Mõnikord võib kohata arusaama, et ametiteksti keerukus on vajalik, sest see suurendab selle tõsiseltvõetavust. Selle kõrval on üha enam leitud, et kui lugeja ei saa kirjast aru, siis ei ole see mitte tema, vaid kirja koostaja probleem. Ehkki kirja kirjutamise kohta on raske anda ühtseid ja alati sobivaid nõuandeid, tehkem katset leida enamiku ametikirjade ühisosa. Selle hulka kuuluvad kirja ülesehitus ja keelsus, lisaks veel mõni nipp.

Kuidas me kirja üles ehitame?

Enamjaolt on ametikirja kirjutamiseks mingi põhjus: sellega anname lugejale teavet, tahame seda temalt saada või soovime panna teda midagi tegema.

Lühikest kirja on mõistagi parem lugeda

• Mõnikord piisabki vaid ühest lausest, mis võiks olla selgelt sõnastatud: Saadan koosoleku protokolli või Teatame, et Teie dokumendid on valmis ja neile saab järele tulla.
• Ideaalne kiri võikski mahtuda tervikuna arvutiekraanile. Sel juhul on lugejal kohe kogu tekstist ülevaade.
• Kiri peaks ütlema nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Seega võiks ära jätta kõik tühisõnad, nt käesolevaga …, tulenevalt …, seoses … jne, ning asuda kohe asja juurde.

Pikema teksti võib laias laastus jagada kolmeks

Ehkki lühidus on otstarbekas, ei tohi arusaadavust ohvriks tuua – kui kirja selgus eeldab põhjalikumat arutelu, tuleb pikemalt kirjutada. Sel juhul võiks kirja üles ehitada nii, et lugejal on seda mugav lugeda. Näiteks tasub iga eraldiseisev mõte panna eraldi lõiku, mille vahele võiks jääda üks tühi rida.