Kaugtöö peamine erinevus tavatööst on see, et me oleme oma töökaaslastest eemal ja meie suhtlemine ei ole vahetu, s.t silmast silma, vaid vahendatud läbi erinevate tehnoloogiate. Paratamatult läheb vahendatud suhtlusel mingi osa infost kaotsi ja see võib tekitada arusaamatusi.
Mõni aeg tagasi käisin organisatsioonide arengumentori Elar Killumetsa hommikuseminaril, kus üks teema oli ka teineteise mõistmine. Uurisin Elarilt, kuidas valesti mõistmised tekivad ning kuidas neist üle saada.
Millest me kaugtööd tehes ilma jääme?
Me võtame sekundis vastu umbes 14 miljonit ühikut infot, sellest läbi silmade umbes 12 miljonit. Jah, sekundis ning jah, miljonit! Nii et teise inimese mõistmiseks oleme harjunud tuginema suures osas sellele, mida näeme. Sellest tulenevad ka mitmed kaugtööga seotud väljakutsed – teisest inimesest aru saamiseks on nüüd oluliselt vähem infot. Väiksem info hulk sunnib meid panema tööle “oletamise programmi” – teise inimese sõnade ja eriti kirjutatu tõlgendamiseks kasutame iseendast lähtuvaid filtreid.
See toob kaasa kaht tüüpi vead:
1. Tõlgenduste ebatäpsuse, sest ma üritan teist inimest mõista läbi iseenda vaatenurga, täidan lüngad iseenda materjaliga.
2. Tõlgendused kipuvad olema hullemad kui reaalsus.
Miks meie tõlgendused reaalsusest hullemad on?
Kui vaatame minevikku, siis unustame ära halva (vanasti oli rohi ikka rohelisem!), kui vaatame tulevikku, siis see tundub helge. Selline mõtteviis suurendab meie võimet raskustest üle saada, kuid paneb ka näiteks rumalaid finantsotsuseid tegema. Siin ja praegu oleme aga ettevaatlikud, sest see on taganud meile ellujäämise.
Sellise käitumise tingib meie ajuehitus – nähes maas midagi ebamäärast, on läbi meie pika ajaloo olnud ellujäämise seisukohast kasulik eeldada, et see on midagi ohtlikku, näiteks uss. Ohutunne andis automaatse signaali peatuda. Kui ohusignaal oli antud ja ellujäämiseks hädavajalik tehtud – jäin seisma ja vaatasin ette – sai hakata asju täpsemalt analüüsima ning teha lõpliku otsuse (madu või oks).
Tänapäeval ei ole midagi muutunud – välja arvatud keskkond, kus me toimine. Aju, mis on suurepäraselt saanud hakkama füüsiliste ohtudega eest hoiatamisega, üritab meid kaitsta ka sotsiaalses keskkonnas ja hoiatada sotsiaalsete ohtude eest. Selles rollis ei ole ta oma hoiatustes ülearu täpne, valmistades meid reageerima olukordades, kus ohtu tegelikult polegi.
Millele iganes me tähelepanu pöörame, kipub kasvama. Me näeme maailma läbi enda filtrite. Ja midagi pole teha, enamiku inimeste jaoks on negatiivse kõrvalekalde (midagi on katki, puud, valesti jne) märkamine oluliselt kergem. Kaugtöö puhul võib see negatiivne väga kiiresti paisuda.
Mida Sa siis kaugtöö puhul soovitad?
1. soovitus: kasutage videokõnesid
Online-suhtlusel töökaaslastega lülitage kõik videod sisse. Jah, soeng pole enam endine, aga kõigil on sama seis. Video taustal olev koristamata tuba ei ole just kõige esteetilisem, aga koristage see ära või peitke ära – enamus suhtluskeskkondi pakuvad tausta hägustamise funktsiooni. Meil on vaja näha teist inimest – tema näoilmeid, kehahoiakut jne, et hoida inimlikku sidet ja säilitada mõistmine.
Aga ka nägemine ei pruugi alati mõistmist tagada, sest me kodeerime oma kavatsused ja info vastuvõtja dekodeerib need oma eeldustest ja vaatenurgast lähtuvalt. Igasuguse kommunikatsiooni suurim väljakutse on, et lõpptulemus kujuneb ALATI kahe inimese koostöös.
Kas võiksid tuua mõne näite?
Võtame näiteks Jüri ja Mari.
Maril on mure ning ta tahaks kellegagi seda arutada. See on Mari kavatsus, mille ta aga kodeerib. (Kodeerimine on viis, kuidas me oma kavatsuse teisele inimesele edasi anname – sõnade või tegudena.)
Mari: “Jüri, läheme lõunale?”
Jüri ei näe Mari kavatsust, vaid ta tõlgendab kuuldut (kodeerib lahti) omal viisil, mis ei pruugi minna kokku sellega, mida Mari soovis edasi anda. Oletame, et Jüri dekodeering on ehk mida ta arvas, et Mari küsis: “Maril on kõht tühi, ta tahab sööma minna”. Kuna aga Jüril on kõht täis ja tal on ka midagi tähtsat pooleli (Jüri kavatsus), siis ta kodeerib oma kavatsuse lausesse: “Mari, ma ei taha praegu lõunale tulla, töö on pooleli.”
Mari omakorda kuuleb vastust ja võtab selle vastu lähtudes oma kavatsusest – ma tahtsin oma muret arutada, aga tema ei viitsi minu jaoks aega pühendada. Mühakas! Ja Mari solvub.
Eriti “hästi” kipuvad kavatsused kaotsi minema kirjalikus suhtluses, kuna me ei kirjutaja meeleolusid ning mõtleme need ise juurde. Neutraalsest tekstist võib läbi dekodeeringu saada kiuslik ja pahatahtlik kirjutis.
Mida Sa soovitad kirjutamise juures tähele panna?
2. soovitus: ütle oma kavatsused välja
Lihtne oleks öelda, et “kirjuta paremini”, siis probleeme ei teki. Päris elu on natuke keerulisem.
Soovitan alustada kirja kavatsusega, miks sa seda kirjutad või mis tegevust teistelt selle kirja tagajärjel ootad. Kas sa ootad vastust, on see kiri lihtsat infoks, sisaldab see käske tegutsemiseks vms – mida sa tahad, et edasi juhtuks. Nii pakud sa vähem materjali oma öeldu valesti tõlgendamiseks ning on suurem tõenäosus, et su kavatsus on teisele poolele arusaadav.
Kuigi võib tunduda, et lahendus on teistes – hakaku paremini käituma, kirjutama või rääkima – , siis tulenevalt tajuvigadest, on vähemalt 95% juhtudest lahendus hoopis meis endis. Kas ta tegelikult ka soovis mind solvata? Kas ta tegelikult ka soovis mind alt vedada? Või see on ainult minu tõlgendus tema kavatsustest.
3. soovitus: püüa mõelda teise kavatsustest
Seega oleks kolmas soovitus: kui sa loed teise kirjutatut ja sulle tundub, et too on midagi pahatahtlikku või solvavat öelnud, siis küsi endalt, kas ta ärkas hommikul üles mõttega, kuidas meie töösuhe tuksi keerata. Kas tema päevakavas oli punkt “kirjuta kolleegile, et too endast välja ajada”?
