Isikliku sõiduauto kasutamise eest töösõitudeks makstava hüvitise tulumaksuvaba piiri tõsteti küll paari aasta eest 2000 kroonini, kuid sageli eksivad ettevõtjad hüvitise maksmisel vormikohaste nõuete vastu.
Üldjuhul ei ole ettevõtet puudutavate sõiduautode puhul vorminõuete järgimine raamatupidaja mure, kuid tihtilugu ei ole ka äriühingu juhtkonnal aega juhtimise kõrval esialgu tühistena näivate formaalsustega tegelda. Puudulikult vormistatud dokumendid aga ei rahulda maksuhaldurit ja sealt kogu probleemide jada alguse saabki.
Seaduse järgi ei maksustata tulumaksuga töötaja isiklikus omandis olevat või liisingulepingu alusel kasutatavat sõiduautot siis, kui seda kasutatakse ametiülesannete täitmiseks. Hüvitist ei maksustata aga vaid juhul, kui kulude hüvitamise kohta on vormistatud tööandja kirjalik otsus või käskkiri, milles on ära näidatud sõidu otstarve, hüvitise suurus ja sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõite autoomanikule hüvitatakse.
Praktika näitab paraku seda, et paljudes äriühingutes ei ole kirjalikku otsust või käskkirja üldse vormistatudki või on seda tehtud puudulike andmetega. Otsuse koostamisel on oluline, mis perioodiks või millisel kujul otsus vormistatakse. Nimelt on üsna levinud, et juba töölepingus nähakse ette töötajale makstav hüvitis isikliku sõiduauto kasutamise eest, ning seda peetaksegi nõutava otsuse vormistuseks.
See ei ole aga maksuhalduri jaoks piisav. Maksu- ja tolliamet on nõudnud iga kuu uue dokumendi vormistamist. Äriühingutes, kus otsus siiski vormistatakse, tehakse see tihtilugu pikemaks perioodiks, et vältida paberimäärimist ja ajakulu. Seda tuleb siiski teha iga kuu, kui soovitakse piirmäärasid rakendada.
Kui tööandja on otsustanud töötaja sõiduautot enda huvides kasutada, tuleb tal silmas pidada ka seda, et ta peab muu hulgas kontrollima, kas töötaja sõiduauto on tema isiklikus omandis või ta kasutab seda liisingulepingu alusel. Kindlaim viis on teha esmase hüvitise väljamaksmisel koopia töötaja sõiduauto registreerimistunnistusest. Tööandjal on õigus maksta hüvitist ka juhul, kui sõiduauto on registreeritud töötaja abikaasa nimele. Vaja on vaid kontrollida, kas tegemist on abikaasade ühisvaraga. Lihtsalt elukaaslaste puhul ei ole seaduses sätestatud tingimused paraku kohaldatavad.
Ka töövõtulepingu alusel ettevõtte kasuks tööd tegevatele isikutele ei ole teenuse tellijal õigust maksusoodustusi kohaldada, sest töövõtja osutab teenust ja kulutused sõiduautole peaksid kajastuma teenustasus.
Töövõtulepingu puhul eeldatakse, et tegemist on iseseisva füüsilise või juriidilise isikuga, kes esitab tööandjale pärast teenuse osutamist konkreetse arve koos transpordile kulunud summadega.
Alla 1000 krooni pole arvestus vajalik
Kui tööandja hüvitab töötajale isikliku sõiduauto kasutamise eest alla 1000 krooni kuus, ei ole vaja arvestust pidada. Vahemikku 1000 kuni 2000 krooni jäävate summade hüvitamisel tuleb aga juba arvestust pidada ja näidata:
- sõiduauto omaniku või sõiduautot liisingulepingu alusel kasutava füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi;
- sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed;
- sõiduauto spidomeetri alg- ja lõppnäit iga sõidukorra puhul;
- kuupäev ja sõidu eesmärk iga sõidukorra puhul.
Arvestuse pidamiseks ei ole seadusandja ette näinud kohustuslikku vormi ning seega on see äriühingu otsustada. Arvestuse pidamine peaks olema kirjalikus vormis. Sõiduautode puhul on soovitatav kehtestada üldine ettevõttesisene kord, mis kajastuks sisekorraeeskirjas või muus dokumendis. Oluline on kirja panna põhimõtted, mille järgi hüvitisi makstakse, ning mis protseduurid on vaja läbida. Eelkõige on see maksumaksja enda huvides, kuna maksuhalduri kahtluse korral peab maksumaksja tõendama soodustuse saamise seaduslikkust. Näiteks juhul, kui maksuhaldur kontrollib äriühingus hüvitiste maksmist kaks aastat pärast tehingu toimumist, on tõenäoliselt raske meenutada täpseid asjaolusid, mis maksuhaldurit huvitavad.
Hüvitist võib saada mitmest kohast
Isikliku sõiduauto hüvitise maksmisel tuleb arvestada, et piirmäär 2000 krooni hõlmab kõiki summasid, mida töötaja sõiduauto peale kulutab, sh kütus, amortisatsioon. Töötaja ei pea esitama kulutusi tõendavaid algdokumente.
Töötaja võib saada hüvitist isikliku sõiduauto kasutamise eest paralleelselt mitmest äriühingust. Näiteks kui juhatuse liige on kolmes äriühingus kas juhatuse liige või töötaja, on tal õigus saada igalt tööandjalt hüvitist maksuvabalt kuni 6000 krooni. Tingimuseks on see, et ta kasutab oma sõiduautot kõikide tööandjate huvides ka tegelikkuses.
Küll aga on maksumaksjad pidevalt mures selle pärast, et töötajad sõidavad isikliku sõiduautoga tööandja huvides pikemaid teekondi kui 500 km. Sellisel juhul, isegi kui tehakse töösõite, kaasneb maksukohustus erisoodustuse näol ehk tasumisele kuulub nii tulu- kui ka sotsiaalmaks. Olukorras, kus töösõite tehakse oluliselt enam, kui seadus maksuvabalt teha lubab, tuleks kaaluda isikliku sõiduauto tööandja kasutusvaldusesse võtmist.
Tööle ja koju – kas eralõbu või töösõit?
Maksuhaldurite hinnangul võib tööandja maksuvabalt hüvitada kulutused töötajale, kui ta korraldab töötaja vedu tööle ja koju järgmistel juhtudel:
- tööandja asukoht asub kohas, kuhu ei ole võimalik ühistranspordiga lähedale pääseda;
- tööaeg langeb ajale, mil töötajal ei ole võimalik ühistransporti kasutada;
- ületunnitöö korral;
- ühistranspordi kasutamisega kaasneb ebamõistlik ajakulu (töötaja jõuab töökohta oluliselt enne tööpäeva algust või saab oluliselt hiljem koju või ümberistumisest tekib ebamõistlik ajakulu võrreldes kogu vahemaa läbimiseks kuluva ajaga).
Kui tööandja otsustab kasutada töötaja isiklikus või tööandja omandis olevat sõiduautot, on vaja pidada sellekohast arvestust. Arvestuses on soovitatav märkida, millisel eelnimetatud põhjusel veab tööandja töötajaid, et maksuhalduri kontrolli korral oleks võimalik tõendada hüvitise vastavust seadusele. Kui see alus on olemas, on töötaja tööle- ja kojusõitude hüvitamine käsitletav töösõitudena ehk ettevõtlusega seotud kulutustena. Kui sätte kohaldamiseks on näiteks asjaolu, et ühistranspordiga pole võimalik tööle või koju käia, on soovitatav ära märkida ka kellaaeg, et hiljem oleks taas võimalik selle õigust tõendada.
