Probleem
Puudus hea lahendus tööde ajakulu jälgimiseks ning kliendiinfo haldamiseks.
Lahendus
Üha rohkem tööaega saab Ukusse kirja ning ajaarvestuse kvaliteet paraneb.
Väärtus
- Spetsiaalselt raamatupidajatele loodud lahendus
- Kogu klientidega seotud info on ühes kohas
- Info on ligipääsetav nii raamatupidajale kui juhtkonnale
“Uku toob kliendi raamatupidajale lähemale.”
– Piret Tootmaa, IMG Numeri IT-juht ning raamatupidaja
Ettevõte IMG Numeri OÜ
Tegevusala Raamatupidamine, maksunõustamine, palgaarvestus
Töötajaid 60
IMG Numeri on raamatupidamise, maksunõustamise ning palgaarvestusega tegelev ettevõte, kellel on üle Baltikumi 105 töötajat. Just ettevõtte kiire kasv sundis neid otsima paremat võimalust tööde ning klientide haldamiseks.
Enne Uku juurde jõudmist puudus Numeril ettevõtte ülene ajaarvestuse keskkond, samas oli üha suurem vajadus saada ülevaadet, kuidas tööaega kasutatakse. Varem kasutusel olnud tarkvara polnud raamatupidajatele mõeldud ning kliendisuhtluse haldamise tööriist oli võimalustelt aegunud.
Uku andis selguse, kuidas aega kasutatakse
Uku kasutuselevõtmine andis kohe ühtse ning ühte keskkonda koondatud ajaarvestuse ülevaate. Pikaajaliselt oli näha, et ajaarvestuse kvaliteet paraneb ning kulunud aega pannakse üha rohkem kirja.
“Ukus on erinevaid võimalusi, kuidas infot seal kajastada. Hea on enne seada eesmärgid, mida saavutada tahetakse ning Uku abilised aitavad büroo baasi sobivalt seadistada.”
Tänaseks on Numeri Ukut aktiivselt kasutanud umbes aasta ja jõudnud selleni, et kõik töötajad seda kasutavad ning üle 60% tööajast on Ukus kaardistatud.
Sellega on neil tekkinud ülevaade ajakasutusest, selgem arusaamine tehtud töödest ning nende ajakulust klientide ja tööülesannete lõikes.
See omakorda aitab ettevõtte tegevust paremini analüüsida ning korrastada klientide hinnastamist, ehk hinnata kas kliendile kuluv aeg ja saadud tulu on tasakaalus.
Kliendiinfo haldamine lihtsustab nii raamatupidaja kui juhtkonna tööd
Kuigi ennekõike otsis Numeri tiim sobivat keskkonda raamatupidajate ajaarvestuseks, tuli Ukuga meeldiva boonusena kaasa ka plaanide loomise ning kliendiinfo haldamise pool. Uku asendas varem kasutusel olnud ja aegunud kliendiinfo haldamise keskkonna ning tõi raamatupidajatele kliendiga seotud info lähemale.
Samuti aitas Uku kaardistada uue kliendi lõimise protsessi ja seda paremini jälgida. Igapäevatöös kasutab Numeri meeskond Uku näidismalle, võimalust olemasolevaid malle kopeerida ning ühte enda väljatöötatud malli, kuhu on koondatud kõik vajalikud ülesanded kliendiga töö alustamiseks.
Nüüd on klientidega seotud info (lepingud, oluline jooksev info, kontaktid, plaanid, kulunud aeg jmt) kõik ühes keskkonnas ja kättesaadav nii kliendiga seotud raamatupidajale kui juhtkonnale.
Kokkuvõttes nendib Piret, et Numeri hindab Ukut just tervikuna:
“Uku annab nii raamatupidajale kui juhtkonnale ülevaate, kui palju ja millise töö või hoopis suhtluse peale aega kulub.”
Uku abilised aitavad leida just parimad lahendused
Neile, kes Ukut veel ei kasuta, soovitab Piret seda kindlasti teha. Lisanipina tasub tema sõnul enne proovimist oma vajadused hoolega läbi mõelda.
“Kindlasti suhelge ja küsige abi,” julgustab ta.
“Uku on väga abivalmis lahenduste väljamõtlemisel.”
IMG Numeri kliendi tööülesannete plaan
KORD KUUS
- Palgaarvestus [TÖÖTASUD] – 1. kp / 10.kp
- TSD [EMTA] – 1.kp / 10. kp
- Algdokumentide sisestamine [RMP] – 11.kp / 20. kp
- KMD + VD [EMTA] – 11.kp / 20. kp
- Ostuarvete sisestamine [OST] – 1.kp / 30.kp
- Müügiarvete sisestamine [MÜÜK] – 1.kp / 30.kp
- Müügiarvete koostamine [MÜÜK] – 1.kp / 30.kp
- Raamatupidamine [RMP] – 1.kp / 31.kp
- Pangamaksed [MAKSEKORRALDUSED] – 1.kp / 31.kp
- Pankade sisestamine [RMP] – 11.kp / 30.kp
- Numeri arve jaoks raportis oleva info üle vaatamine [MEELDETULETUS] – 28.kp / 31.kp
KORD KVARTALIS
- Statistikaaruande koostamine [MUU RIIKLIK ARUANDLUS] – 1. kuu 11.kp / 1. kuu 21.kp
KORD AASTAS
- Aastaaruande koostamine [AASTAARUANNE] – 1. juuni / 30. juuni
