Klientidelt raha kätte saamine võib osutuda tõeliseks kadalipuks, seda eriti juhul, kui laekumata arved kuhjuvad ning ei olda varasemalt oma klientide krediidivõimekust kontrollinud. Kui arved jäävad laekumata, saab määravaks see, kui kiiresti probleemiga tegeletakse, sest laekumata arvelt tuleb siiski tasuda käibemaks, halvemal juhul lisaks ka tulumaks. Parem on, kui suudetakse arvete mittelaekumist ennetada juba eos.

Krediidipoliitika

Headel aegadel võib tunduda krediidipoliitika koostamine tüütu bürokraatiana, samas kui puudub reglement selle kohta, mis mahus ja kellele krediiti müüa, siis ei saa arvete mittelaekumises kedagi süüdistada.

Krediidipoliitikas pannakse paika:

• krediidistandard,
• taustakontrolli läbiviimise kord,
• krediidilimiidi ja maksetähtaja määramise põhimõtted,
• põhilised lepingutingimused,
• klientide maksevõimekuse jälgimine ja
• võlgadega tegelemine.

Krediidipoliitikast lähtutakse iga uue kliendiga koostöösuhetesse astumisel, samuti siis, kui mõni arve jääb laekumata vaatamata varasemale positiivsele krediidiskoorile. Tähtis on paika panna ka see, kes ettevõttesiseselt ühe või teise teemaga tegeleb. Näiteks võlameeldetuletuste saatmine võiks olla ühe kindla töötaja vastutada, kes omab pidevat ülevaadet, millised arved on laekunud ja millised veel tasumata.

Leping

Väikeettevõtjate seas on levinud teenuse osutamine ja kauba müük hea tahte alusel, ilma lepinguta. See toimib ilusti täpselt nii kaua, kuni arved laekuvad. Kui arve jääb aga laekumata, on lepinguta võla sisse nõudmine üpriski keerukas, et mitte öelda võimatu.

Lepingus lepitakse kokku poolte kohustused ja see, mis saab siis, kui emb-kumb oma kohustusi ei täida, samuti vaidluste lahendamise kord, trahvid ja viivised.

Lepingu üks osa on alati ka tasu suurus ja maksmise kord, mis peaks olema väga selgelt ja üheselt sõnastatud.

• Kui suur on makstav tasu ja kuidas seda täpselt arvestatakse?
• Mida see tasu katab?
• Milliste tööde eest küsitakse lisatasu?
• Kas on nõutav ettemaks või deposiit?
• Millal esitatakse arve?
• Milline on maksetähtaeg?
• Millised on lubatud makseviisid (ülekanne, sularaha, kaardimakse, PayPal jne.)?
• Kui klient ei maksa?
• Kas küsitakse viivist?
• Kas katkestatakse ajutiselt töö või peatatakse kauba tarnimine, kui maksetähtaeg on ületatud X päeva?
• Kas tasu on fikseeritud pikemaks perioodiks või kuulub regulaarsele ülevaatamisele (eriti pikaajaliste lepingute puhul)?
• Kuidas toimub lepingu lõpetamine?

Kuidas lepingut koostada?

Internetist leiab hõlpsasti mitmeid erinevaid lepingunäidiseid. Näidiste kasutamine on kõige lihtsam, samas tuleb nendesse suhtuda teatava kriitikaga, sest tasuta kättesaadavad lepingupõhjad võivad olla üsna üldised ja vananenud.

Kui on jõudnud ettevõttega veidi tugevamale järjele, siis tasub tellida pädevalt juristilt või advokaadilt täpselt vajadustele vastav korralike lepingute komplekt. See on tasuline aga vajalik, eriti siis, kui soov on maksimaalselt kaitsta oma õigusi.

Raha sissenõudmise juhend – võimalik tegevuste järjekord

Üks võimalik samm-sammuline juhend, kuidas maksmata arvega käituda ja maksmata arve sisse nõuda.

5 päeva/10 päeva pärast maksetähtaega – meeldetuletuskiri kliendile!

