Osanikud, aktsionärid ja nõukogu liikmed ei pea otsuste tegemiseks ühte ruumi kokku tulema. Äriseadustik lubab otsuseid vastu võtta ka näiteks kirja teel, elektrooniliselt hääletades või siis nii, et otsus saadetakse allkirjastamise ringile või laetakse allkirjastamiseks vastavasse keskkonda.
Osaühing
Osanikud saavad otsuseid vastu võtta kolmel viisil:
- traditsioonilisele osanike koosolek,
- hääletamine kirja teel ja
- ühehäälne kirjalik otsus.
Hääletades kirja teel ei ole vaja koosolekut kokku kutsuda, vaid juhatus peab edastama otsuse eelnõu kõigile osanikele (näidis). Ühes eelnõuga tuleb hääletamiseks määrata tähtaeg. Otsuse poolt hääletamiseks peab osanik esitama oma poolthääle, vastuhääle andmiseks piisab lihtsalt vastamata jätmisest. Vaatamata nimele kirja teel hääletamine tuleb eelnõu ja teade häälte andmise kohta esitada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Selleks sobib ka näiteks e-post.
Kirja teel hääletamise puhul tasub tähele panna, et otsus loetakse vastuvõetuks, kui otsuse poolt on antud üle poole kõigi osanike häältest, mitte üksnes osalejate häältest. Mõistagi võib ühingu põhikiri või seadus ette näha mõne otsuse puhul suurema häälteenamuse nõude.
Tähtaja saabumisel peab juhatus laekunud sedelite kohta koostama hääletusprotokolli (näidis), mis ongi otsuse aluseks. Ka hääletusprotokoll tuleb esitada kõigile osanikele.
Ühehäälse ehk konsensusliku kirjaliku otsuse puhul ei ole vaja järgida formaalseid nõudeid tähtaegade ega eelnõude saatmise osas. Ühehäälsel kirjalikul otsusel on vaid kaks kriteeriumi:
- peab olema kirjalik ning
- sellega peavad nõustuma (alla kirjutama) kõik osanikud.
Otsuses endas peavad muidugi sisalduma otsuse kohustuslikud elemendid nagu selle tegemise aeg, otsuse tegijad ja nendele kuuluvate häälte arv. Mõistlik on otsus allkirjastada digitaalselt.
Kui osanike koosolek siiski toimub, ei pea osanik ilmtingimata kohale ilmuma (kui põhikiri seda lubab):
- osanik võib esitada oma poolt- või vastuhääle enne koosolekut kas posti teel või elektrooniliselt;
Selline võimalus peab aga põhikirjas olema eraldi lubatud üheskoos hääle andmise täpsete tingimustega. - osanik võib esitada oma poolt- või vastuhääle koosoleku toimumise ajal elektrooniliselt.
Selline võimalus peab samuti olema põhikirjas lubatud üheskoos elektroonilise hääletamise täpsete tingimustega.
Tasub tähele panna, et kui koosolek toimub nt videosilla vahendusel, ei loeta seaduse järgi pelgalt ülekande jälgimist koosolekul osalemiseks. Koosolekul osalemiseks ja hääletamiseks on vaja kas kohal olla või hääletada eeltoodud võimaluste abil.
Osaühingu nõukogu olemasolul kehtivad nõukogule samad reeglid nagu aktsiaseltsi nõukogu puhul.
Vaata lisaks: äriseadustik ptk.20
Aktsiaselts
Aktsiaseltsi juhtimise reeglid on võrreldes osaühinguga rangemad ja formaalsemad. Aktsionäridele on otsuste vastuvõtmiseks ette nähtud üldkoosolek ja kirjalik otsus. Aktsiaseltsi puhul ei ole seega kirja teel hääletamine võimalik.
Sarnaselt osanikule ei pea aktsionär ilmtingimata üldkoosolekule kohale ilmuma. Aktsiaseltsi puhul on võimalik aktsionäril oma poolt- või vastuhääl anda enne koosolekut kas posti teel või elektrooniliselt. Seda peab aga lubama aktsiaseltsi põhikiri. Koosolekul elektrooniliselt osalemine on lubatud üksnes juhul, kui tegemist on börsiaktsiaseltsiga.
Ühehäälsele ehk konsensuslikule kirjalikule otsusele kehtivad samad nõuded nagu osanike ühehäälsele otsusele.
Reeglina kuulub nõukogu pädevusse ühingu strateegiline juhtimine ja järelevalve teostamine. Äriseadustik võimaldab nõukogul teha otsuseid
- koosolekul,
- kirja teel hääletades või
- kirjaliku ühehäälse otsusena (näidis).
Seega sarnaneb see osaühingu otsuste vastu võtmise reeglitega.
Nõukogu koosolekule ei pea nõukogu liige sarnaselt osanikule ja aktsionärile alati füüsiliselt kohale minema. Kui koosolek on kokku kutsutud ning nõukogu liige ei ole koosolekul kohal, võib ta siiski hääletamisel osaleda, edastades oma hääle kirjalikku taasesitamist võimaldavad vormis, nt e-posti teel.
Erinevalt aktsionäridest võib nõukogu otsuseid vastu võtta ka kirja teel hääletades. Sellisel juhul koosolekut kokku ei kutsuta. Kirjalik hääletamine ei hõlma üksnes paberkandjal kirja, vaid ka e-posti või muud kirjalikku taasesitamist võimaldavat vahendit. Kirja teel hääletamine on lubatud siiski üksnes järgnevatel tingimustel:
- see ei tohi olla põhikirjas välistatud ning
- see peab olema ette nähtud kas nõukogu töökorras või peab kirja teel hääletamiseks olema kõigi nõukogu liikmete nõusolek.
Kui põhikiri või töökorraldus ei näe täpsemaid reegleid eraldi ette, toimub nõukogu kirja teel hääletamine nagu kirja teel hääletamine osaühingus.
Ühehäälse kirjaliku otsuse puhul kehtivad samad nõuded aktsiaseltsile nagu osaühingu puhul. Tasub üle kontrollida, et ega aktsiaseltsi põhikiri sellist otsuse tüüpi ei välista.
Vaata lisaks: äriseadustik ptk. 27
Mittetulundusühing
Mittetulundusühingus on otsuste vastuvõtmiseks reeglina kaks võimalust:
- MTÜ liikmed korraldavad liikmete üldkoosoleku või
- ühehäälne kirjalik otsus.
Kirja teel hääletamist ning häälte edastamist enne koosoleku toimumist seadus mittetulundusühingute puhul ette ei näe. Samas ei tähenda see, et neid võimalusi mittetulundusühingute puhul kasutada ei saa. Küll aga tuleks nende võimaluste kasutamiseks see mittetulundusühingu põhikirjas eraldi ette näha.
Loe lähemalt: mittetulundusühingute seadus ptk.4
