Juba varasemalt toimunud raamatupidajate konverentsil “Kevadmissioon” kõneles Antimar Audiitorid OÜ vandeaudiitor Anne Nuut sellest, kuidas raamatupidaja saab teha raamatupidamise sise-eeskirjast endale abimehe ja kaitsekilbi.

Algdokument

2017. aasta alguses muutus raamatupidamise seaduses algdokumendi regulatsioon. Seaduse § 7 lõike 1 järgi on raamatupidamise algdokument tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ning sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust. Et raamatupidamise algdokumendi lugemine nõuab kompetentsust, siis igaüks sellest aru saama ei pea, selgub seadusest.

Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole märgitud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

• toimumisaeg;
• tehingu majanduslik sisu;
• arvnäitajad, nt kogus, hind ja summa.

Varem olid algdokumendile esitatavate nõuete seas seaduses lisaks eelnimetatutele kirjeldatud veel dokumendi number, koostamise kuupäev, tehingu osapooled, algdokumendi kinnitamise ja viseerimise nõue. Nüüd ei kõnelda viimasest raamatupidamise seaduses enam midagi, tõi ettekandja välja.

Mõningad lisanõuded algdokumendile on kirjas siiski veel raamatupidamise seaduse § 7 lõikes 3, mille järgi, kui raamatupidamiskohustuslane teeb tehinguid teise raamatupidamiskohustuslasega, riigiraamatupidamiskohustuslasega või välismaa juriidilise isikuga. Sellisel juhul tuleb algdokumendile siiski märkida veel arve number ja andmed, mis võimaldavad kindlaks teha tehingu pooled (ostja, müüja).

Lisaks raamatupidamise seadusele käsitlevad algdokumendile esitatavaid nõudeid ka käibemaksuseaduse § 37 lõige 7 (põhjalik loetelu) ja tulumaksuseaduse § 51, mille lõige 2 punktis 3 on märgitud, et algdokument peab vastama raamatupidamist reguleerivates õigusaktides ettenähtud nõuetele. Et käibemaksuseaduse algdokumendi nõuded kehtivad käibemaksukohustuslasele, siis mittekäibemaksukohustuslased peavad ise mõtlema, mis see algdokument nendele on (millist infot sisaldab), märkis Anne Nuut.

Raamatupidamise sise-eeskiri

Raamatupidamise seaduse § 11 kohustab raamatupidamiskohustuslast koostama raamatupidamise sise-eeskirja, v.a mikroettevõtjat. Viimastele jagas Anne Nuut soovitusena peamised reeglid siiski kirja panna, näiteks kui kasutatakse kodukontorit, missugune on proportsioon kulude jagamisel.

Et ettevõtted on kõik erinevad, siis on ka raamatupidamise sise-eeskiri unikaalne just konkreetsele ettevõttele mõeldud dokument, kuhu muu hulgas saab kirjeldada ka selle, mis on algdokument sellele ettevõttele.

Sise-eeskirja koostab tavaliselt raamatupidaja, sest tema tunneb kõige paremini raamatupidamise seadust ja teisi valdkonda reguleerivaid akte ning oskab näha terviklikku süsteemi. Sise-eeskirja ja selle muudatused kinnitab ning allkirjastab juhatus. Ettekande käigus sai selgeks, et raamatupidajal on võimalik luua dokument, mis annab talle kindlustunde ja kaitse tekkida võivate probleemide korral.

Probleemne küsimus on, kes teeb ettevõttele raamatupidamise sise-eeskirja, kui ettevõte ostab raamatupidamise teenuse n-ö sisse. Ka teenust osutav ettevõte peab seisma kliendi hea käe käigu eest, toonitas ettekandja.

Sise-eeskiri ei ole ühekordselt koostatud ja kausta pandud dokument. Seda tuleb regulaarselt üle vaadata ja vajadusel korrigeerida või täiendada vastavalt muutunud olukorrale raamatupidamiskohustuslase tegevuses või nõuetele õigusaktides. Mõnikord võib tekkida vajadus koostada täiesti uus sise-eeskiri.

Raamatupidamise sise-eeskirja ülesehitus

• Sissejuhatus
• Üldalused, arvestuspõhimõtted ja informatsiooni esitusviis
• Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine
• Algdokumendid, nende käive ja raamatupidamisregistrite pidamine
• Kontoplaan
• Varade ja kohustiste arvestus ja inventeerimine
• Tulude ja kulude arvestus
• Aruanded ja nende koostamise kord (mis aruandeid on rentaabel teha, millistest aruannetest saab juhtkond olulist infot, aruannete kirjeldamisel lähtuda ettevõtte tüübist)
• Arvutitarkvara kasutamine raamatupidamises
• Sisekontrollimeetmete rakendamine
• Dokumentide ja aruannete säilitamine
• Raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine

Sise-eeskirjas ei pea olema kirjeldatud raamatupidamise kandeid, v.a kui mingeid tehinguid kirjendatakse täiesti omamoodi. Soovituslik on eeskirjale lisada ka kirjeldatud dokumentide näidised, sõnas ettekandja.

Anne Nuut jagas ka tähelepanekuid, mida on seoses algdokumentidega oma pikaaegses töös vandeaudiitorina kohanud. Et raamatupidamise seaduses esitatud nõuded algdokumendile on väga piiratud, siis on sise-eeskiri just see kaitset loov kilp, mis annab võimaluse kirjeldada, mida ettevõttes algdokumendiks loetakse ja milliseid andmeid see sisaldama peab.

Algdokumendid on

• müügidokumendid (soovituslik on lisada info arve koostajast),
• ostudokumendid,
• kassa ja pangadokumendid,
• lepingud (määrata, kes sõlmivad, laenulepingud jms),
• laodokumendid (kirjeldada, mis dokumendiga kaup sisse/välja liigub),
• lähetusaruanded (märkida, keda võib lähetusse saata; kas makstakse avanssi; kes kinnitab; mis dokumendid lisatakse aruandele),
• majanduskulude aruanded,
• palgaarvestus.

Oluline on eeskirjas kirjeldada, et raamatupidajale jõuavad raamatupidamiseks vajalikud dokumendid siis, kui keegi (vastutaja) on need juba aktsepteerinud, rõhutas ettekandja.

Kokkuvõtlikult märkis Anne Nuut raamatupidamise dokumente kirjeldavatest reeglitest kõneldes, et sise-eeskirja pandagu kirja kehtestatud dokumentide loetelu; ettevõtte nõuded raamatupidamise algdokumendile (näidised välja töötatud dokumentidest lisada raamatupidamise sise-eeskirjale, millega kõik, kel vaja, saavad tutvuda); mis andmeid sisaldab raamatupidamiskirjend; raamatupidamisregistrid, nende loetelu ning koostamise kord.

Tahad rohkem teada sise-eeskirjade koostamisest, telli videokoolitus “Raamatupidamise SISE-EESKIRI – kohustus või vajadus (120 min)“