Inventuuride iga-aastane läbiviimine on kohustus, mis paljudes ettevõtetes/asutustes on jäetud raamatupidaja vastutusele. Selle läbi viimine ei ole aga lihtne, eriti kui seda teha vastavalt õigusaktidest tulenevatele nõuetele. Lisaks on inventuur üks parimaid asutuse sisekontrollisüsteeme, mistõttu väljendab ebakvaliteetne ning mõtteviisiga “teeme kuidagi” läbiviidud inventuur ettevõtte/asutusesisest organisatsioonikultuuri, juhtkonna huvitatust varade/varude olemasolu ning seisukorra vastu ning loomulikult sisekontrollisüsteemide toimimist.

Varade ja varude arvestuses on palju nüansse kuid kahjuks ununevad tihti kõige olulisemad detailid. Ja kuna inventuuri läbiviimise detailsed nõuded tulenevad õigusaktidest – raamatupidamise seadusest, riigi raamatupidamise üldeeskirjast vms –  on ebakvaliteetse inventuuri tagajärjeks õigusaktide mittetäitmine.

Inventuur kui sisekontrollisüsteem

Sisekontrollisüsteemid on asutuse/ettevõtte sisesed protsessid, mis toimivad igapäevaselt ning millede tulemusel tagatakse ühe eesmärgina ka varade säilimine ja kaitsmine. Tingimused, millede täitmise korral võite öelda, et teie asutuses/ettevõttes on varade säilimiseks vajalikud sisekontrollisüsteemid rakendatud, on järgmised:

• On kehtestatud varude ja varade arvestuse ja inventeerimise kord (ka raamatupidamise sise-eeskirja osana) ning antud korrast peetakse kinni.
• Varude ja varade hoidmise viis tagab nende turvalise säilimise ja identifitseerimise.
• Varade ja varude arvestust pidaval töötajal puuduvad õigused ja võimalused tehingute teostamiseks/kinnitamiseks.
• Rakendatakse materiaalset vastutust.

Sisekontrollisüsteemidega on seotud  kõik organisatsiooni liikmed – juhtkond väljendab oma soovi ja tahet süsteemide rakendamiseks (näiteks – viime läbi inventuuri, rakendame artiklite viseerimise süsteemi jms), töötajad tagavad oma igapäevase tegevusega süsteemide toimimise. Siseaudiitorid aga hindavad ja analüüsivad sisekontrollisüsteemide olemasolu, nende tõhusust ja vastavust õigusaktides kehtestatud nõuetele (nt kas arvete viseerimise protsess on liiga pikk ja keeruline, kas inventuuri läbiviimine toimub vastavalt nõuetele jms).

Õigusaktidest tulenevad inventuuri üldnõuded

Inventuuri läbiviimise nõuded on fikseeritud raamatupidamise seaduses, riigi raamatupidamise üldeeskirjas ja asutuse/ettevõtte sisemistes regulatsioonides (raamatupidamise sise-eeskiri, valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri, muud sisemised korrad jne). Ütleb ju ka raamatupidamise seaduse § 11 lg 1, et raamatupidamise sise-eeskirjas tuleb reguleerida  varade inventeerimist. Ja kui raamatupidamise sise-eeskirjale lisaks on teie asutuses/ettevõttes olemas detailne inventeerimist reguleeriv juhend ning sellest peetakse kinni, suureneb kindlus, et teie asutuses/ettevõttes viiakse inventuuri läbi korrektselt.

Inventuuri peetakse tavaliselt raamatupidajate “teemaks”. Miks see nii on? Raamatupidamise seadus sätestab, et raamatupidamise aastaaruande eesmärk on õigesti ja õiglaselt kajastada raamatupidamiskohustuslase finantsseisundit, majandus-tulemust ja rahavoogusid ning aastaaruande koostamiseks inventeeritakse raamatupidamiskohustuslase varade ja kohustuste saldod (RPS § 15 lg 1 ja lg 3).

Raamatupidajal on konkreetsed ülesanded, mis tulenevad tema tööülesandeid fikseerivast dokumendist (ametijuhend, leping). Tavapäraselt on selleks aastaaruande koostamise osas midagi sellist – “vastutab aastaaruande õigeaegse ja asjakohase koostamise eest.” Ja kui lugeda siia kõrvale raamatupidamise seadusest, et aastaaruande koostamiseks viiakse läbi inventuur, tehaksegi tavaliselt sellest järeldus, et inventuur on raamatupidajate “teema”.

Inventuur mõiste ja eesmärk

Inventeerimise definitsiooni järgselt tehakse inventeerimisega asutuse/ettevõtte õige ja õiglase finantsseisundi hindamiseks kindlaks ning fikseeritakse aktides varade ja varude tegelik jääk ning selgitatakse üle- või puudujääk võrreldes raamatupidamisandmetega. Siinkohal on oluline, et kõigile, kes osalevad inventuuris, oleks antud eesmärk selge ja arusaadav. See aga tähendab, et inventuuris osalejad peavad teadma, mis on bilanss ning kus, kuidas ja milleks kajastatakse varasid ja varusid. Võin omast kogemusest öelda, et võrreldes läbiviidud inventuuri koolitusi, kus olen inventuuri eesmärgi juures selgitanud bilansi sisu ja eesmärki ning seda ka visuaalselt näidanud, nende koolitustega, kus ma seda ei teinud, olid bilansi tutvustamist sisaldanud koolitused oluliselt edukamad – koolitatavad mõistsid inventuuri eesmärki ja mõistet “finantsseisundi õige ja õiglane kajastamine” oluliselt paremini ning lahkusid koolituselt positiivsemate emotsioonidega – nad said aru, miks seda tegema peab.

