Eesti avalik sektor läheb 1. juulist üle e-arvetele, ent paljud raamatupidajad ja ettevõtjad ei tea veel endiselt, mida e-arve endast kujutab. Omniva infoäri valdkonna juht Sander Aasna selgitab, mille poolest erineb e-arve PDF-arvest.
Mis on e-arve?
Paberarve saatmisel koostatakse arve, prinditakse välja ja saadetakse posti teel koostööpartnerile. PDF-arve koostatakse ja saadetakse koostööpartneri e-postiaadressile ning selleks et andmed jõuaksid partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see nagu paberarvegi sinna käsitsi sisestada.
E-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse süsteemist koostööpartner ning arve info liigub mõne sekundiga otse ühest süsteemist teise nii, et seda ei pea käsitsi ümber sisestama ega ühtegi kirja saatma.
Milline e-arve välja näeb?
Saaja näeb arvet samamoodi nagu tavaliselt ehk justkui oleks saadetud PDF-arve. E-arve on manus, kus on näha e-arve ridu. Kui on võimekus e-arveid vastu võtta, tekib näiteks Arvekeskuse süsteemi saatmisviisi juurde väike e-täht.
Mis on e-arve ja PDF-arve erinevused?
Kõige suurem erinevus on selles, et PDF-arve puhul tuleb arve infosüsteemi ümber trükkida, e-arvete puhul seda teha ei ole vaja kuna info liigub automaatselt ühest süsteemist teise kogu vajaliku infoga. E-arveid kasutavad ettevõtted toovad ühe põhilise eelisena välja, et arved ei jää töötajate postkasti kinni, neid ei pea ka kuskile edastama ning need ei lähe kaduma. Paljud ettevõtted toovad välja ka selle, et kuna arveid ei pea enam käsitsi sisestama, siis ei teki ka sellest tulenevalt vigu.
Kellele on kohustus e-arveid saatma hakata?
Vastuvõetud seaduse järgi läheb kogu Eesti avalik sektor üle e-arvetele. Seega tuleb 1. juulist 2019 hakata e-arveid saatma kogu avalikule sektorile seejuures ministeeriumid, vallavalitsused (sh koolid ja lasteaiad), sihtasutused, riigiettevõtted ja haiglad.
Kuidas saan e-arveid saatma hakata?
Kui kasutad mõnda raamatupidamistarkvara või raamatupidamisbüroo teenuseid siis on kõige targem nendega ühendust võtta. Mitmete raamatupidamistarkvarade puhul piisab süsteemis vaid ühe linnukese tegemisest, et e-arveid saatma hakata. Riik on ettevõtetele abiks loonud e-arveldaja, mis sobib väikestele ettevõtetele. Sealt saab e-arveid saata koostööpartneritele tasuta.
Kui teed täna arveid Excelis, siis tutvu e-arveldajaga või uuri e-arve operaatoritelt arve saatmise võimaluste kohta. Ole ettevaatlik pakkujatega, kes lubavad sinu koostatud arve e-arve kujul sulle e-kirjaga saata. Selliseid e-kirja teel edastatavaid XML-faile paljud ettevõtted ei toeta ja neid ei soovita ka e-arve operaatorid.
Mis puhul vajan lepingut e-arve operaatoriga?
Suuremad e-arve operaatorid on teinud ühendused kõikide suuremate raamatupidamistarkvaradega ja tänu sellele saavad nad arveid liigutada erinevate süsteemide vahel. Kui on rohkem kui 10 arvet kuus, siis on juba mõistlik e-arve operaator valida, et erinevate nutikate lahendustega oma arvetega seotud tegevusi oluliselt efektiivistada.
“Kui ettevõttel on juba võimekus e-arveid väljastada, võimaldab näiteks Arvekeskuse lahendus ka e-arveid vastu võtta. Vastuvõtmine ongi see, mis annab ettevõttele rahaliselt kõige suurema efekti. Mitmed uuringud näitavad, et ühe e-arve saamine on ettevõttele keskmiselt 5 eurot soodsam, kui PDF– või paberarve. Lisaks sellele väheneb e-arvetega märkimisväärselt risk sattuda libaarvete ohvriks,” selgitas Omniva infoäri valdkonna juht Sander Aasna.
Sander Aasna: viie aasta pärast saadavad kõik ettevõtted omavahel e-arveid
Eesti avalik sektor läheb 1. juulist üle e-arvetele ja paljud Eesti ettevõtted juba vahetavad e-arveid. PDF-arvete osakaal on hetkel veel üsna suur, kuid on näha selget trendi nii Eestis kui mujal Euroopas, et e-arved on tegemas võidukäiku. Nüüd on vaid aja küsimus, millised ettevõtted suudavad kiiremini juba loodud süsteemidest kasu lõigata.
PDF-ja paberarvete aeg on ümber saamas mitte ainult Eestis vaid ka mujal maailmas. Eelmisel aastal liigutati Peppol Access Pointi kaudu ligi 5 miljonit e-arvet kuus ja võrgustikuga on liitunud ettevõtteid enam kui 27 riigist, sealhulgas ka Eesti suuremad e-arve operaatorid. See annab märku, et e-arved ei ole enam tulevik vaid see on juba käes.
Kui põhjamaades on e-arved tavapraktika juba kümneid aastaid, siis kiireid liigutusi e-arvetele üleminemiseks teevad paljud teisedki Euroopa riigid – näiteks Itaalia, kus sel aastal tehakse kohuslikuks e-arvete saatmine ettevõtete vahel. PEPPOL– võrgustikuga on liitunud ka näiteks Singapur, seetõttu võime peagi näha e-arveldamist ka Euroopa ja Aasia vahel.
Toodete ja teenuste vahendamine muutub järjest kiiremaks ning automatiseeritumaks, seega peab nende eest arveldamine märgatavalt kiirenema. Järjest enam vajavad ettevõtted ka andmeid reaalajas. Reaalaja majanduse idee on selles, et tehingud ja andmed on digitaalselt töödeldavas vormis, seejuures reaalajas ja standardiseeritud kujul. Nii saavad ettevõtete juhid ja omanikud oluliselt targemaid otsuseid teha, sest ükski arve ei lähe kaduma ja ettevõtte käekäigust on võimalik mõne klikiga ülevaade saada.
Mõeldes sellele, kui kallis on ettevõtete jaoks PDF-arvete käsitlemine, tundub enam kui tõenäoline, et järjest rohkem ettevõtteid küsivad oma partneritelt e-arveid ning panevad selle saatmiskohustuse hankelepingutesse. Kokkuvõtteks toovad e-arved majandusliku kasu nii arve saajale kui saatjale.
Julgustan kõiki ettevõtteid võtma riigilt eeskuju ning valima ka ise eelistatud arveldusviisiks just e-arvelduse. See hoiab kokku aega, kuna rutiinset andmesisestust ei ole vaja teha, mis annab võimaluse keskenduda ettevõtte põhitegevusele.
