Baltikumis tuntud töögraafikute planeerimise ja tööaja arvestuse infosüsteem StaffLogic on läbinud uuenduse ja esitleb oma uut veebipõhist lahendust nimega StaffLogic Puhkused.

See innovaatiline rakendus on suunatud eelkõige väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, pakkudes lahendust puudumiste haldamiseks, alates puhkuse ajakava loomisest kuni jooksvate muudatuste ja asenduste halduseni. StaffLogic Puhkused jätab minevikku nii iga-aastase vaeva puhkuste Exceli tabeli uuendamisel ja haldamisel, kirjavahetuse ahelad, segased telefonikõned kui ka koridorikoosolekud.

Terviklikult toimiv töögraafikute planeerimise ja haldamise süsteem

StaffLogicu tootejuht Geete Haljas selgitab, et kuna StaffLogicu põhirakendus on suunatud suurtele graafiku alusel töötavatele ettevõtetele, oli vaja luua midagi, mis vastaks väiksemate ja keskmise suurusega ettevõtete vajadustele. StaffLogicu põhitoode keskendub seetõttu terviklikult töögraafikute planeerimisele ja haldamisele.

“Oleme uhked, et Eestis on meie rakenduses koostatud iga viienda graafiku alusel töötava inimese töögraafik. On suur rõõm olla klientidele kindel partner, toetades neid strateegiliste eesmärkide saavutamisel läbi efektiivsema tööjõu planeerimise,” ütleb Haljas. Ta täpsustab, et töögraafikute loomine on palju komplekssem kui lihtsalt töötajate teavitamine planeeritud tööaegadest nii, et need vastaksid seadusandlikele nõuetele ja töölepingus kokkulepitule.

Haljas märgib, et viimase 13 aasta jooksul on StaffLogic loonud Baltikumi suurettevõtetele süsteemse ja professionaalse lahenduse kogu töögraafiku temaatika haldamiseks, käsitledes sealhulgas puudumiste haldust ja töötajate iseteenindust.

“Nüüd soovime neid mugavaid ja innovaatilisi lahendusi laiemale üldsusele pakkuda kiiresti juurutatava veebipõhise toote näol. StaffLogic Puhkused sündis nii ettevõtte enda vajadusest kui ka kogemusest,” lausub Haljas.

StaffLogicu arenduste juht Alo Hallmägi kirjeldab, et e-posti, telefonikõnede ja Exceli vahendusel oli väga tüütu oma puhkuseid planeerida ja hallata.

“Vana hea probleem, et ise oleme kingsepad, kellel kingi ei olnud. Suurte ettevõtete jaoks oli see mure StaffLogicu põhirakendusega ära lahendatud. Aga mina juhina tundsin vajadust graafilise ülevaate järele, kes millal puhkavad. StaffLogic lahendab ka selle probleemi, pakkudes selget visuaalset ülevaadet puudujatest,” räägib Haljas StaffLogicu kasulikkusest.

Puhkuste ja puudumiste haldamine lihtsaks

Hallmägi räägib, et kui põhirakendus on sektoriteülene ja sellega keskendutakse põhiliselt suurklientidele, siis StaffLogic Puhkused muudab puhkuste haldamise lihtsamaks ja efektiivsemaks, pakkudes standardiseeritud ja ühtset süsteemi, mis sobib suurepäraselt ka väikestele ja keskmistele ettevõtetele. See vähendab vajadust erinevate kanalite kaudu suhelda, aitab vältida informatsiooni kaotsiminekut või hilinemist ning vähendab halduskoormust.

Haljas toob välja, et töölepinguseaduse järgi tuleb töötajatele mitte ainult põhipuhkust, vaid ka õppepuhkusi, lapsepuhkusi ja muud tüüpi puhkuseid, sealhulgas haiguspäevi, võimaldada. Kuupäevade ja nende muudatuste ja tühistamiste täpne haldamine on oluline, kuna see mõjutab hiljem töötasude arvestamist. Puhkuste ajakava koostamisel on palju nüansse ning eriti keeruliseks võib olukorda kujuneda, kui töötajad soovivad hiljem kuupäevi muuta.