Inventuuri eesmärk on tegelikkuses oluliselt laiem, kui lihtsalt lugemine. Kui tavapäraselt arvatakse, et inventuuri eesmärgiks on:

• veenduda varade olemasolus – saame täiendavat informatsiooni loomulike kadude, raiskamiste ja riisumiste osas;
• selgitada välja varade kajastamise õigsus finantsarvestuses ja bilansikirjetel;

siis tegelikkuses on inventuuri eesmärgiks ka:

• üleliigsete ja kasutult seisvate varade fikseerimine, eemaldamine arvestusest;
• varade hoidmis-, säilitamis- ja kasutamistingimuste kindlakstegemine.

Inventuuri aja valik (aastainventuur ja erakorralised inventuurid)

Inventuuri viiakse enamasti läbi ikka aasta lõpus. Kust tuleb aga antud aja määratlus? Erasektoris raamatupidamise sise-eeskirjast ning avalikus sektoris riigi raamatupidamise üldeeskirjast. Viimane sätestab vägagi konkreetselt –  vähemalt üks kord aastas viiakse läbi riigiraamatupidamiskohuslase üksuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuri hajutamiseks korraldatakse neid kas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aastaaruande lõppu varade gruppide kaupa (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 50 lg 2).

Kindlasti tuleb aga meeles pidada, et mida kaugemal bilansipäevast inventuuri läbi viiakse, seda suurem on risk, et inventuuri läbiviimise ja bilansipäeva vahelisel perioodil läheb midagi valesti ja bilansis saavad varude või põhivarade real olema vead.

Erakorraliste inventuuride osas ei ole aga üldist regulatsiooni ei avalikul- ega erasektoril. Seetõttu tuleb erakorraliste inventuuride läbiviimise vajadus ainult asutusesisesest asjaajamiskorrast või sisekorraeeskirjast, kus tavapäraselt fikseeritakse, et teenistuja lahkumisel (ka puhkusele minnes) antakse tema vastutusel olevad varad üle üleandmise-vastuvõtmise aktiga. Ja antud akti koostamise vajadusest tulenevalt tekibki vajadus läbi viia erakorraline inventuur. Seega on erakorraliste inventuuride läbiviimise tingimused ja olukorrad ainult asutuse/ettevõtte enda kehtestada.

Inventuuri komisjoni moodustamine

Inventuuri komisjone on tavapäraselt kahte tüüpi – peakomisjon ja töökomisjonid. Peakomisjoni ülesanne on koordineerida inventuuri läbiviimist, kontrollida kvaliteeti, koostada juhile lõppakt jms. Konkreetsed pea- ja töökomisjonide ülesanded tuleks sätestada asutuse/ettevõtte siseses regulatsioonis.

Siinkohal märgiksin aga, et peakomisjoni moodustamine peab tulenema vajadusest – kui tegemist on väikese inventuuriga võib määrata ka lihtsalt inventuuri eest vastutava isiku, kes ühes isikus täidab nn peakomisjoni ülesandeid. Kuid kindlasti peab olema määratud kas peakomisjon koos esimehega või vastutav isik tagamaks, et keegi juhib protsessi ning ka vastutab selle eest. Nimetagem teda siis üldprotsessi juhiks, keda asutuse/ettevõtte juht usaldab kõige enam ning kes on ka antud valdkonnas pädev.

Töökomisjonid on oma sisult lugemiskomisjonid, mis koosnevad esimehest ja lugejatest. Töökomisjoni esimees vastutab oma töökomisjoni lugemise ja selle kvaliteedi eest. Lisaks tagab tema ka lugemislehtede väljaandmise lugejatele ja hiljem kokku kogumise.

Kui töökomisjone on palju ning tekib vajadus enne materjalide jõudmist peakomisjonile neid konsolideerida, moodustatakse aeg-ajalt ka vahekomisjone, kelle ülesandeks on koordineerida osade töökomisjonide tööd ja olla vahelüliks peakomisjoni ning konkreetsete töökomisjonide vahel. Kuid endiselt – ainsaks lugemisega otseselt tegelevaks komisjoniks, kuhu kuuluvad lugejad, on töökomisjon.

Inventuuris osalema määramist peetakse tavapäraselt karistuseks. Ja seda põhjusel, et enamasti ei motiveeri juhtkond osalejad millegagi. Samas esineb asutusi/ettevõtteid, kus osalejatele makstakse kas preemiat, lisatasu täiendavate teenistusülesannete täitmise eest või lisaraha mõnel muul alusel. Siinkohal tuleks teie asutuse/ettevõtte juhtkonnale selgitada järgmist: inventuuri läbiviimine ei ole põhitöö. Tegemist on küll väga olulise tegevusega, kuid töötajatele ei ole see põhiülesanne, mistõttu tuleb alati, kui töötaja ei ole inventuuris osalemise ajaks vabastatud oma põhiülesannetest ning inventuuris osalemise tõttu peab ta vabast ajast nendega tegelema, et  oma põhitööga  õigeaegselt valmis saada, tasustada inventuuris osalemisest tekkiv töömaht. Juhul, kui osaleja on vabastatud oma põhiülesannetest ning inventuuris osalemine ei ületa tavapärast tööajanormi, ei ole lisaraha maksmine nõutav, kuid samas ka mitte keelatud, motiveerimaks töötajaid inventuuri kvaliteetselt ja õigeaegselt läbi viima.

