Isikuandmete töötlemisega on tegu alati, kui tehakse midagi inimese kohta käivate andmetega. Isikuandmete töötlemine on ainuüksi isikuandmete kogumine, aga ka näiteks salvestamine, säilitamine, edastamine ja avalikustamine või hävitamine.
Isikuandmed on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava inimese kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need on.
Isikuandmete töötlemist töösuhetes iseloomustavad vastandlikud huvid ja põhiõigused, kõrge abstraktsusastmega õigusnormid ning era- ja avaliku õiguse segunemine.
Vastastikune usaldus on hea töösuhte alus. Seetõttu on ka isikuandmete töötlemise põhimõttel – töötlemine töötaja teadmisel – töösuhtes keskne tähendus.
Töölepingu seaduses viitavad isikuandmete töötlemisele eelkõige järgnevad sätted:
- töölepingu seaduse § 11 – töölesoovija andmete töötlemine;
- töölepingu seaduse § 28 lõige 2 punkt 11 – töötaja privaatsuse austamise kohustus;
- töölepingu seaduse § 41 – töötajate andmete töötlemine.
Kui tööandjal või töötajal tekib kahtlus isikuandmete kogumise või säilitamise õiguspärasuse suhtes, on tal võimalus pöörduda abi saamiseks andmekaitse inspektsiooni.
Tööandja isikuandmete töötlejana ja reeglid isikuandmete töötlemiseks
Tööandja on alati isikuandmete töötleja, sest juba ainuüksi töötaja nimi ja isikukood on isikuandmed.
Tööandja on isikuandmete töötleja juba siis, kui ta alles värbab töötajaid, töösuhete kestel, aga ka pärast töölepingu lõppemist. Töölepingu seaduse § 41 lõike 2 kohaselt peab tööandja töötlema töötaja isikuandmeid vastavalt isikuandmete kaitse seadusele.
Ettevõttesisesed reeglid isikuandmete töötlemiseks on mõistlik kindlaks määrata eraldi dokumendiga või osaga töökorralduse reeglitest.
Isikuandmete kaitse seaduse § 14 kohaselt tuleb isikuandmete töötlemisel järgida järgmisi põhimõtteid:
seaduslikkus ja õiglus – isikuandmeid töödeldakse seaduslikult ja õiglaselt;
eesmärgikohasus – isikuandmeid kogutakse täpselt ja selgelt kindlaksmääratud õiguspärastel eesmärkidel ning neid ei töödelda viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus;
kvaliteet – isikuandmed peavad olema piisavad ja asjakohased ning ei tohi olla ülemäärased andmetöötluse eesmärke arvestades;
õigsus – isikuandmed peavad olema õiged ja vajaduse korral ajakohastatud; mõistlike meetmetega tagatakse, et andmetöötluse eesmärgi seisukohast ebaõiged isikuandmed kustutatakse või parandatakse viivitamata;
säilitamine – isikuandmeid säilitatakse kujul, mis võimaldab andmesubjekti tuvastada üksnes seni, kuni see on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks isikuandmeid töödeldakse;
turvalisus – isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab nende turvalisuse, sealhulgas kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kadumise, hävimise või kahjustumise eest, rakendades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid.
Töötaja teavitamine isikuandmete töötlemisest
Töötaja peab olema teadlik, kes, mis eesmärgil ning milliseid tema isikuandmeid töötleb.
Teavitamiskohustus on tööandjal ka juhul, kui ta saab töötaja kohta informatsiooni mitte omal initsiatiivil, vaid näiteks avab kogemata töötaja erakirja või kui keegi (näiteks kohtutäitur) saadab tööandjale töötaja kohta järelepärimise.
Töötajal on alati õigus küsida, milliseid isikuandmeid ja mis eesmärgil tööandja tema kohta töötleb ning kellele neid on edastatud. Töötajal on õigus kogutud andmetega ka tutvuda.
Töötaja kohta säilitatavad andmed peavad olema õiged ja ajakohased. Töötajal on õigus nõuda, et ebaõiged isikuandmed parandataks ning vananenud ja mittevajalikud isikuandmed kustutataks.
Töösuhte ajal võib töötaja isikuandmeid nõusoleku alusel töödelda ainult juhul, kui töötajal on tegelik võimalus otsustada, kas ta annab nõusoleku või mitte. Näiteks nõusoleku alusel võib panna ettevõtte kodulehele töötaja foto. Nõusoleku võib töötaja igal ajal tagasi võtta ning selle tagasivõtmisel ei ole tagasiulatuvaid tagajärgi. Tööandja peab andmete töötlemise lõpetama, kui töötaja nõusoleku tagasi võtab.
Kui töötlemine on seadusest või lepingust tulenevalt möödapääsmatu, on nõusoleku küsimine eksitav. Näiteks ei ole tarvis võtta nõusolekut, kui tööandja küsib töötaja lapse isikuandmeid lapsehoolduspuhkuse või täiendava lapsepuhkuse andmiseks. Nõusoleku saab töötaja anda vaid iseenda ja oma alaealiste laste andmete täiendavaks töötlemiseks, näiteks tööandja juures laste vanuste järgi jõulupakkide jagamisel.
Kaamerate kasutamine töökohal
Jälgimisseadmestiku kasutamisest isikute või vara kaitseks tuleb töötajaid teavitada. Seda tuleb teha ka juhul, kui jälgimisseadmed on suunatud klientide või kolmandate isikute jälgimisele, kuid jälgimisalasse jäävad ka töötajad. Teavitus peab olema selge ja üheselt mõistetav ning sisaldama isikuandmete kaitse seaduse §-s 23 sätestatud andmeid. Jälgimisseadmete kasutamine ei ole lubatud töötajate töö kvaliteedi ja hulga kontrollimise eesmärgil. Isikute või vara kaitseks mõeldud jälgimisseadmete abil saadud andmeid ei tohi kasutada näiteks töökohustuste rikkumise tõendamiseks. Tööandja ei või töötajat töövälisel ajal jälgida. Töötajal on õigus tutvuda tema kohta jälgimisseadmete abil kogutud andmetega, sh salvestistega.
Isikuandmete kaitse üldmääruse peamine eesmärk on anda üksikisikule nutitelefonide, sotsiaalmeedia ja internetipanganduse ajastul võimalus kontrollida, milliseid andmeid tema kohta töödeldakse. Üldmääruse regulatsioon laieneb samuti töösuhetele, kus tööandja töötleb töötaja isikuandmeid.
Kaamera kasutamisel töösuhetes on reeglid täienenud
Videovalve ja privaatsus
Kas teie videovalve nõuab teavitavat silti?
Lisalugemist
- Isikuandmete töötlemine töösuhetes (PDF)
- Juhis personalitöötajale: Isikuandmed töösuhetes (PDF)
- Isikliku mobiilse seadme kasutamine töökeskkonnas (PDF)
- Infoleht tööandjatele (PDF)
