Vastavalt töölepinguseadusele § 55 on töötaja igaaastane põhipuhkus 28 kalendripäeva, kui tööandja ja töötaja ei ole kokku leppinud pikemas puhkuses või kui seadus ei sätesta teisiti. Sama seaduse järgi on alaealise ja töövõimetuspensionäri põhipuhkuse pikkus 35 kalendripäeva, millest 7 kalendripäeva hüvitab riik.

Riigi hüvitatava puhkusetasu väljamaksmise kohustus on tööandjal, kes teeb seda põhipuhkusega samadel alustel. Hüvitise saamiseks tuleb pärast puhkusetasu väljamaksmist esitada sotsiaalkindlustusametile andmik, et puhkusetasu hüvitataks riigieelarvest.

Puhkusereservi tuleb arvestada vähemalt kord aastas bilansipäeva seisuga

Lähtudes raamatupidamise tulude ja kulude vastavuse printsiibist tuleb väljateenitud puhkuse kohustus kajastada välja teenimise hetkel, mitte perioodis, kus töötaja seda kasutab. Kui kuude vaates on tegemist ebaoluliste summadega, võib olulisuse printsiipi silmas pidades kehtestada raamatupidamise sise-eeskirjadega korra, et seda tehakse kord aastas. Kajastamise hetkeks peab sellisel juhul olema bilansipäev, kui raamatupidamiskohustuslasel on raamatupidamise seadusest tulenev kohustus inventeerida kõik oma varad ja kohustused, nende hulgas ka puhkusetasueraldis ehk puhkusereserv. Puhkusereservi inventeerides tuleb korrigeerida puhkusekohustuse jääki bilansis ja seda nii väljateenitud, kuid kasutamata puhkuse päevade, kui ka töötajate ette puhatud puhkusepäevade osas.

Puhkuse reservi arvestuseks tuleb esmalt välja selgitada töötajate kasutamata puhkuse jääk. Selle paremaks mõistmiseks on alljärgnevalt alljärgnev näide.

Mati Maasikas asub tööle 15.05.2017. Inventeerimise hetke seisuga (31.12.2017) on töötaja töötanud 231 kalendripäeva, sealhulgas riigi- ning rahvuspühad. Et selgitada, kui palju on töötaja selleks ajaks puhkust välja teeninud, tuleb töötatud kalendripäevade arv jagada terve aasta kalendripäevade arvuga ja korrutada tulemus töötajale ette nähtud põhipuhkuse päevade arvuga. Seega on Mati 2017. a välja teenitud põhipuhkus 231/365*28 = 17,72 kalendripäeva.

Juhul kui Mati 2017. aastal puhanud ei ole, on puhkusereservi inventuuris selle töötaja kasutamata puhkuse päevade jääk 17,72. Puhkusereservi arvestuses võib ümardada selle puhkusepäevade jäägi täisarvuni ehk 18. Juhul kui Mati 2017. aastal puhkas 7 päeva, oleks vastav jääk 10,72 päeva.

Kokkuvõtteks, kasutamata puhkusepäevade jäägi leidmiseks liidetakse eelmise aasta lõppsaldole jooksval aastal teenitud puhkusepäevad ja lahutatakse kasutatud ning aegunud puhkusepäevad.

Alljärgnevalt veel mõned olulised nüansid, mida päevade jäägi arvestamisel meeles tasub pidada

Põhipuhkust ei teenita ajal, kui töötaja on tasustamata puhkusel, ajateenistuses ja lapsehoolduspuhkusel. Seega, kui näiteks Mati oleks olnud 2017. aastal palgata puhkusel 14 päeva, tuleks 231 kalendripäevast lahutada 14 ja jagada see terve aasta kalendripäevadega.

Põhipuhkus ei sisalda rahvus- ega riigipühi, mis omakorda tähendab, et kui töötaja võtab näiteks nädalase puhkuse ja sinna satub ka üks riiklik püha, siis kasutatud puhkuse päevade arv on 6.

Vaatamata sellele, et alaealistel ja töövõimetuspensionäridel on seadusega ette nähtud 35-päevaline puhkus, siis neid päevasid, mida hüvitab riik, ettevõte oma reserviarvestusse ei kaasa, kuna tegemist ei ole ettevõtja kuluga. Sama kehtib ka lapse- ja isapuhkuse korral.

Reserviarvestusse tuleb lisada tööandja lubatud täiendavad puhkused, mida võib kasutada järgnevatel perioodidel. Näiteks on ettevõttesiseselt kokku lepitud üle viie aasta töötanud töötajatele täiendav 7päevaline lisapuhkus, millele kehtivad samad reeglid nagu põhipuhkusele. Juhul kui neid päevi saab kasutada ainult jooksva aasta sees, siis puhkusepäevade jäägi arvestusse neid päevi ei lisata, kui aga need kanduvad järgmisse aastasse edasi, tuleb need reserviarvestusse kaasata.