Komisjoni ei tohiks kaasata inimesi, kelle osas on juba ette teada, et tegemist on inimesega, kes inventuuri töökomisjoni juhile ilmselt ei allu ning tema osalus konkreetselt lugemises oleks kaheldav. Sellised komisjoni liikmed alandavad komisjoni üldist motiveeritust misläbi alaneb ka kvaliteet.

Komisjoni liikmete arvu osas ei ole erasektoris regulatsiooni, kuid avalikus sektoris on. Riigiraamatupidamise üldeeskiri ütleb, et riigiraamatupidamiskohustuslase üksuse tegevjuhtkond määrab varude, materiaalse põhivara ja kinnisvara-investeeringute aastainventuuri läbiviijad, sh inventuuri läbiviimise eest vastutava(d) isiku(d). Varude ja materiaalse põhivara inventuuri komisjonid koosnevad vähemalt 2 liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 50 lg 3).

Seega tuleneb siit kaks avalikus sektoris kehtivat nõuet, mida võiks rakendada ka erasektoris:

• Töökomisjonis on vähemalt 2 liiget. Samas tuleb siin tähele panna, et ka komisjoni esimees on komisjoni liige. Seega saab komisjoni moodustada ühest lugejast ja komisjoni esimehest. Täpsustaksin siinkohal aga sisekontrollisüsteemi aspektist, et üksi lugemine on äärmiselt riskantne ning ilmselgelt on üldeeskirja koostamisel peetud silmas, et lugemisel osaleks kaks isikut. Ehk kui te moodustate komisjoni, mis koosneb esimehest ja lugejast, peavad mõlemad koos ka lugema.
• Materiaalset vastutav isik ei ole kaasatud komisjoniliikmena sellesse komisjoni, mis loeb tema vastutusel olevaid varasid. Teiste varade lugemisel, mis ei ole tema vastutusel, võib materiaalselt vastutav isik osaleda.

Lisaks tuleb varude lugemise komisjoni moodustades jälgida, et lugejatel ei oleks enne varude lugemise algust adekvaatseid andmeid varude koguste kohta. Juhul, kui komisjonis osalevad lugejatena isikud, kellel on informatsioon varude laoseisu kohta, tekib risk, et lugemist tegelikkuses ei toimu ning kogused märgitakse lugemislehele vastavalt antud isiku teadmistele. Sellisel juhul ei ole aga inventuuri sisuliselt läbi viidud. Nüüd tekib aga alati küsimus, kas raamatupidaja võib varude töökomisjonis osaleda? Vastus on sama – kui raamatupidajal ei ole informatsiooni varude koguste kohta, võib ta osaleda. Jälgida tuleb, et näiteks varude arvestusega tegelev raamatupidaja osaleks põhivarade lugemisel vms, millega ta ise igapäevaselt ei tegele. Põhivara lugemise osas on lihtsam – tegemist ei ole ju niivõrd koguste kontrolliga kui põhivara allesoleku ja väärtuse hindamisega, mille puhul  eelnev teadmine, et antud põhivara asutusel/ettevõttel on, ei oma tähtsust.

Komisjoni moodustamisel tuleb meeles pidada kolme üldist reeglit:

• inventuuri läbiviimine tuleb tagada mõistliku aja- ja inimressursiga;
• inventuuri läbiviimine ei tohi segada olulisel määral asutuse põhitegevust;
• komisjonil peab olema juht ja talle alluvad liikmed (ehk kui juht on oma igapäeva töös lugeja(te) positsioonist madalam, tuleb lugejatel inventuuri komisjoni töö käigus alluda ikkagi isikule, kes on komisjoni juhiks määratud tulenevalt vastutusest komisjoni töö eest ning hoolimata igapäevasest positsioonist).

Inventuuri läbiviimise eest vastutav isik/komisjoni esimees peaks vahetuma vähemalt üle aasta vähendamaks riski, et komisjoni esimees võib olla kaasatud asutuses/ettevõttes toimuvale vargusele ning mõjutab komisjoni esimehe rollis olles inventuuri tulemusi. Lisaks on alati risk, et komisjoni juht ei tee oma osa inventuuri läbiviimisel kvaliteetselt ning juhul, kui inventuuri läbiviimist juhitakse mitmeid aastaid järjest ühe ja sama isiku poolt ebakvaliteetselt, tekib juba oluline risk, et teie asutuse/ettevõtte bilansiread varade ja varude osas ei ole õiged ja õiglased.

Korduslugemise osas tuletaksin meelde, et samu lugejaid korduslugemisekomisjonis kasutada ei või, kuna neil on juba olemas andmed koguste kohta ehk esimese lugemise tulemused! Korduslugemine peab toimuma samade nõuete kohaselt, mis esmane lugemine.

