Raamatupidamise seadus RPS § 12 nõuab, et kõiki raamatupidamise dokumente tuleb säilitada. Algdokumente seitse aastat, kuid mitte dokumendi koostamise kuupäevast, vaid selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati. Samamoodi peab ka kõiki registreid, aruandeid ja muid dokumente säilitama seitse aastat dokumenti kajastava majandusaasta lõpust.
Lepingute puhul, mis on pikaajalised, kehtib samamoodi seitse aastat, kuid – mitte enne ei tohi neid seitset aastat lugeda, vaid alles hetkest, kui lepingutähtaeg on lõppenud.
Elektrooniliselt loodud raamatupidamisregistreid peab ka säilitama elektrooniliselt. Aga palun mitte mõista valesti – et kõik registrid peavadki nüüd elektroonilised. Ei, seda kindlasti mitte! Kes soovib ja tahab, võib rõõmsalt oma raamatupidamisarvestust teostada käsitsi! Igatahes on vaja registreid koostada ja hiljem säilitada paberdokumendina või infokandjal, kui on tagatud sellel säilitatava info autentsus. Selgemalt siis – kui kasutatav raamatupidamisprogramm võimaldab teha märkusteta parandusi, siis ei saa kuidagi mööda vajadusest kõik vajalikud registrid välja tükkida ja säilitada suured kogused infot paberkandjal.