Kirja sisu peab jääma viisakaks ja selgitama, mis juhtub siis, kui klient arvet ei tasu. Kirja põhjad võivad olla valmis kirjutatud, siis ei pea neid iga kord eraldi koostama.

14 päeva pärast maksetähtaega – teenuse/kaubamüügi peatamine!

Vaatamata meeldetuletustele ei ole klient arvet tasunud, siis rohkem krediiti müüma ei peaks.

28 päeva pärast maksetähtaega – kuri meeldetuletuskiri!

Kui arve on pikalt laekumata, siis peab meeldetuletuskirjas olema juba resoluutsem. Samuti võib klienti teavitada plaanist rakendada maksekäsu kiirmenetlust ja edastada võlgniku andmed maksehäireregistrisse.

Alates 500 eurost – maksekäsu kiirmenetlus

Kiire ja suhteliselt odav lahendus väiksemate võlgade korral, mis liigub otse kohtutäiturile.

Alates 500 eurost – inkasso või jurist-võlanõudja

Pöörduda inkasso või juristist võlanõudja poole, neil suurt mõjuvõimu ei ole, ainult ähvardamise võimalus.

45 päeva pärast maksetähtaega – maksehäireregister!

Maksehäireregistrisse jääb jälg ka nendest võlgnevustest, mis on juba tasutud, halvendades ettevõtte laenusaamise võimalusi veel kuni 7 aastat pärast võla likvideerimist.

Alates 2000 eurost – kohtumenetlus!

Suuremate võlgnevuste korral tuleb võlg sisse nõuda juba kohtu kaudu.

Alates 5000 eurost – pankrotimenetlus!

Kui märgid viitavad sellele, et kliendil ei ole võlgade tasumiseks raha, siis on võimalik algatada kliendi suhtes pankrotimenetlus. Vajatakse juristi abi. Arvestada tuleb, et paljud pankrotid lõppevad raugemisega, st raha sealt kätte ikkagi ei saa.

Millised maksud kaasnevad laekumata arvetega?

Laekumata arved võivad ettevõttele väga kalliks maksma minna. Lisaks aja- ja rahakulule, mis läheb nende sissenõudmiseks, peab laekumata arvetelt tasuma ka käibemaksu ja kui sissenõudmisega tegelemine on tõendamata, siis lisaks ka tulumaksu.

Käibemaks tasumata arvelt

Kui klient jätab arve maksmata, ei vabasta see käibemaksu tasumisest. Kui teenus on reaalselt osutatud või kaup müüdud, siis arve ebatõenäoliseks hindamisel või lootusetuks kandmisel kreeditarvet teha kahjuks ei või ja käibemaksu vähendada ega tagasi küsida ei saa.

Seega tuleb lisaks laekumata arvele veel ka riigile omast taskust peale maksta.

Tulumaks maksmata arvelt

Lubatud ei ole maksmata arvet kergekäeliselt kuluks kanda. Loobudes nõude sissenõudmisest liiga lihtsalt, võib maksuametnik jõuda järeldusele, et tehti teisele ettevõttele kingitus, mis on maksustatav tulumaksuga.

Säilitada tuleb igaks juhuks kõik maksmata arve sissenõudmisega seotud dokumendid – võlgnikule saadetud kirjad, inkasso poole pöördumised ja nende vastused, maksehäireregistri kanne jne.

Soovitused

• Kõige odavam on arvete mittelaekumist iga hinna eest vältida. Selles aitab krediidipoliitika.
• Kui arve jääb siiski laekumata, on oluline reageerida kiirelt ja tuletada kliendile pidevalt meelde.
• Kui arve jääb laekumata ka vaatamata meeldetuletustele, siis tuleb appi võtta järk-järgult rangemad meetmed. Mitte mingil juhul ei tohiks maksmata arvet õhku rippuma jätta, sest sellega kaasneb sinu ettevõttele kulu.
• Hoida igaks juhuks alles kõik võla sissenõudmisega seotud dokumendid, et vajadusel saab maksuhaldurile tõestada, et tegemist oli võlaga ja mitte kingitusega teisele ettevõttele.

Loe lisaks: Kui kliendist on saanud võlgnik