Enne lugemise algust tuleb alati läbi viia sisemine koolitus – instruktaaž. Tihti ei tea inventuuri komisjonides osalejad, kuidas inventuuri läbi viia tuleb, millised on lugemise nõuded ja võimalused või millised on lugemislehtede vormistamise ja täitmise nõuded jms. Ei ole aga olemas pahatahtlikke lugejaid vaid vigade tegemise põhjuseks on ikka teadmatus. Lugejaid ei ole ettevõtte/asutuse poolt lihtsalt informeeritud, kuidas protsess toimuma peaks. Seetõttu tuleb alati enne inventuuri läbi viia instruktaaž ja tuletada lugejatele ja ka töökomisjoni esimeestele meelde reeglid ja nõuded.

Komisjoni esimehe ja lugejate kohustused

Komisjoni esimehe kohustused:

• Peab olema teadlik inventuuri läbiviimise nõuetest (nii seadused, määrused, kui asutuse/ettevõtte sisesed regulatsioonid)
• Tutvustab komisjoni liikmetele lugemise metoodikat ning nõudeid ehk läbi viima enne inventuuri algust instruktaaži
• Väljastab ja kogub lugemislehed
• Kontrollib komisjoni tööd ning lugemislehtede korrektset täitmist
• Varade/varude liikumise korral inventuuri ajal kooskõlastab/omab ülevaadet liikunud varade/varude osas
• Täidab varude korral inventuuri nimekirja ning teostab võrdluse. Võrdluse teostamine võib olla ka raamatupidamise ülesanne v.a juhud, mil on vajalik korduslugemine
• Erinevuste esinemisel otsustama korduslugemise vajaduse

Inventuuri ettevalmistamine

Inventuuri ettevalmistamine on äärmiselt oluline – osaliselt sõltub sellest ka inventuuri õnnestumine ehk korrektsus. Iga inventuuri alguses tuleks jälgida, et laod oleksid korras ja kaubad märgistatud siltidega. Et põhivara oleks nendes kohtades, kus ta peab olema jms. Ütleb ju ka avalikule sektorile riigi raamatupidamise üldeeskiri, et varud peavad olema paigutatud nii, et neid oleks võimalik loendada (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 52 lg 5). Lihtsas eesti keeles tuleks antud nõuet aga lugeda nii era- kui avalikus sektoris selliselt – “lugeja on ka inimene”. Lugeja ei peaks turnima riiulitel ja kaupa ümber paigutama, et tuvastada, mis kaubaga on tegu. Ladu peab olema eelnevalt selliselt korrastatud, et lugejal oleks võimalikult lihtne lugeda ja varusid/varasid tuvastada. Lugeja asi ei ole varasid taga otsida.

Lao või varade mittekorrektne ettevalmistus inventuuriks suurendab oluliselt riski, et lugejal läheb midagi segamini ehk siis reegel on – “varude/varade korrektne paigutus tagab parema loetavuse ning kindlakstegemise. Varade korrektne paigutus vähendab lugemise vea tekkimise riski.”

Lisaks tuleb jälgida ka ettevalmistamisel eesmärki, et lugeja peab aru saama, mida ta loeb. Alati ei aita siinjuures eestikeelsed sildid, mis on küll vajalikud, kuid mis ei anna varade/varude osas kindlust, et pakendis või riiulil on konkreetne kaup, mis sildil kirjas. Ehk siis küsimus on kaubatundmises. On selge, et alati ei ole võimalik moodustada töökomisjone ainult sellistest isikutest, kes konkreetse valdkonna varasid/varusid tunnevad ja peale vaadates suudavad tuvastada, millega on tegemist. Selleks tulebki tagada alati, et lugemise juures oleks kohal materiaalselt vastutav isik, kelle rolliks on lugejaid nõustada ja anda vajadusel komisjonile selgitusi (antud nõue on avalikus sektoris ka fikseeritud [Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 50 lg 3]).

Materiaalselt vastutava isiku roll

Materiaalselt vastutaval isikul on oluline osa varade/varude ettevalmistamisel inventuuriks. Lisaks osaleb ta töökomisjoni töös, kuid mitte komisjoni liikmena vaid erapooletu nõustajana. Ja kui jõutakse lugemislehtede allkirjastamiseni, viseerib lugemislehed ka materiaalselt vastutav isik (nõutud avalikus sektoris[Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 50 lg 3, § 52 lg5 p7]).

Lisaks soovitaksin rakendada materiaalselt vastutava isiku inventuurieelset kinnituskirja, kus isik kinnitab, et on kõigi olemasolevate varade/varude dokumendid varade arvestajale edastanud (arvele võtmata või välja liikunud ning kajastamata väärtusi ei ole). Antud kinnituskiri sunnib materiaalselt vastutavaid isikuid oma “sahtlid ja kaustad ära koristama” ning aitab kaasa selliste olukordade vältimisele, kus inventuuri ajal või peale inventuuri selgub, et kõik saatelehed ja alusdokumendid ei olnud lugemislehtede väljastamise ajaks raamatupidamisele edastatud ning lugejad on tuvastanud üle- või puudujäägi.

Lugemise korraldamine, lugemislehed ja tulemuste analüüs

Lugemise meetodeid on palju erinevaid. Näiteks võib lugeda kaubaartiklite kaupa, laoüksuste (riiulite, aluste jms) kaupa, asukoha järgi, vastutavate isikute kaupa jne. Antud loetelu ei ole kindlasti lõplik. Siinkohal aga tuleb igal asutusel/ettevõttel leida sobiv lugemise meetod.

