Valdaval osal osaühingutest ja aktsiaseltsidest on majandusaastaks kalendriaasta. Tuletame meelde, et nendel ettevõtetel tuleb esitada 2011. a majandusaasta aruanne äriregistrile hiljemalt käesoleva aasta 30. juuniks.
Kuigi enamik ühingutest esitab oma aruande äriregistrile aegsasti enne nimetatud tähtpäeva, on ka neid, kes teevad seda viimasel hetkel. Nendele ettevõtetele tuletame meelde, et osaühingu ja aktsiaseltsi majandusaasta aruande koostamine ja kinnitamine koosneb mitmest etapist.
- Juhatus koostab majandusaasta aruande (mis koosneb raamatupidamise aastaaruandest ja tegevusaruandest) ja kasumi jaotamise ettepaneku.
- Majandusaasta aruanne ja kasumi jaotamise ettepanek tuleb esitada vandeaudiitorile aruande koostamiseks – see nõue kehtib kõikide aktsiaseltside puhul ning ka nende osaühingute puhul, kellele laieneb kohustuslik audiitorkontroll (kas siis tulenevalt põhikirjast või seadusest).
- Juhatuse koostatud majandusaasta aruandele peab andma ühingu nõukogu omapoolse kirjaliku arvamuse, mis tuleb esitada osanikele või aktsionäridele. Nimetatud nõue ei laiene nendele osaühingutele, kellel nõukogu ei ole.
- Juhatus kutsub kokku osanike koosoleku või aktsionäride üldkoosoleku.
- Osanikud või aktsionärid kinnitavad majandusaasta aruande oma otsusega.
- Majandusaasta aruanne ja sellega koos esitatavad dokumendid ning muud andmed edastatakse äriregistrile elektrooniliselt.
Majandusaasta aruande ja selle juurde kuuluvate dokumentide koostamisel tuleb jälgida üksikasjalikult seaduses (eelkõige äriseadustikus ja raamatupidamisseaduses) ja ka ühingu põhikirjas (kui seal on eriregulatsioone võrreldes seadusega) ettenähtud nõudeid. Samuti on oluline, et nii osanike kui aktsionäride koosoleku kutse koostamisel, koosoleku kokku kutsumisel kui koosoleku protokolli koostamisel järgitakse seaduses sätestatud nõudeid ja tähtaegu. Vastasel korral võib otsus osutuda vaidlustatavaks või lausa tühiseks.
Kuivõrd majandusaasta aruande kinnitamine kuulub ühingu kõrgeima juhtorgani pädevusse ning nõukogu olemasolul peab nõukogu andma kollegiaalse arvamuse aruande kohta, tasub läbi mõelda, kas samade koosolekute raames saaks võtta vastu ka teisi nende juhtorganite pädevusse kuuluvaid otsuseid ühingu majapidamise korrastamiseks.
Viimase paari aasta jooksul on äriseadustikku mitmel korral muudetud, lihtsustades nii osaühingu kui aktsiaseltsi juhtimist. Muudatuste tulemusena on, nt osaühingul võimalik loobuda reservkapitalist, muuta juhatuse volitused tähtajatuks (kui need on põhikirja kohaselt tähtajalised), kasutada elektroonilist hääletamist jne. Aktsiaseltsi puhul on aktsionäril sarnaselt osaühingule samuti võimalik hääletada kas enne aktsionäride üldkoosolekut või selle ajal elektroonilisel teel. Nimetatud võimalused peavad olema ette nähtud ühingu põhikirjas. Majandusaasta aruannet kinnitaval koosolekul on võimalik muuta ka ühingu põhikirja või võtta see vastu uues redaktsioonis, et näha seal ette ühingu juhtimiseks sobivaimad võimalused ning loobuda samas sätetest, mis on vananenud või mida tegelikult ei kohaldata. Seega on majandusaasta aruande kinnitamiseks kokku kutsutav koosolek hea võimalus üle vaadata ning vajadusel muuta ühingu olemasolevat põhikirja.