Töölepinguseaduse § 68 lg 5 järgi tuleb põhipuhkus kasutada kalendriaasta jooksul ja kasutamata puhkuseosas viiakse üle järgmisesse kalendriaastasse. Oluline on meeles pidada, et põhipuhkuse nõue aegub ühe aasta jooksul arvates selle kalendriaasta lõppemisest, mille eest puhkust arvestatakse. Näiteks, 2017. aastal välja teenitud puhkus tuleb vastavalt töölepinguseadusele ära kasutada hiljemalt 31.12.2018. Samas võib tööandjaga kokkuleppel antud tähtaega pikendada või aegumist üldse mitte rakendada. Seega peaks puhkusereservi arvestuses lähtuma sellest, millised täpselt on ettevõttes kokku lepitud reeglid seoses puhkuste aegumistega. Aegumine peatub ajaks, kui töötaja kasutab rasedus- ja sünnituspuhkust, lapsendaja puhkust ja lapsehoolduspuhkust, samuti kui töötaja on ajateenistuses või asendusteenistuses. Sellisel juhul nihkub peatumine edasi eemal viibimise aja võrra ja aegumise aja leidmiseks tuleks seadusejärgsele aegumise kuupäevale liita juurde eemal viibitud aeg.

Kuigi töölepinguseadus ei puuduta juhtimis- ja kontrollorgani liikmeid (juhatus, nõukogu), tuleb nad puhkusereserviarvestusse lisada juhul, kui lepingutes on viited puhkust võimaldavatele töölepingu sätetele või muude erikokkulepete korral.

Pärast kasutamata puhkuse päevade leidmist on võimalik arvestada puhkusereserv. Selleks on vaja iga töötaja kasutamata puhkusepäevade arv bilansipäeva seisuga korrutada tema keskmise kalendripäeva tasuga. Vastava tasu arvutamist reguleerib vabariigi valitsuse määrus “Keskmise töötasu maksmise tingimused ja kord“. Keskmise tasu arvestamisel jagatakse eelneva kuue kuu sissenõutavaks muutunud töötasud sama ajavahemiku kalendripäevadega. Sealjuures jäetakse kalendripäevadest välja riigi- ja rahvuspühad ning samuti töötaja puhkusel oldud või haiguspäevad. Tihti tekitab küsimusi, et millised kuud üldse arvestuse aluseks võtta. Pigem leiab praktikas kasutust juuli-detsember, kuna puhkusetasude väljamakse ei toimu varem kui järgmise aasta jaanuaris. Samas, aga ei ole ka vale kasutada juuni–november ehk arvutamise vajaduse tekkele eelnevad kuud.

Tulemuseks saadud kasutamata jäänud puhkuse tasu tuleb koos sotsiaalmaksu ja töötuskindlustusmaksega kajastada aruandeperioodi kuluna ja bilansilise kohustusena. Puhkusereservi vähenemise korral võrreldes eelneva aastaga, tuleb kajastada vastava kulu vähendus. Raamatupidamiskannete aluseks on vaja koostada vastavat arvestust sisaldav õiend.

Puhkusetasu eraldise kajastamiseks raamatupidamisarvestuses kasutatakse kahte meetodit

1. Puhkusetasu kohustust arvestatakse ainult kord aastas inventuuri meetodil ehk raamatupidamises suurendatakse või vähendatakse vastavat kohustust ja/või nõuet (töötaja on bilansipäeva seisuga kasutanud puhkust rohkem, kui tal selleks õigust on).

Üks kirjendamise viis võib reservi suurenemisel olla

• D Palgakulu
• D Sotsiaalmaksukulu
• K Puhkusetasu kohustus (bilansi konto)

Reservi vähendamisel tuleks teha täpselt vastupidine kanne.

2. Puhkusetasu kohustust arvestatakse igal kalendrikuul. Sellisel juhul kasvatatakse aasta jooksul puhkusereservi kindla protsendi võrra töötasu-, sotsiaalmaksu ja töötuskindlustusmakse kuludest (% kujundatakse vastavalt ettevõtte varasemale kogemusele) ning vähendatakse väljamakstud puhkusetasude kulu võrra. Aasta lõpul tehakse inventuur ning korrigeeritakse arvestatut.