Lugemise käigus tuleb kasutada märgistuslehti. Antud nõue on sätestatud ka avalikule sektorile riigi raamatupidamise üldeeskirjas (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 52 lg 5). Märgistuslehti kasutatakse loetud varade/varude märgistamiseks vältimaks topeltlugemist või lugemislehel mittesisalduvate varade/varude mittelugemist. Märgistusleht asetatakse loetud varadele/varudele märkimaks, et antud vara/varu on loetud. Märgistuslehena võib kasutada näiteks:

• spetsiaalseid kleepse, millele on peale trükitud vorm,
• kindlal vormil olevat paberit pakendile/alusele vms asetamiseks,
• Post-IT kleepsud.

Tihti tekib küsimus, kas märgistuslehte peab kasutama ka põhivara lugemisel. Kuna põhivarad peavad olema märgistatud põhivaranumbriga, ei ole märgistuslehe kasutamise eesmärk alati selge. Siinkohal saan märkida vaid, et avalikus sektoris kehtiv riigi raamatupidamise üldeeskiri ei erista märgistuslehe kasutamisel varasid ja varusid vaid räägib “loetud ühikutest ja toodete grupist.” Antud regulatsiooni sõnastuse jätaksin siinkohal avaliku sektori lugejatele nende asutusele/ettevõttele sobival viisil lahtimõtestamiseks.  Erasektor saab siinkohal aga leida endale sobiva sisese regulatsiooni, milliste varade korral ja millistes tingimustes märgistuslehte kasutada.

Lugemisleht

Lugemisleht on lugeja töövahend, kuhu lugemise käigus jooksvalt märkida loetud varade/varude kogused. Lugemislehtede väljastamisel tuleb need eelnevalt nummerdada ja registreerida ning välja anda allkirja vastu komisjoni esimehele. Lugemislehte täidetakse tindipõhise kirjutusvahendiga mitte pliiatsiga. Lugemislehe koostamisel peaks võimaluse korral arvestama lugemise meetodit (kas kaubaartikli kaupa, isikute kaupa vms) ning koostama lugemislehed vastavalt lugemise meetodile. Sellisel viisil on lugejal lihtsam – ei ole vaja otsida õiget rida lugemislehtede pakist.

Lugemislehtede koostamise vormi osas tooksin taaskord välja avaliku sektori regulatsiooni (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 52 lg 5 ja 6),  mida võiks rakendada ka erasektoris:

• Paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud varude lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus.
• Materiaalse põhivara ja kinnisvara-investeeringute füüsiline inventuur toimub sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta.

Seega peaksid lugemislehtedel sisalduma allpool toodud andmed.

Varude lugemisleht

Summade märkimine komisjoni poolt on aga problemaatiline. Kui lugemislehel ei ole ühiku hinda, ei ole võimalik komisjonil summat lisada. Lisaks tekib küsimus, mis on antud korrutamise eesmärk? Kogusumma ette kirjutamine lugemislehele enne inventuuri ei ole ka õige, kuna kogusumma alusel võivad lugejad hakata spekuleerima võimalike koguste üle ning täita lugemislehed spekuleeritud koguse järgi. Samas on tegemist avalikus sektoris riigi raamatupidamise üldeeskirja nõudega (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 52 lg 5 p 1).

Põhivarade lugemisleht

On äärmiselt oluline, et põhivara lugemislehel sisalduksid andmed amortisatsioonimäära ja järelejäänud perioodi kohta, kuna vastasel juhul ei ole lugejatel võimalik inventuuri käigus anda hinnangut põhivarade järelejäänud eluea õigsuse ning võimalike alla- või ümberhindluste kohta.

Tulemuste analüüs

Varude osas tuleb teostada ka raamatupidamislike ja lugemisandmete võrdlus. Selleks koostatakse tavaliselt võrdlusleht (nimetatakse inventuuri nimekirjaks), millel peaksid sisalduma järgmised andmed:

• inventuuri nimekiri peaks eelnevalt sisaldama raamatupidamise andmeid varude nimetuse, varude koodi, varude koguste, ühiku, maksumuse ja summa kohta;
• lugemislehtede põhjal lisatakse  kogused ja summad;
• piisavalt ruumi erinevuste kajastamiseks ja märkuste kirjutamiseks allahindluse vajaduse kohta või muudeks kommentaarideks.

Hindamine ja amortisatsioon

Inventuuri üheks eesmärgiks on ka varude ja varade väärtuse hindamine. Ka hindamise osas ei ole erasektorile lahtikirjutatud ühtseid põhimõtteid, kuid avalikul sektoril seevastu on, mida ka siinkohal võib üle võtta erasektori ettevõtetes. Nimelt ütleb riigi raamatupidamise üldeeskiri, et varude inventuuri käigus identifitseeritakse kasutuskõlbmatud ja väheliikuvad artiklid, mille netorealiseerimis-maksumus on langenud alla soetusmaksumuse. (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 38 lg 4) Lisaks annab riigiraamatupidamise üldeeskiri regulatsiooni (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 51 lg 1):

• varude füüsilise inventuuri käigus antakse hinnang väheliikuvate varude allahindluse vajaduse kohta;
• materiaalse põhivara füüsilise inventuuri käigus antakse hinnang järelejäänud eluea õigsusele ning vara alla- või ümberhindluse läbiviimise vajaduse suhtes.

