa laiemast ühingu või vara auditist, kusjuures lisaks õiguslikule auditile tuntakse praktikas finants-, maksu-, keskkonna-, majanduslikku ja tehnilist auditit.
Kõige sagedamini kasutatakse auditeerimist äriühingute osade ja aktsiate, ettevõtete kui vara kogumi ning kinnisvara müügitehingutes. Lisaks viiakse auditeid läbi enne aktsiate avalikku esmapakkumist. Auditi läbiviimist võib aga näiteks nõuda ka tehingut finantseeriv pank finantseerimise eeltingimusena, et saada kindlust raha perspektiivika paigutamise kohta.
Auditi tähendus
Enamasti viiakse audit läbi ostja poolt eesmärgiga saada parem ettekujutus müügiobjektist ning sellega seonduvatest riskidest. Samuti on üheks auditi eesmärgiks varustada ostja informatsiooniga tehingu läbirääkimisteks, olgu see siis võimalus tingida hinna, müüja kinnituste või vastutuse üle.
Harvad ei ole ka juhud, kus auditi viib oma äriühingu või vara kohta läbi müüja ise. Selliselt on võimalik enne planeeritavat tehingut ise kaardistada võimalikud riskid ja korrastada müügiobjekti majapidamine, samuti võib müüja selliselt ennetada ebameeldivaid üllatusi läbirääkimistel.
Võib küsida, kelle huve teenib audit rohkem kas müüja või ostja? Ühest küljest on auditi eesmärk anda ostjale ettekujutus sellest, kuhu ta oma raha investeerib ning mis on võimalikud riskid seoses investeeringu objektiga, olgu selleks siis äriühing või (kinnis)vara. Alahinnata ei maksa ka võimalust saada vajalikku teavet hinnaläbirääkimiseks.
Teisest küljest aga on müüjal võimalik auditi tulemusel oluliselt piirata oma võimalikku tulevast vastutust seoses müügiobjekti puudustega, mida rohkem teavet müüja avaldab, seda väiksem on ostja võimalus tulevikus väita, et ta ostu sooritades tegelikult ühest või teisest puudusest ei teadnud ega pidanudki teadma ning seeläbi veeretada müüjale vastutust asjaolude eest, mis on ostjale auditi käigus avaldatud. Seetõttu võiks väita, et auditi läbiviimine on ühtviisi nii ostja kui ka müüja huvides.
Kuidas valmistuda auditiks?
Kuidas peaks müüja ja eelkõige juhtkond valmistuma auditiks? Muu hulgas oleks soovitav mõistliku hoolega fikseerida nõukogu ja osanike või aktsionäride otsused, kaardistada tehingud, mille pooleks on ühing, kontrollida, kas olulised ühingut või vara puudutavad lepingud on olemas ja allkirjastatud ning kas ühingut või vara puudutavad võimalikud load ja litsentsid on omandatud ja kehtivad.
Soovitav oleks vältida tehinguid seotud osapoolte vahel, mille tingimused oluliselt erinevad turutingimustest ja võivad seeläbi kaasa tuua maksuriske ning kontrollida selliste tehingute vastavust turutingimustele. Võimalusel võiks olulisemad kokkulepped nii klientide kui ka hankijatega vormistada kirjalikult ning hoolitseda selle eest, et juhatuse ja nõukogu liikmete volitused kehtiksid.
Samuti võiks müüja enne olulisemat tehingut kaaluda ise ühingu või vara auditeerimist, et ennast tehinguks paremini ette valmistada, kaardistada enda jaoks võimalikud puudused ja riskid (sh asjaolud, mille pinnalt võiks ostja hinna alandamist nõuda) ning need võimalusel juba enne tehingut korrastada.
Lisaks "majapidamise" korrastamisele tuleks enne auditi algust tuvastada ja kokku panna auditimaterjal, mis ei pruugi olla alati lihtne ülesanne. Sageli on materjali esitamise aluseks olev ostja poolt esitatud auditiküsimustik üldistatud ning vajab analüüsi, kas ja millised materjalid tuleks ostjale esitada.
Siinkohal võiks auditit ette valmistavale juhtkonnale soovitada nõustaja kaasamist, kuna edasise protsessi sujuvusel ei saa alahinnata kvaliteetselt kokku pandud auditimaterjali tähtsust. Subjektiivsest küljest loob see hea mulje auditi läbiviijatele, objektiivselt võib aga oluliselt lihtsustada ja kiirendada auditi läbiviimist, mis omakorda tähendab väiksemat aja- ja närvikulu eelkõige müüja juhatusele.
