Arvetel esitatava info jälgimine ja tundmine on oluline osa raamatupidaja tööst. Eesmärgiks on anda lühiülevaade seadustest, mis reguleerivad arvete kohustuslikke rekvisiite ning nõudmisi teabe kohta, mis peab kindlasti arvel olema.

Raamatupidamise seadus (RPS) § 7

Arve on raamatupidamise algdokument, mis tõendab majandustehingu toimumist. Algdokument peab sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

1) toimumisaeg;
2) majandusliku sisu kirjeldus;
3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.

Kui raamatupidamiskohustuslase tehingupooleks on teine raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esitatud arve sisaldama ka arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ning andmeid, mis võimaldavad mõlemat tehingupoolt identifitseerida.

Lisaks peab algdokument olema masintöödeldav, kuid võib olla ka muus kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, seda juhul kui tehingupoolel ei ole masintöödeldava arve käitlemise võimalust ja selle võimaluse loomine nõuab temalt suuri kulutusi või pingutusi.

Masintöödeldava algdokumendi vorming ja esitamise tingimused RPS §7¹

Käibemaksuseadus (KMS) § 37 lg 7

Käibemaksuseaduse alusel peab arvetel olema märgitud alljärgnev info:

1) arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
2) maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number;
3) kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress;
4) kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel;
5) kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
6) kauba kogus või teenuse maht;
7) kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
8) kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;
9) maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;
10) tasumisele kuuluv käibemaksusumma.

Kreeditarvele kehtivad kõik eelpoolnimetatud nõuded, lisaks peab sellel olema märgitud viide algsele arvele.

Olgu veel mainitud, et maksukohustuslane on kohustatud väljastama kauba võõrandamise või teenuse osutamise korral arve seitsme kalendripäeva jooksul, arvates kauba ostjale lähetamise või teenuse osutamise päevast. Käive võib tekkida ka kauba või teenuse eest osalisel või täielikul (ette)makse laekumisel, sellisel juhul tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul alates laekumisest. Kauba ühendusesisese käibe korral või teise liikmesriigi maksukohuslasele teenuse osutamisel tuleb arve väljastada kauba lähetamisele või kättesaadavaks tegemisele või teenuse osutamisele järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks. Erinevalt raamatupidamise seadusest võib käibemaksuseadus alusel arve väljastada elektrooniliselt vaid ostja nõusolekul, muul juhul väljastatakse arve paberkandjal.

KMS § 37 lg 8 punktides 1 – 8 on toodud täiendavad märked ja viited, mis tuleb arvele lisada ainult teatud juhtudel.

Teatud tehingute puhul tuleb arvele täiendavalt märkida ka viide kas KMS vastavale sättele või käibemaksudirektiivi sättele, eelkõige kehtib see 0% määraga maksustatava (näiteks ühendusesisese käibe) või maksuvaba käibe korral. Juhul, kui maksukohustus lasub kauba soetajal või teenuse saajal, tuleb üldjuhul arvele lisada märge “pöördmaksustamine”.

Lisaks on sätestatud konkreetsed märked KMS erikordade kohta. Teatud tingimustel võib arve koostada ka ostja, sellisel juhul peab arvel olema täiendavalt märge “endale arve koostamine”.

Vaata lisaks: Arve väljastamine ja vormistamine

Võimalik on ka väljastada lihtsustatud nõuetele vastavaid arveid, kui arve väljastatakse reisijateveo teenuse osutamisel, parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali jm samalaadsete aparaatide kaudu. See tähendab eelkõige seda, et ka maksukohustuslasel, kes saab teenuse, on sisendkäibemaksu mahaarvamisel võimalik aluseks võtta arve, mis vastab üksnes lihtsustatud arve nõuetele. Selle võib väljastada, kui arvel olev summa ei ületa 160 eurot ilma käibemaksuta. Lihtsustatud arvele peab väljastaja märkima arve väljastamise kuupäeva, kauba või teenuse nimetuse, maksukohustuslase nime ja maksukohustuslasena registreerimise numbri, maksustatava summa ning käibemaksusumma. Maksukohustuslane, kellele väljastatakse lihtsustatud arve, on kohustatud märkima arvele vaid oma nime ja maksukohustuslasena registreerimise numbri (KMS § 37 lg 11).

Äriseadustik ja tarbijakaitseseadus

Nii äriseadustik kui tarbijakaitseseadus sätestavad mõned olulised nüansid arvete väljastamisel. Äriseadustiku § 15 lg 2 kohaselt tuleb kõikidele ettevõtja ärilistele dokumentidele, sh arvetele märkida ka äriregistri kood. Tarbijakaitseseaduse § 4 kohaselt esitab kaupleja kauba müümise või teenuse osutamise eest kohesel tasumisel tarbijale kirjalikus või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis kauba müümist või teenuse osutamist tõendava dokumendi, milles sisaldub vähemalt:

1) kaupleja nimi või ärinimi ja tegevuskoha aadress;
2) kauba müügi või teenuse osutamise kuupäev;
3) iga kauba või teenuse nimetus ja hind ning tasutud summa.

Kui tarbija tasutav summa on väiksem kui 20 eurot, antakse kauba või teenuse osutamist tõendav dokument tarbija nõudmisel. Kauba müümisel või teenuse osutamisel kestvuslepingu alusel võib kaupleja jätta arve esitamata vaid juhul, kui tarbija on nõustunud sellega, et arve on kättesaadav kaupleja elektroonilise andmekandja kaudu.