Märgiksin siinkohal, et RTJ 5 järgi ei ole lubatud regulaarne materiaalse ja immateriaalse põhivara ümberhindamine v.a bilansiliste väärtuste ühekordne korrigeerimine ebatäpsuste korrigeerimise eesmärgil. Sama ütleb ka riigi raamatupidamise üldeeskiri – materiaalse põhivara ümberhindlust on lubatud läbi viia ainult üks kord (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 45 lg 5). Seega saame me põhivara küll allahinnata ning hilisematel bilansipäevadel tagasi üleshinnata, kuid mitte rohkemale tasemele, kui oli allahindamise hetkel vara väärtus miinus vahepealse perioodi amortisatsioon.

Põhivarade osas on üheks komisjoni ülesandeks hinnata ka amortisatsioonimäärade õigsust ehk reaalsust. Komisjon peab olema võimeline hindama lugemislehel sisalduva jääkmaksumuse ja kehtestatud amortisatsioonimäära alusel, kas antud vara perspektiivne kasutusiga on kooskõlas lugemislehel kajastuvate raamatupidamislike andmetega. Regulatsioonid antud osas on konkreetselt olemas taaskord vaid avalikul sektoril. Nimelt sätestab riigi raamatupidamise üldeeskiri järgmiselt (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 42 lg 5 ja lg 6, § 52 lg 6 p3):

• materiaalse põhivara inventuuri läbiviimisel veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;
• põhivara väärtuse languse korral (nii osaline kui täielik) viiakse läbi allahindlus, mis kajastatakse koos amortisatsiooniga;
• kui ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aastainventuuri ajal.

Siinkohal on asjakohane tuletada meelde IAS 16.60 ja RTJ 5 amortisatsiooni definitsiooni – valitud amortisatsioonimeetod peab süstemaatiliselt peegeldama vara kasutamisest tema kasuliku eluea jooksul saadava majandusliku kasu jaotumist ajas. Antud mõiste paikapidavust teie põhivarade osas peabki inventuuri komisjon põhivarade osas kontrollima ning tegema vajadusel lugemislehele märkmed oma ettepanekute osas.

Inventuuri dokumenteerimine

Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. Nimetatud dokumentatsioon säilitatakse kui majandustehingute algdokumentatsioon raamatupidamise seaduses sätestatud korras.

Varade ja varude aastainventuuri protseduur kajastatakse järgmistel dokumentidel:

• Inventeerimise juhendiga tutvumine. Enne iga inventuuri algust tutvustab peakomisjon kõikidele selles inventuuri osalejatele inventeerimise juhendit ja võtab allkirjad kõikidelt osalejatelt.
• Väljastatud ja tagastatud lugemislehtede nimekiri. Nimekiri võiks olla üks tervik kogu aasta inventuuride lugemislehtede registreerimise kohta. Lugemislehed, mis väljastatakse raamatupidaja poolt töökomisjoni esimeestele, registreeritakse nimetatud “väljastatud ja tagastatud lugemislehtede nimekirjas”. Inventuuri lõppemisel esitavad töökomisjoni esimehed täidetud lugemislehed raamatupidamisele võrdlemiseks ja lugemislehtede tagastamine registreeritakse samuti raamatupidaja poolt “väljastatud ja tagastatud lugemislehtede nimekirjas”.
• Varude lugemisleht (vt peatükki “Lugemise korraldamine, lugemislehed ja tulemuste analüüs”).
• Põhivara lugemis- ja võrdluslehed (vt peatükki “Lugemise korraldamine, lugemislehed ja tulemuste analüüs”).
• Inventeerimise käigus liikunud varade nimekiri. Juhul, kui inventuuri käigus on toimunud varade liikumine, tuleb töökomisjoni esimehel täita sellekohane vorm. Vorm allkirjastatakse materiaalselt vastutava isiku ja inventeerimise töökomisjoni esimehe poolt. Vormile tuleb nii vara sissetuleku kui ka väljamineku kohta teha järgmised kanded:
  • Lao/hoidla/ruumi täpne nimetus ja/või number
  • Varustuse täpne nimetus ja saatelehe number
  • Vara kood ja/või number
  • Kogus
  • Hind
  • kuupäev  
• Varude inventuuri nimekiri ehk varude raamatupidamislike ja lugemisandmete võrdlusleht (vt peatükki “Lugemise korraldamine, lugemislehed ja tulemuste analüüs”).
• Inventeerimise töökomisjoni poolt inventeeritud varagrupi koond (vt peatükki “Inventuuri töökomisjoni poolt inventeeritud varagrupi koond”).
• Inventuuri töökomisjoni lõppakt (vt peatükki “Inventuuri töökomisjoni lõppakt”).
• Inventuuri peakomisjoni lõppakt (vt peatükki “Inventuuri peakomisjoni lõppakt”).

Inventuuri lõppaktid

Olenevalt moodustatud inventuurikomisjonide ülesehitusest, saab eristada inventuuri peakomisjoni lõppakti ja inventuuri töökomisjoni lõppakti.

