Mis on raamatupidamise arvestussüsteem ja kuidas peab siis raamatuid pidama? Sellele küsimusele leiad vastuse seaduse teisest peatükist, RPS § 4 – 12.
Aga lühidalt – Sinu kasutatav raamatupidamistarkvara (programm) peab vastama kehtestatud nõuetele, kohustus on dokumenteerida (arved, lepingud, tšekid, kokkulepped jne) ja kajastada raamatupidamises (koostada raamatupidamiskanded kahekordse kirjendamise põhimõtteid järgides) kõik oma majandustehingud, koostama ja esitama aruandeid (majandusaasta aruanded, muud finantsaruanded) ning kõiki neid dokumente ühtlasi ka säilitama.
Läks kiireks ja segaseks? Võtame rahulikult ja algusest peale siis.
Eristatakse kahesugust raamatupidamisarvestust – tekke- ja kassapõhist.
Kassapõhine raamatupidamisarvestus on majandustehingute kajastamine vastavalt majandustehinguga seotud raha laekumisele või väljamaksmisele.
Kassapõhist arvestust kasutame me näiteks eraisikutena igal aastal, kui märtsikuu lõpuks esitame üksikisiku tuludeklaratsioonid. Seal on asi selge – tulu tekib siis, kui oleme raha saanud ning kulu on tekkinud arve tasumise hetkest. Kui oled oma vana hästiteeninud auto maha müünud, kuid ostja tasub alles järgmisel kalendriaastal, siis müügiaasta tuludeklaratsiooni see tulu ei kuulu, ikka järgmisesse.
Äriühingud aga kasutavad tekkepõhist arvestusmeetodit.
Tekkepõhine raamatupidamisarvestus on majandustehingute kajastamine vastavalt majandustehingu toimumisele, sõltumata sellest, kas sellega seotud raha on laekunud või välja makstud.
Selle meetodi korral on tulud ja kulud tekkinud kohe kui majandustehing on sõlmitud ning asjaolu, et ei ole raha veel laekunud, ei puutu mitte kõige vähimatki asjasse.
Aruande koostamisel tehakse reguleerimis- ja lõpetamiskanded, mis võimaldavad määrata aruandeperioodi tulud ja kulud.
Seega – kui oled ostnud kümme jalgratast maksetähtajaga seitse päeva, on tekkinud koheselt ka kulu kauba ostuhinna suuruses summas. Sama ka vastupidi – kui müüd need kümme jalgratast maha 10-päevase maksetähtajaga, on tulu juba tekkinud, arvestamata seda, kas reaalselt on raha laekunud või mitte.
Raamatupidamiskohustuslasel on lisaks arvestussüsteemi tundmisele veel vaja jälgida, kas raamatupidamiskirjendid toimunud majandustehingute (ostude, müükide, laenude, tasuta andmiste jne) kohta on vastavuses RPS § 6 sätestatuga – et kas tehingud on dokumenteeritud, kas tehingud on kirjendatud kahekordse kirjendamise põhimõtteid järgides (deebetid, kreeditid peavad kasutusel olema, muidu ei sobi mitte) ning kas lausendid ehk kirjendid sisaldavad kõiki nõutavaid rekvisiite.