Süsteem StaffLogic Puhkused võimaldab jooksvalt lisada ja muuta kandeid ning säilitada täielikku ülevaadet puhkuste ja töötajate soovide kohta. Juhtidel on selge ülevaade esialgsetest soovidest ja muutustest, mis on ka tarkvaraliselt dokumenteeritud.

“Kasutajate käitumise pealt näeme, et inimesed võivad tihti päris muutliku meelega olla ja ajas esitada mitu erinevat puhkusepäevade muudatussoovi. Oma rakenduses oleme kõik tarkvaraliselt ära lahendanud, et juhil oleks selge pilt, mis oli töötaja esialgne soov ja mis see viimane soov on,” kinnitab Haljas.

Rakenduse kasutamine on tehniliselt lihtne

StaffLogic Puhkuste süsteemi kasutuselevõtmine on lihtne. Peakasutaja saab registreerida ettevõttele konto veebilehel www.stafflogic.ee. Pärast registreerimist saadetakse edasised juhised peakasutaja e-posti aadressile. Registreerimise järel on peakasutajal võimalik kerge vaevaga läbi juhendatud protsessi sisestada algandmeid ning süsteem on ettevõtte jaoks kasutusvalmis juba paari tunni pärast.

StaffLogic Puhkused on kasutajasõbralik ka töötajate jaoks. Töötajatel on võimalus mugavalt erinevatest seadmetest esitada puhkuseavaldusi ja informeerida haiguslehtedest. Pärast seda, kui töötaja on esitanud avalduse, saadetakse juhile automaatselt teavituskiri koos lingiga rakendusse, et kinnitada või lükata tagasi töötaja puudumine.

Samas, süsteemi taustal, teeb StaffLogic Puhkused kõik vajalikud kontrollid. See hõlmab avalduste lubamist vaid peakasutaja määratud perioodidele, puhkusejäägi piisavuse kontrollimist ja asendaja määramise võimalust. See tagab, et kõik protsessid toimuvad sujuvalt ja täielikus kooskõlas ettevõtte eeskirjadega.

StaffLogic Puhkused muudab erinevate osakondade töö lihtsamaks. Näiteks personaliosakonnas elimineeritakse rutiinsed andmete kontrollid, topeltsisestused ja vastused puhkusejääkide päringutele. Juhi puudumisel suunatakse esitatud avalduse teavitus- ja kinnitusvoog tema asendajale.

“StaffLogic võimaldab ettevõtetel kohandada rakenduse reegleid vastavalt oma vajadustele,” selgitab tootejuht Geete Haljas. Ta täpsustab, et see hõlmab näiteks spetsiifiliste perioodide määramist, mil üle 14päevase puhkuse planeerimine pole lubatud, tagamaks võrdne jaotus, näiteks suvepuhkuse perioodil.

Puhkuste läbipaistvus loob efektiivsust

Läbipaistvus puudumiste osas loob suurema efektiivsuse ettevõtetes. Süsteem StaffLogic Puhkused võimaldab töötajatel hõlpsasti ligi pääseda kogu neile vajalikule teabele, nagu kolleegide puudumised ja asendused või isiklikud puhkusejäägid, vähendades seeläbi tarbetut suhtlust ja uurimist.

“Rakenduse abil näevad töötajad ka teiste töötajate puudumisi, kuigi mitte puudumise põhjust, mis on vajalik ainult töötajale, juhile ja raamatupidajale,” selgitab Haljas. Tänu süsteemi loogikale väheneb vajadus rutiinsete järelkontrollide jaoks ja andmeid ei pea enam käsitsi konsolideerima.

StaffLogicus on kõik puudumistega seotud tegevused – alates algsetest taotlustest kuni muudatuste ja tühistamisteni, koondatud ühte keskkonda – see on kasutajasõbralik veebipõhine portaal, mis on ligipääsetav erinevatest seadmetest mobiiltelefonidest ja tahvelarvutitest kuni arvutiteni.

Süsteemi StaffLogic Puhkused on võimalik 2023. aasta lõpuni tasuta proovida. Täpsemat teavet toote kohta leiab veebilehelt www.stafflogic.ee.