Inventuuri töökomisjoni  poolt inventeeritud varagrupi koond

Inventuuri töökomisjoni esimees koostab iga inventeeritud vara grupi kohta eraldi koondi, millel tuuakse välja vara või varu üle-ja puudujäägid koguseliselt ja summaliselt. Võrdluse võiks teha töökomisjoni esimees, kuid antud ülesanne võib olla ka raamatupidamisüksusel. Vara gruppide koondite alusel koostatakse inventuuri töökomisjoni lõppakt ja esitatakse inventuuri peakomisjoni esimehele kokkuvõtete tegemiseks aastainventuuri kohta.

Inventeeritud vara grupi koondile tuleb kanda järgnev informatsioon (vt näidis 1 “Töökomisjoni poolt inventeeritud varagrupi koond”):

• vara grupp (kas bilansilised varud, bilansivälised varud, mitteamortiseeritav põhivara, amortiseeritav põhivara),
• varagrupi koostamise kuupäev,
• lao/hoidla/ruumi nimetus ja/või number,
• lugemislehtede numbrid,
• inventuuri toimumise aeg (ja käskkirja nr, mille alusel inventuur toimus),
• inventuuri käigus komisjoni poolt inventeeritud vara ühikuline kogus. Ühikud märkida nii numbriliselt kui ka sõnadega. Vastavad märked tehakse inventuuri komisjoni esimehe poolt,
• vara ühikuline kogus raamatupidamise andmetel. Ühikud märkida nii numbriliselt kui sõnadega.
• vara kogumaksumuse summa raamatupidamise andmetel. Summad märkida nii numbriliselt kui sõnadega.
• andmed ülejääkide kohta (ladu/kood, vara/varu nimetus, kogus, ühiku hind, summa, viide lugemislehele, ülejääkide kogusumma),
• andmed puudujääkide kohta (ladu/kood, vara/varu nimetus, kogus, ühiku hind, summa, viide lugemislehele, puudujääkide kogusumma),
• nimed, allkirjad, kuupäev:
  • raamatupidaja (kes tõi koondil välja vara/varu üle- ja puudujäägid),
  • inventeerimise töökomisjoni esimees,
  • inventeerimise töökomisjoni liikmed,
  • materiaalselt vastutav isik.

Inventuuri töökomisjoni lõppakt

Vara gruppide koondite alusel koostatakse inventuuri töökomisjoni lõppakt. Inventuuri töökomisjoni lõppakt kajastab informatsiooni konkreetse töökomisjoni inventuuri tulemustest. Töökomisjoni inventuuri lõppakt, kui raamatupidamise algdokument tuleb registreerida asutuse dokumendiregistris. Töökomisjoni lõppaktile tuleb märkida järgmised andmed (vt näidis 2 “Inventuuri töökomisjoni lõppakt”):

• akti registreerimise number ja kuupäev,
• asutuse nimi,
• inventuuri toimumise aeg,
• inventuuri läbiviimise kohad (olemasolul ladude/hoidlate nimetused, numbrid),
• inventeeritud varade väärtus (s.h eraldi fikseerida, mis väärtuses inventeeriti bilansilisi varusid, bilansiväliseid varusid ja põhivara soetusmaksumuses),
• eraldi punktidena vara liigid (s.t varud, põhivara) ning andmed vastavate vara gruppide üle- ja/või puudujääkide kohta,
• ettepanekuid korrektuuride sisseviimiseks raamatupidamisse (mahakandmine, arvelevõtmine).

Töökomisjoni lõppakti kinnitavad peakomisjoni- ja töökomisjoni esimees ja aktiga tutvumise kohta peavad allkirja andma ka materiaalselt vastutavad isikud.

Inventuuri peakomisjoni lõppakt

Inventuuri peakomisjoni lõppakti koondatakse inventuuri töökomisjonide tulemuste kokkuvõtlik informatsioon inventeeritud varade ja varude üle- ja puudujääkide summaliste ja koguseliste erinevuste kohta. Inventuuri peakomisjoni lõppakt, kui raamatupidamise algdokument, tuleb registreerida asutuse dokumendiregistris (RPS § 7). Lõppaktile tuleb märkida järgmised andmed (vt näidis 3 “Inventuuri peakomisjoni lõppakt”):

• akti registreerimise number ja kuupäev,
• asutuse nimi,
• inventuuri toimumise aeg,
• inventuuri läbiviimise kohad (olemasolul ladude/hoidlate nimetused, numbrid),
• inventeeritud varade väärtus (s.h eraldi fikseerida, mis väärtuses inventeeriti bilansilisi varusid, bilansiväliseid varusid ja põhivara soetusmaksumuses),
• eraldi punktidena vara liigid (s.t varud, põhivara) ning andmed vastavate vara gruppide üle- ja/või puudujääkide kohta,
• ettepanekuid korrektuuride sisseviimiseks raamatupidamisse (mahakandmine, arvelevõtmine).

Inventuuri peakomisjoni lõppakt kinnitatakse asutuse juhi poolt, allkirjastatakse inventuuri peakomisjoni esimehe ja liikmete poolt ning tutvustatakse allkirja vastu materiaalselt vastutava(te)le isiku(te)le. Inventuuri peakomisjoni lõppakti alusel tehakse raamatupidamises vastavad korrektuurid raamatupidamise andmetesse: korrigeeritakse erinevused, leitud puudujäägid kantakse kuluks või võetakse arvele kuni tasumiseni, ülejäägid võetakse arvele, kasutuskõlbmatud või hävinud varad kantakse maha, tehakse allahindluse kanded jne.