31. märtsiks tuleb koostada puhkuse ajakava

Iga kalendriaasta alguses tuleb tööandjal jooksva kalendriaasta kohta koostada puhkuse ajakava, mille peab töötajale teatavaks tegema kalendriaasta esimese kvartali jooksul ehk hiljemalt 31. märtsiks. Ajakavasse märgitakse nii põhipuhkus kui ka eelmistest perioodidest kasutamata jäänud puhkus. Lisaks võib märkida poolte kokkuleppel ka muud seaduses ette nähtud puhkused, sellisel juhul lähtutakse nende andmisel kokku lepitud ajakavast. Tähele tuleks panna, et riigi hüvitatavaid lapse- ja isapuhkusi on võimalik välja võtta vaid tööpäevadel. Kui ajakava ei koostata või kui mingit puhkust ajakavasse ei märgita (nt õppepuhkus), siis on töötajal õigus 14päevase etteteatamisega vastavat puhkust kasutada. Teatamine peab olema kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja tööandjal ei ole võimalik sellest keelduda.

Kui töötaja soovib minna põhipuhkusele enne 01.04 ja ajakava ei ole veel koostatud, siis on tal seda õigus teha poolte kokkuleppel. Muude puhkuseliikide korral peab töötaja tööandjale 14 kalendripäeva oma soovist ette teatama.

Põhipuhkust antakse töötatud aja eest, kuid samas võib tööandja otsuse alusel tööaja hulka arvata ka muu aja, kui töötaja on poolte kokkuleppel ajutiselt vabastatud tööülesannete täitmisest.

Iga töötatud kalendriaasta eest on töötajal õigus saada põhipuhkust täies ulatuses, sealjuures ei sõltu saada olevate puhkusepäevade arv sellest, kas töötaja on täistööajaga või osalise koormusega. Igal juhul on tal õigus terve töötatud kalendriaasta eest vähemalt 28 puhkuse päevale, kui seadus ei sätesta pikemat põhipuhkust või kui pole kokku lepitud pikemas põhipuhkuses. Pikem puhkus võib tulla ka eriseadustest.

Kui kalendriaastas oli ajavahemikke, mida tööaja hulka ei arvestata, antakse põhipuhkust võrdeliselt puhkuse andmise õiguse aluseks oleva ajaga. Tööle asumise kalendriaastal arvutatakse kalendriaastast lühema aja eest põhipuhkust võrdeliselt töötatud ajaga. Töötaja võib nõuda puhkust, kui ta on töötanud vähemalt kuus kuud. Tööandjaga kokkuleppel võib puhkust anda osade kaupa, ühe katkematu osa kestus peab olema vähemalt 14 kalendripäeva. Tööandjal on õigus keelduda põhipuhkuse jagamisest lühemaks kui seitsmepäevaseks osaks.

Puhkuse andmine vormistatakse tööandja kehtestatud ettevõtte sisereeglites toodud korras. Lisaks tuleks töötajate võrdse kohtlemise põhimõttest lähtudes tööandjal selgitada oma põhimõtteid kõigile töötajaile kättesaadavas korralduses. Korralduses võib olla näiteks ära toodud tööandja seisukoht, et puhkuse taotlustes ja puhkuse ajakavas (muudatustes) on kõikide töötajate puhul sarnane käsitlus, mille kohaselt puhkuse perioodid ei lõpe tavaliselt reedega.

Puhkuse aja määrab tööandja, arvestades töötajate soove, mis on mõistlikult ühitatavad tööandja ettevõtte huvidega. Puhkuse ajakava saab muuta tööandja ja töötaja kokkuleppel.

Põhipuhkust endale sobival ajal on õigus nõuda:

• naisel vahetult enne ning pärast rasedus- ja sünnituspuhkust või vahetult pärast lapsehoolduspuhkust;
• mehel vahetult pärast lapsehoolduspuhkust või naise rasedus- ja sünnituspuhkuse ajal;
• vanemal, kes kasvatab kuni seitsmeaastast last;vanemal, kes kasvatab seitsme- kuni kümneaastast last – lapse koolivaheajal;
• koolikohustuslikul alaealisel – koolivaheajal.

Tööandja võib töötaja puhkuse katkestada või edasi lükata ettenägematu olulise töökorralduse tõttu, eelkõige kahju ärahoidmiseks. Puhkuse katkestamisest ja edasilükkamisest tekkinud kulud on tööandja töötajale kohustatud hüvitama. Samuti on töötajal õigus puhkus katkestada, edasi lükata või enneaegselt lõpetada töötaja isikust tulenevatel olulistel põhjustel, eelkõige ajutise töövõimetuse, rasedus- ja sünnituspuhkuse või streigis osalemise tõttu. Töötaja on kohustatud teatama tööandjale puhkuse kasutamist takistavatest asjaoludest esimesel võimalusel. Töötajal on õigus kasutada saamata jäänud puhkuseosa vahetult puhkuse kasutamist katkestava või edasilükkava asjaolu äralangemisel või poolte kokkuleppel muul ajal.

Üldjuhul on puhkuse ajakava muutmine vaid poolte kokkuleppel, siis põhipuhkuse ajakava muutmine ülal toodud põhjustel võib toimuda ka ühepoolselt.