Lisaks põhikirjale on soovitatav üle vaadata ka ühingu nõukogu liikmete volitused. Äriseadustiku järgi on nõukogu liikmete volituste maksimaalne võimalik tähtaeg 5 aastat, kuid sageli on nii osaühingute kui aktsiaseltside põhikirjades kehtestatud lühem tähtaeg (tavaliselt 3 aastat). On üsna tavapärane, et nõukogu liikmed vahetuvad aeg-ajalt, mistõttu nõukogu liikmetel on sageli erinev volituste tähtaeg, mille lõpptähtpäevi on seetõttu raske meeles pidada. Kuivõrd nõukogu liikmete volituste tähtaja pikendamine kuulub osanike ja aktsionäride pädevusse, on jällegi majandusaasta aruande kinnitamise koosolek hea võimalus nõukogu liikmete volitusi pikendada (sh juhul, kui volitused ei ole veel lõppenud, kuid on lõppemas lähiajal), et vältida lähiajal volituste pikendamiseks uue koosoleku kokku kutsumist või otsuse vastuvõtmist muul viisil. Kuigi seaduses puudub otsene nõue, soovitame sarnaselt juhatuse liikmete volituste pikendamise otsusele ka nõukogu liikmete volituste pikendamise kohta esitada äriregistrile, kuivõrd äriregister avaldab ka nõukogu liikmete volituste tähtajad.
Ka juhatuse liikmete volitusi saab pikendada koos majandusaasta aruande kinnitamisega. Kuigi osaühingu juhatuse liikmete volitused võivad olla ka tähtajatud, on paljudel osaühingutel juhatuse liikmete volitused endiselt tähtajalised. Aktsiaseltsi juhatuse liikmete volitused saavad olla üksnes tähtajalised. Kui põhikirjas ei ole teisiti sätestatud, on seaduse kohaselt aktsiaseltsi juhatuse liikmete volituste tähtajaks 3 aastat, osaühingu puhul peab volituste tähtaeg olema sätestatud põhikirjas. Aktsiaseltside ja nende osaühingute puhul, kellel on nõukogu, kuulub juhatuse liikmete volituste tähtaja pikendamine nõukogu pädevusse (mida nõukogu saab teha koos arvamuse andmisega majandusaasta aruandele). Kui osaühingul nõukogu puudub, kuulub juhatuse liikmete volituste pikendamine osanike pädevusse (millise otsuse saavad osanikud teha koos majandusaasta aruande kinnitamisega). Tasub teada, et juhatuse liikme volitusi saab pikendada ka etteulatuvalt – seadus lubab volitusi pikendada, kui volituste tähtaeg lõppeb järgneva aasta jooksul. Seega kui juhatuse liikmete volitused ei ole veel lõppenud, kuid lõppevad lähiajal (või ka aasta jooksul), on võimalik otsus volituste pikendamise kohta juba praegu vastu võtta, et vältida lähiajal uue otsuse tegemist või koosoleku kokku kutsumist. Otsus juhatuse liikmete volituste pikendamise kohta tuleb esitada viivitamata äriregistrile.
Eeltoodut arvestades soovitame nüüd ja ka edaspidi aegsasti enne majandusaasta aruande kinnitamiseks kokku kutsutavat koosolekut läbi mõelda, kas on ka muid otsuseid, mida osanikud või aktsionärid ja nõukogu saavad vastu võtta, nt pikendades nii nõukogu kui juhatuse liikmete volitusi alati samaaegselt majandusaasta aruande kinnitamise otsusega, hoitakse ära olukord, kus mingil hetkel kas nõukogul või juhatusel ei ole volitusi tegutsemiseks. Samuti saab juhatus kaaluda ja vastavalt kas osanikele või aktsionäridele teha ettepaneku lihtsustada teatud ettevõtte juhtimisega seotud protsesse, mida saab teha põhikirja kaudu.
