Pidevalt täiustuv infotehnoloogia ning muutused tootmisprotsessides on vaid mõned põhjused paljudest, mis nõuavad suuremal või vähemal määral töötajate oskuste täiendamist või uute teadmiste omandamist. Lisaks igapäevatöös vajaminevate oskuste ja teadmiste täiendamisele on töötajad sageli huvitatud enda harimisest ka muudes tööülesannetega seotud valdkondades. Sõltuvalt koolituse olemusest, pikkusest ja asukohast võib selle maksumus olla märkimisväärne. Seega, kaaludes töötaja koolitamist ning sellega seotud kulu kandmist, peaks tööandja alati eelnevalt hindama, kas koolitus on vajalik tööandjale või töötajale, kas ja milline maksukohustus võib koolitusega kaasneda ning kas koolituskulude hüvitamiseks on võimalik ja vajalik sõlmida töötajaga kokkulepe.
Koolituskulude hüvitamise kokkulepe võimaldab kokku leppida, et tööandja poolt koolitusele tehtud kulude hüvitamiseks töötab töötaja tööandja juures teatud aja (siduvusaeg) ning kui töösuhe peaks enne selle siduvusaja möödumist lõppema, hüvitab töötaja tööandjale viimase poolt kantud koolituskulud proportsionaalselt siduvusaja lõpuni jäänud ajaga. Sellise kokkulepe sõlmimise võimalused on siiski piiratud – kokkulepet ei saa sõlmida kõikide tööandja poolt finantseeritud koolituste puhul ning hüvitamiskohustus sõltub töösuhte lõppemise alusest. Samuti tuleb arvestada töölepingu seaduses (TLS) kokkuleppe sõlmimisele kehtestatud muude piirangutega.
Tööandja saab sõlmida koolituskulude hüvitamise kokkuleppe töötajaga üksnes juhul, kui tööandja teeb töötaja koolitamiseks lisakulutusi võrreldes töötaja koolitamiseks tehtud mõistlike kuludega (TLS § 34). Seega kokkuleppe sõlmimise oluliseks eelduseks on lisakulutuse tegemine võrreldes mõistlike kuludega.
Tööandjal on seadusest tulenev kohustus tagada töötajale tööalaste teadmiste ja oskuste arendamiseks tööandja ettevõtte huvidest lähtuv koolitus ning kanda koolituskulud ja maksta koolituse ajal keskmist töötasu (TLS § 28 lg 2 p 5). Ettevõtte huvidest lähtuva koolitusega on tegemist nt juhul, kui tööandja ise soovib võtta ettevõttes kasutusele uue tehnoloogia, uue arvutiprogrammi, kehtestab kõrgendatud keeleoskuse nõude vms, mis eeldab töötajatelt oskuste või teadmiste täiendamist või uute omandamist. Kui töötaja koolituse põhjuseks on tööandja enda vajadus, ei saa tööandja nõuda selliste oskuste ja teadmiste omandamist töötaja kulul ega sõlmida selliste kulude hüvitamiseks töötajaga kokkulepet, selliseid koolituskulusid ei loeta lisakulutusteks võrreldes mõistlike kuludega. Kui aga koolitus ei ole ettevõttele otseselt vajalik, kuid on siiski seotud töötaja töökohustustega või kasulik ettevõtte arengule, võib tööandja sõlmida töötajaga koolituskulude hüvitamise kokkuleppe. Ainsa erandina ei ole lubatud kokkuleppe sõlmimine alaealisega.
Kokkulepe koolituskulude hüvitamiseks peab olema sõlmitud kirjalikult. Kirjaliku sõlmimise nõue on täidetud, kui kokkulepe on allkirjastatud kas omakäeliselt või digitaalallkirjadega.
Kokkulepe peab sisaldama koolituse sisu kirjeldust (nt koolituse aeg, korraldaja ning teema) ning tööandja poolt tasumisele kuuluva kulu suurust. Kuigi praktikas nähakse töölepingus sageli ette töötaja üldine kohustus hüvitada tööandjale töötaja koolitamiseks tehtud lisakulud, ei asenda nimetatud kokkulepe siiski töölepingu seaduses ettenähtud kulude hüvitamise kokkulepet – üldjuhul ei vasta töölepingu üldine sõnastus seaduses koolituskulude hüvitamise kokkuleppe sisule ette nähtud nõuetele.
Lisaks eeltoodule tuleb kokkuleppes ette näha siduvusaeg. Siduvusaeg on aeg, mille jooksul töötaja kohustub töötama tööandja juures koolitusega seotud tööandja kulude hüvitamiseks. Siduvusajas kokku leppimine ei muuda töösuhet siiski tähtajaliseks – tegemist on perioodiga, mille jooksul tööandja juures töötades loetakse tööandja poolt tehtud kulutused konkreetse koolituse osas tööandjale hüvitatuks ilma et töötaja peaks hüvitama sellised kulutused rahas. Kui aga töösuhe lõpeb enne kokku lepitud siduvusaja möödumist, siis seaduses loetletud juhtudel tekib töötajal kohustus hüvitada teatud osas tööandja poolt kantud koolituskulud.
Siduvusaja maksimaalne pikkus, milles saab kokku leppida, on kolm aastat. Siiski ei saa iga koolituse korral näha ette 3 aasta pikkust siduvusaega. Siduvusaja määramisel peab arvestama koolitusele tehtud kulude suurust ning sellest tulenevalt leppima kokku mõistliku pikkusega siduvusaja, siduvusaeg peab olema mõistlikus seoses tööandja kantud koolituskuludega.
Nii tööandja kui töötaja võib ka siduvusajal töölepingu tavapärases korras üles öelda, samuti võivad nad töölepingu kokkuleppe alusel lõpetada. Tuleb aga teada, et järgmistel juhtudes tekib töötajal kohustus hüvitada tööandja poolt tehtud lisakulud koolitusele:
- töötaja ütleb ise töölepingu kas korraliselt või erakorraliselt üles, v.a juhul, kui töölepingu ülesütlemise põhjuseks on tööandjapoolne oluline töölepingu rikkumine;
- tööandja ütleb töölepingu üles töötajapoolse töölepingu olulise rikkumise tõttu.
Töösuhte lõppemisel eeltoodud alustel enne siduvusaja möödumist ei kuulu hüvitamisele kogu koolitusele tehtud kulu. Hüvitamisele kuuluva summa määramisel tuleb arvesse võtta töötaja poolt siduvusajal töötatud aeg ning hüvitamisele kuulub summa, mis vastab proportsionaalselt siduvusaja lõpuni jäänud ajaga (nt kui siduvusaja pikkuseks on 2 aastat ning töötaja lahkub omal soovil 6 kuud enne siduvusaja möödumist, tuleb tal tööandjale hüvitada 25% koolituskuludest).
Kuigi kokkulepe koolituskulude hüvitamise kohta ei hoia töötajat kinni, annab korrektselt koostatud leping tööandjale võimaluse nõuda töötaja käest tagasi osa kuludest, mida tööandja on teinud enne siduvusaja möödumist lahkunud töötaja koolitamiseks. Kokkuleppe puudumisel ei ole tööandjal alust nõuda töötaja koolitamiseks tehtud lisakulude hüvitamist ning tööandjal puudub igasugune võimalus töötaja koolitamisesse või väljaõppesse tehtud investeeringu kaitseks.
