Lunden Food OÜ võttis 2018. aastal kasutusele personalihalduse, palga ja tööajaarvestuse tarkvara Persona. Algusest peale oli eesmärgiks ehitada üles automaatne protsess ja vabaneda käsitööst. Selle saavutamiseks oli vaja Personas teha täiendusi ning luua liidestus läbipääsusüsteemist saadavate tööaja andmetega.

Marina Rodina, Lunden Food OÜ personalijuht:
“Meie jaoks oli oluline, et keegi ei peaks sisestama käsitsi 300 töötaja tööaega. Tahtsime saada täielikult automatiseeritud personali, tööaja ja palgaarvestuse lahendust. See oli kõigi edasiste arenduste jaoks määravaks teguriks.”

Lunden Food OÜ on Tallinna lähedal Lool asuv valmistoitude tootmisele spetsialiseerunud ettevõte. Töötajaid on ettevõttes ligi 350 ning aastakäive ületab 25 miljonit eurot. Lundenis valmistatud võileibu, salateid, magustoite, sushit ja palju muud müüakse peamiselt Soome, Eesti ja Läti kaubanduskettides.

Alates 2018. aasta kevadest kasutab Lunden Food personalitööks ning töögraafikute planeerimiseks Persona V3 tarkvara. Algusest peale oli plaanis teha ka arendus, mis liidestab olemasoleva tööaegade registreerimissüsteemi Personaga, et kogu tööaja haldamise protsess automatiseerida ning lihtsustada planeeritud graafikute võrdlemist tegelike tööaegadega.

2020 alguses alustati Persona ja FoxSec´i liidese kasutamisega, seda samal ajal testides ja täiustades.

Pool aastat hiljem jagab Lunden Food OÜ personalijuht Marina Rodina oma kogemusi uue liidese kasutamise kohta.

1. Milline vajadus või probleem ajendas Personat edasi arendama seoses tööaegade registreerimisega?

Peamine probleem, mille tõttu hakkasime otsima paremat lahendust, oli töögraafikute haldamine.
Tol hetkel oli meie ettevõttes üle 300 töötaja, kelle tööajad sisestasime käsitsi Exceli tabelisse. Seejärel importisime need andmed iga kuu lõpus töötasude arvutamiseks raamatupidamisprogrammi. Selline protsess oli ajamahukas ja vigade tekkimise risk oli suur.

Personali andmete hoidmise jaoks ei olnud meil enne Personat kindlat programmi. Kohe Personaga alustades tahtsime kõik personaliga seonduva koondada ühte programmi ja vähendada käsitsitööd. See on meil ka õnnestunud. Nüüd saame tundide monotoonse igapäevase programmi sisestamise asemel teha rohkem olulisemaid töid, mille üle oleme ääretult õnnelikud.

2. Millist lahendust soovisite saada?

Tahtsime saada täielikult automatiseeritud personali, tööaja ja palgaarvestuse lahendust. Meie jaoks oli oluline, et keegi ei peaks sisestama käsitsi 300 töötaja tööaega. See oli kõigi edasiste arenduste jaoks määravaks teguriks.

Tahtsime operatiivselt teada saada, kui palju inimesi tegelikult tööle tuli tööpäeva alguses. Mitte hilinemisega, vaid kohe! Meil on kasutusel Hardmeier OÜ poolt pakutav läbipääsusüsteem FoxSec. Töötajad registreerivad end nii tehasesse sisenedes ja väljudes kui ka päeva jooksul eri tsoonide vahel liikudes. Soovisime, et liidestus Persona ja registreerimisseadmete vahel töötaks on-line´is.

Samuti oli meie jaoks oluline saada erinevat tüüpi aruandeid, mida Persona standardlahenduses ei ole. Ka neid oleme nüüdseks koos juurde arendanud.

3. Kuidas kulges arenduse kavandamine ja teostamine?

Alguses kohtusime palju Persona meeskonnaga. Samas kaardistasime selle käigus ka oma vajadusi, et anda õige sisend liidese arendamiseks. Lisaks uuris paralleelselt Persona meeskond meie ettevõtte eripärasid. Oli palju täpsustavat kirjavahetust. Viimaste kuude jooksul oleme üha sagedamini arutanud töömomente Skype’is.

Minu jaoks isiklikult on organisatsioonis millegi uue juurutamine väga põnev. Tore on teada, et teed midagi uut, mis teeb töötamise protsessi palju lihtsamaks.