Vara mahakandmise akt

Inventuuri tulemusena võib ilmneda, et raamatupidamises arvel olevad varad ja varud on kas kadunud, riknenud, amortiseerunud või muul moel kasutuskõlbmatuks muutunud, mistõttu on vajalik kas nende väärtuse allahindamine või raamatupidamisest mahakandmine ehk bilansist välja arvamine.

Juhul, kui vara on asutuse juhi poolt vastava, ekspertidest koosneva komisjoni ettepanekul kõlbmatuks tunnistatud, saab alustada mahakandmisega.

Vara mahakandmise kohta vormistatakse akt, mille kinnitab asutuse juht. Mahakandmise aktis tuleb kajastada järgnev informatsioon:

• vara/varu number või kood,
• vara/varu nimetus,
• kogus,
• soetamise kuupäev (päev, kuu, aasta),
• soetusmaksumus,
• arvestatud kulum (põhivara puhul)
• jääkmaksumus (põhivara puhul)
• mahakandmise täpne põhjendus.

Samuti tuleb aktis märkida viide vara/varu mahakandmise alusele (nt asutuse juhi käskkiri või otsus vara kasutuskõlbmatuks tunnistamise kohta jms) ning fikseerida kuupäev, mis seisuga raamatupidamises korrigeerimiskanded teostada. Olenevalt organisatsiooni suurusest ja asjassepuutuvate isikute arvust, tuleb mahakandmise akt koostada vähemalt kolmes eksemplaris, millest üks läheb materiaalselt vastutavale isikule, üks raamatupidamisele ja üks jääb hoiule varasid haldavasse üksusesse.

Tulenevalt olukorrast ja vastavalt vajadusele, võib vara kõlbmatuks tunnistamise taotlus ja mahakandmise akt olla koostatud ka ühe dokumendina (nt siis, kui kasutuskõlbmatuks tunnistamist taotletakse ühele põhivara objektile). Peale vara või varu mahakandmist tuleb vajadusel korraldada selle hävitamine kooskõlas kehtestatud protseduurireeglitega.

Nõuete ja kohustuste inventuur

Nõuete ja kohustuste analüütiliste nimekirjade inventuur viiakse läbi aasta lõpu seisuga ja selle käigus saadetakse kõikidele deebitoridele ja kreeditoridele (avalikus sektoris tehingupartneritele) saldokinnituskirjad (saldoteatised). Soovitame välja saadetud saldokinnituskirja(de) koopia(d) kindlasti jätta ka oma asutuse/ettevõtte raamatupidamisse, et vajadusel tõendada nii nende välja saatmist kui neis sisalduvaid andmeid.

Avalikus sektoris teeb otsuse selle kohta, milliste nõuete ja kohustuste kohta saadetakse tehingupartneritele kinnituskirjad, riigiraamatupidamiskohustuslase üksuse pearaamatupidaja, kooskõlastades selle riigiraamatupidamiskohustuslase pearaamatupidajaga. Vastavad reeglid võivad olla sätestatud ka valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjas. Oluline on aga siinkohal nõue, et riigiraamatupidamisekohustuslase pearaamatupidaja kooskõlastab kinnituskirjade saatmise tingimused riigiraamatupidamiskohustuslase siseauditi eest vastutava isikuga.

Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi:

• nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi,
• nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine,
• välisvaluutas fikseeritud nõuete (v.a ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel,
• nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajaliseks,
• intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus,
• saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. Saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummasid, millest ei ole maha arvutatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi, samuti näidatakse bilansivälised trahvi- ja viivisenõuded nende olemasolul (Riigi raamatupidamise üldeeskiri § 52 lg 4).

Nõuete ja kohustuste saldode inventeerimise kohta võib koostada akti, mille kinnitab raamatupidamisüksuse pearaamatupidaja ja see peaks sisaldama järgmiseid andmeid:

• dokumendi nimetus ja registreerimise number,
• dokumendi koostamise kuupäev,
• andmed deebitoride ja kreeditoride kohta,
• nõude või kohustuse konto analüütilised andmed bilansipäeva seisuga,
• märge laekunud saldokinnituste kohta. Kirjad tuleb säilitada kaustas saldode kaupa, s.t nõuded ja kohustused eraldi registreeritult ja nummerdatult,
• erinevused asutuse raamatupidamise ja kinnitatud andmete vahel,
• selgitused erinevuste tekkepõhjuste kohta,
• inventuuri tegemise aeg, koht,
• inventuuri läbi viija ja akti koostaja nimi ja allkiri,
• kinnitaja nimi, allkiri ja kuupäev.

Inventuuri akt säilitatakse koos tagastatud saldokinnituskirjadega ja nende kirjade koopiatega, millele kinnitust (s.t vastust) ei saadud.

NÄIDISED

NÄIDIS – Põhivara mahakandmise akt (PDF)
NÄIDIS – Bilansivälisel arvestusel oleva vara mahakandmise akt (PDF)
Näidis 1 – Töökomisjoni poolt inventeeritud varagrupi koond (PDF)
Näidis 2 – Inventuuri töökomisjoni lõppakt (PDF)
Näidis 3 – Inventuuri peakomisjoni lõppakt (PDF)