Auditimaterjali kokkupanemisel tuleks tähele panna, et materjal peab olema täielik (nt ei ole puuduvaid dokumentide lisasid või lehekülgi) ning lepingud allkirjastatud. Auditi käigus esitatav dokumentatsioon tuleks organiseerida teemade kaupa ning üles loetleda eraldi nimekirjas, mis peaks hilisemalt omama tähtsust eelkõige müüja vastutuse piiramisel ja tõendama, milliseid materjale auditi läbiviijad on näinud ehk millistest asjaoludest ostja peaks teadlik olema.
Auditi protsess
Õigusliku auditi protsess algab tavaliselt auditi reeglite paikapanemisega ostja ja müüja vahel ning küsimustiku edastamisega müüja juhtkonnale. Küsimustikule tuginedes peaks juhtkond kokku panema auditimaterjali.
Materjali esitamiseks auditi läbiviijatele on mitmeid mooduseid: materjali võib esitada paberkujul, kuid tänapäeval on levinum spetsiaalselt auditite läbiviimiseks välja töötatud elektrooniliste keskkondade kasutamine. Võrreldes materjali paberkujul esitamisega on elektroonilise keskkonna kasutamine kindlasti auditi läbiviimiseks mugavam ning annab nii müüjal kui ka ostjal parema ülevaate auditi läbiviijatele esitatud materjali ja täiendavalt antud teabe kohta.
Kuna enamasti ei rahuldu auditi läbiviijad vaid auditiküsimustiku alusel esitatud materjaliga ning harilikult tekib selle materjali pinnalt küsimusi, peaks juhtkond olema valmis vastama auditeerijate täiendavatele küsimustele ja esitama vajadusel auditi läbiviijatele lisainformatsiooni. Ka seetõttu on oluline, et juhtkond oleks ise hästi kursis ühingu tegevuse, vara ja sõlmitud lepingutega.
Reeglina viiakse auditi raames läbi ka intervjuu juhtkonnaga. Juhatuse intervjuul arutatakse küsimusi, mis auditi läbiviijatel on tekkinud ning see on heaks võimaluseks müüjale ja selle juhtkonnale jagada autentset teavet ja selgitusi müügiobjekti, selle omaduste ning võimalike riskide kohta. Mõistlik oleks juhatuse intervjuud protokollida, et hiljem oleks võimalik järele vaadata, millist teavet juhatus auditi läbiviijatele andis.
Audit – kas sõber või vaenlane?
Olgu auditi läbiviijaks ostja või müüja ise, alati on tegemist on aja- ja töömahuka ettevõtmisega, mis asetab müüja juhtkonnale suure koormuse ja vastutuse. Tavaliselt on juhtkond see, kes peab tegema ettevalmistused auditiks, kokku panema vajaliku materjali, osalema intervjuul ning olema valmis vastama auditeerijate täiendavatele küsimustele.
Kuna auditi läbiviimine on juhtkonnale märkimisväärne koormus, nähakse auditis sageli tüütut kohustust. Arusaadavalt jääb juhtkonnal auditi kõrval vähe aega, et tegelda ühingu igapäevase juhtimisega. Paraku sõltub aga praktikas auditi läbiviimise kiirus ja edukus enamasti just juhtkonna kompetentsusest ning valmisolekust koostööks.
Olenemata sellest, et audit on müüja juhtkonnale enamasti koormav ja aeganõudev lisatöö, võib see olla kasulik abimees, et korrastada igapäevaste kiirete tegemiste vahel unarusse jäänud dokumentatsioon, saada ka ise parem ettekujutus, mis olukorras on ühing või vara ning seeläbi kaardistada võimalikud puudused, mis muidu võiksid kaasa tuua juhatuse vastutuse.
Samuti peaks müüja juhtkond pidama silmas, et sujuv koostöö investoriga auditi läbiviimisel võib olla juhtkonna tagatis tulevasel edukal koostööl investori kui ühingu uue omanikuga.
Selleks et auditist kujuneks pigem sõber kui vaenlane, oleks soovitav enne auditi algust võimalikult hoolikalt läbi mõelda, kas ja millisel moel saaks juba ennetavalt korrastada võimalikud müügiobjekti puudused ning kas oleks mõistlik sel eesmärgil läbi viia müüja enda poolt müügiobjekti audit.
Samuti oleks müüjal soovitatav auditi läbiviimiseks kaasata nõustaja, kes oleks abiks nii protsessi korraldamisel kui ka kvaliteetse ja asjakohase auditimaterjali komplekteerimisel, et kergendada müüja juhatusel lasuvat vastutust ja tööd.