4. Milliseid arendusi täpsemalt soovisite teha, milliseid funktsioone või aruandeid luua?

Meie ettevõtte eripära seisneb selles, et meil on tootmises palju erinevaid töögraafikute variante. Meie jaoks polnud tööaja planeerimise ja arvestuse jaoks lihtsat mallilahendust. Kõik, mis me koos Persona meeskonnaga lõime, oli üles ehitatud meie ettevõtte eranditele.

Aruannete poolelt soovisime täpsemalt analüüsida puudumisi, seepärast loodi meile juurde aruanded, mis kirjeldavad puudumisi osakondade kaupa. Saame neid analüüsida nii päevade kui üksikute töötajate kaupa. Samuti soovisime võrrelda planeeritud ja tegelikult tööl olnud inimeste arvu.

See info on tähtis, et oskaksime paremini kasutada töötajate tööaega ning seeläbi suurendada tootmise efektiivsust.

5. Kui kiiret andmevahetust oli teil vaja registreerimisseadmete ja Persona vahel?

FoxSec’i ja Persona integreerimise eesmärk oli momentaalne andmete saamine tootmise turnikeest programmi. Mõnele ettevõttele võibolla sobib andmete saamine kord nädalas või kord kuus. Meie ei soovinud andmeid saada hilinemisega. Kohe, kui töötaja siseneb tootmisesse läbi turnikee, tema tööaeg fikseeritakse Personas. Viimane tootmisest väljumine turnikee kaudu loetakse tööpäeva lõpuks.

Marina Rodina, Lunden Food OÜ personalijuht:
”Alguses ei tahtnud inimesed üle minna elektroonilisele tööajaarvestusele. Paljud ei usaldanud arvutit ja arvasid, et sellega kaasneb palju häireid. Üks meie suur hirm oli ka esmatasandi juhtide väljaõpetamine programmi kasutamiseks. Kuid kõik sujus. Täna hindavad kõik sellise lahenduse mugavust.”

6. Lundenis on tegemist tootmisega, kus töötajad täidavad päeva jooksul mitut erinevat ülesannet, töötavad eri liinidel. Samuti on mõnikord vaja töögraafikus teha muudatus planeerituga võrreldes. Kuidas aitab arendus selliste jooksvate muudatuste haldamisel?

Kirjeldatud funktsionaalsus ei tööta praegu veel sellisel määral, nagu me sooviksime. Me ei pannud seda ka arendusi kavandades prioriteetseks. Kuid selline võimalus on Personas olemas.

See tähendab, et kui inimene töötab päeva jooksul erinevates osakondades, saab selle informatsiooni sisestada ka ajakavadesse, näiteks selleks, et jagada personalikulud osakondade kaupa. Praegu võtavad sellised muudatused Personas palju aega, sest need tehakse käsitsi. Kuid ka meil on plaanis seda protsessi automatiseerida. Samuti pole meil veel selle funktsiooni jaoks mobiililahendust. Nii et arendustöö jätkub.

7. Praeguseks on tööaegade impordi lahendus olnud kasutusel pool aastat. Kuidas sellega alustamine kulges?

Alguses kindlustuse mõttes töötasime 3 kuud paralleelselt uues ja vanas programmis. Võrdlesime andmeid ja otsisime andmetes vastuolusid. Personas töötamise teisel kuul saime aru, et andmete käsitsi sisestamisel ilmneb rohkem vigu (st meie vana tööaja arvestuse lahendus tegi rohkem vigu, kui me sooviksime). Pärast veendumist, et turnikeest saadud andmed on usaldusväärsed, loobusime vanast programmist. Enne Persona kasutusele võtmist oli meil iga kuu palju palgakorrektsioone. Pärast Personale üleminekut on neid minimaalselt.

Muidugi on ka muid vigu, mida peame koos Persona meeskonnaga lahendama. Näiteks tööajanormi vähendamine töötaja haigestumise puhul. Seal on palju väikeseid detaile, mida ei saa algusest lõpuni välja mõelda. Teeme muudatusi tööprotsessi jooksul.

8. Mida tõi uus tööaegade registreerimise süsteem kaasa teie protsessides? Kuidas inimesed uue süsteemi vastu võtsid?

Arvan, et siin ei olnud me erandiks. Alguses ei tahtnud keegi üle minna elektroonilisele tööajaarvestusele. Paljud ei usaldanud arvutit ja arvasid, et sellega kaasneb palju häireid. Lisaks sellele sisenevad meie töötajad tootmisse turnikee kaudu sõrmejälgedega. Esialgu kartsid paljud töötajad sellist ümberkorraldust. Kuid täna hindavad kõik sellise lahenduse mugavust. Pole vaja karta, et unustad kiibi maha ja ei saa tootmisesse minna. Lõppude lõpuks on sõrm alati sinuga kaasas! Muidugi on meil ka töötajaid, kelle sõrmejäljed ei tööta, ja ka neid, kes põhimõtteliselt ei soovi seda kasutada. Selliste juhtumite jaoks on meil võimalus kiipi kasutada.

