Inventuuride iga-aastane läbiviimine on kohustus, mis paljudes avaliku sektori üksustes on sõna otsese mõttes jäetud raamatupidaja vastutusele. Inventuuride läbiviimine ei ole aga lihtne, eriti kui seda teha vastavalt õigusaktidest tulenevatele nõuetele.
Inventuuri läbiviimise nõuded on fikseeritud raamatupidamise seaduses, riigi raamatupidamise üldeeskirjas ja avaliku sektori üksuste sisemistes regulatsioonides (raamatupidamise sise-eeskiri, valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri, muud sisemised korrad jne).
Ütleb vaid raamatupidamise seaduse § 11 lg 1, et raamatupidamise sise-eeskirjas tuleb reguleerida varade inventeerimist, seega ei ole inventuuride läbiviimise osas erasektorile lahti kirjutatud ühtseid põhimõtteid, kuid avalikul sektoril seevastu on, mida ka siinkohal võib üle võtta erasektori ettevõtetes.
Avalikus sektoris sätestab riigi raamatupidamise üldeeskiri vägagi konkreetselt – vähemalt üks kord aastas viiakse läbi kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur).
Erinevalt erasektorist, kus ei ole sätestatud ajalist määratlust, on avalikus sektoris selgelt sõnastatud, et aastainventuuri hajutamiseks korraldatakse neid kas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aastaaruande lõppu varade gruppide kaupa.
Samas tuleb aga meeles pidada, et mida kaugemal bilansipäevast inventuuri läbi viiakse, seda suurem on risk, et inventuuri läbiviimise ja bilansipäeva vahelisel perioodil läheb midagi valesti ja bilansis saavad varude või põhivarade real olema vead.
Samuti ei ole komisjoni liikmete arvu osas erasektoris regulatsiooni, kuid avalikus sektoris on. Riigiraamatupidamise üldeeskiri ütleb, et tegevjuhtkond määrab varude, materiaalse põhivara ja kinnisvara-investeeringute aastainventuuri läbiviijad, sh inventuuri läbiviimise eest vastutava(d) isiku(d). Varude ja materiaalse põhivara inventuuri komisjonid koosnevad vähemalt 2 liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik.
Inventuuri üheks eesmärgiks on ka varude ja varade väärtuse hindamine. Ka hindamise osas ei ole erasektorile lahti kirjutatud ühtseid põhimõtteid, kuid avalikul sektoril seevastu on, mida ka siinkohal võib üle võtta erasektori ettevõtetes. Nimelt ütleb riigi raamatupidamise üldeeskiri, et varude inventuuri käigus identifitseeritakse kasutuskõlbmatud ja väheliikuvad artiklid, mille netorealiseerimis-maksumus on langenud alla soetusmaksumuse. Lisaks annab riigiraamatupidamise üldeeskiri regulatsiooni:
- varude füüsilise inventuuri käigus antakse hinnang väheliikuvate varude allahindluse vajaduse kohta;
- materiaalse põhivara füüsilise inventuuri käigus antakse hinnang järelejäänud eluea õigsusele ning vara alla- või ümberhindluse läbiviimise vajaduse suhtes.
Nõuete ja kohustuste inventeerimiseks saldoandmikke esitavate avaliku sektori üksuste vahel ei saadeta kirjalikke kinnituskirju, vaid vahetatakse saldode ja käivete informatsiooni e-posti teel. Sealhulgas ei pea teostama nõuete ja kohustuste kinnitusi kõikide osapooltega vaid see jääb pearaamatupidaja otsustada.
Teavikuid ning muuseumis arvele võetud kultuuriväärtusega asju ja muuseumi abikogusse arvatud asju on lubatud inventeerida kord viie aasta jooksul. Inventuuride läbiviimise tavapärasest erinev regulaarsus sätestatakse riigi raamatupidamiskohustuslase raamatupidamise sise-eeskirjades koos põhjendusega.