Üks meie suur hirm oli esmatasandi juhtide väljaõpetamine programmi kasutamiseks. Kuid kõik sujus. Harjutamine ja hea koolitus on teinud oma töö. Enamik juhte nüüd juba kasutab programmi ja nad hindavad selle eeliseid.

9. Kuidas lahendust hindate? Mis on selle juures peamine võit?

Minu jaoks oli algusest peale oluline, et personaliandmed, palga- ja tööajaarvestus oleksid ühes programmis. See oli meie rõhuasetus. Programmi kasutuselevõtmisega ja läbipääsuseadmetega liidestamisega jäi palju ülearuseid liigutusi lihtsalt ära. Oleme inimliku vea teguri praktiliselt elimineerinud. Samuti on paranenud andmete hankimise kiirus. Nende andmete põhjal saab koostada palju analüüse, mida me ka kasutame.

Persona kasutamise suureks eeliseks on asjaolu, et programmi saab kasutada Interneti-brauseris. Tööarvuti ei ole alati käepärast, aga vahelt juhtub nii, et andmeid on vaja saada kiiresti. Personaga sellist probleemi pole.

10. Mis oleks nõuanne või õppetund neile, kes sarnase lahenduse soovivad kasutusele võtta? Millele tuleks tähelepanu pöörata?

Muidugi soovitaksin igal ettevõttel mõelda, kuidas personaliosakonnas oma tööd automatiseerida. Persona lahendus on minu arvates üks ilmekamaid näiteid selle kohta, kuidas seda teha.

Liidestuse osas – andmeid, mis tulevad programmi turnikee kaudu, tuleb töödelda teatud viisil. Need tuleb kinnitada nii, et need ilmuksid töögraafikus. Minu arvates tuleks nende andmete sünkroonimisele pöörata erilist tähelepanu. Siin tuleb arvestada iga ettevõtte eripäradega.

Persona palgaarvestuses sooviksime me tootmisettevõttena näha rohkem võimalusi. Teades, et praegu tegeletakse programmi uue versiooni loomisega, siis loodame peagi täiendusi ka selles osas.

Taust:
Lunden Food OÜ soovis viia kõik personaliga seotud tegevused ühte programmi, et võimalikult paljud tegevused automatiseerida ja kaotada käsitsi sisestamistest tulenev ajakulu ning vigade risk.

Probleem:
Üle 300 töötaja tööaegade registreerimine toimus manuaalselt, Exceli tabeli abil, mis imporditi kord kuus palgaarvestuse programmi. See oli ajamahukas ja tekitas vigu.
Tootmises puudus operatiivne ülevaade, kas vahetuse alguses on liinid töötajatega mehitatud vastavalt plaanile.
Oli vajadus detailsemalt analüüsida puudumisi ning võrrelda tegelikku tööaega planeerituga.

Lahendus:
Persona standardlahendusse tehti lisaarendused:

• FoxSec´i läbipääsusüsteemis registreeritud saabumise ja lahkumise kellaajad imporditakse koheselt Personasse. See annab jooksvalt ülevaate, kuidas on tootmisliinid tööjõuga varustatud. Et registreeritud kellaajad liiguksid Persona töögraafikusse, kinnitab selleks volitatud inimene need ära või vajadusel täiendab andmeid.
• Lundeni vajaduste kohaselt loodi rida aruandeid, mis võimaldavad tööaegasid põhjalikumalt analüüsida.

Kasud:

• Üle 300 töötaja tööaegade registreerimine on automatiseeritud tehase turnikeest saadavate andmete reaalajas importimisega Persona töögraafikusse.
• Oluliselt on vähenenud vigade arv tööajatabelites ja vajadus töötasu ümberarvutusteks.
• Tööaegade käsitsi sisestamise ja töötajate kohalolu kontrollimisega seotud tegevuste kaotamine hoiab kokku 1160 töötundi aastas ehk 1 täiskohaga töötaja 6,9 kuu töö.
• Lisaaruanded võimaldavad analüüsida puudumisi ning võrrelda planeeritud ja tegelikke tööaegu, et tööjõudu saaks paremini planeerida.

Tasuvus:
Arendusele tehtud investeeringu tasuvusaeg on 1 aasta, arvestades vaid manuaalsetelt tegevustelt kokkuhoitud tööaega. Sellele lisandub planeerimisvõimekuse paranemisest saadav efektiivsuse kasv.