Viimase kümnendi jooksul on mitmed organisatsioonid traditsiooniliste kontorite asemel eelistanud luua tegevuspõhiseid kontoreid. Sellistes kontorites ei ole töötajatel oma kindlaid töökohti, vaid nad valivad töökoha vastavalt käsil olevale tööle. On nii vaikseid süvenemise tööruume, ajurünnakute-, kliendikohtumiste- kui ka puhkeruume. Töötajad võivad töökohti vahetada mitmeid kordi päeva jooksul.
Tegevuspõhised kontorid on saanud alguse vajadusest tõhustada kinnisvarakulusid olukorras, kus töötajad teevad sageli kaugtööd ning ei vaja iga päev üheksast viieni töökohta kontoris. Tegevuspõhistele kontoritele on sageli kõrged ootused ka koostöö ja innovatsiooni alal – oodatakse, et töötajad suhtlevad omavahel rohkem ning see toob kaasa uusi ideid ning koostöövõimalusi organisatsioonis.
Sageli aetakse tegevuspõhised kontorid segi avatud kontoritega, aga tegemist on siiski erinevate kontoritüüpidega. Avatud kontorites ei vali töötajad töökohti vastavalt oma tegevusele ja reeglina on igaühel kindlaksmääratud koht.
Erinevad prognoosid näitavad, et koroonajärgselt soovib suur osa töötajatest jätkata kas osaliselt või täielikult kaugtööl ning ka paljud tööandjad on mõistnud, et selleks, et töö tehtud saaks, ei pea tingimata üheksast viieni kontoris istuma. Nii et tõenäoliselt näeme tulevikus tegevuspõhiste kontorite kasvu, sest pole mingit mõtet hoida käigus pooltühja kontoripinda. Kui aga organisatsioon eelistab traditsioonilist kontoris töötamise vormi, siis ei ole tegevuspõhiste kontorite loomine eriti põhjendatud ning võib lõppeda sellega, et töökohad jagunevad inimeste vahel ära ning kaob ka tegevuspõhisuse mõte.
Rahvusvahelisi uuringuid tegevuspõhiste kontorite mõjust tervisele ja tööheaolule napib ning teostatud uuringute tulemused ei ole ühesed. Puuduvad ka meditsiinilised uuringud, senised uuringud põhinevad valdavalt vaid töötajate enesehinnangutel. Arusaadavalt puuduvad uuringud ka nakatumisriskide kohta, sest enne koroonat ei olnud see teema nii aktuaalne. Kindlasti lisandub neid aga lähiaastatel.
Senistest uuringutest on selgunud, et tegevuspõhiste kontorite töökeskkonnaga ollakse enam rahul kui avatud kontoritega. Samuti kogetakse kõrgemat tööheaolu ning paremat tervist ja seda isegi samal tasemel kui privaatse tööruumi puhul.
Võrreldes isikliku tööruumiga on tegevuspõhistes kontorites töötajatel enam puudu privaatsusest ja nende jaoks on seal rohkem häirivaid tegureid, samas hindavad nad kõrgemini arhitektuuri ning ruumide planeeringut.
Tervist, tööheaolu ning -võimet puudutavate uuringute tulemused on sageli vastuolulised. Küll aga tundub, et töötajate heaolu parimates tegevuspõhistes kontorites ja isiklikes tööruumides võib olla samal tasemel. Näiteks ei ole märkimisväärseid erinevusi hinnangutes oma stressi, tervise, psühhosotsiaalse keskkonna ja töörahulolu kohta.
Vastuolusid uuringutulemustes selgitavadki teadlased sellega, et on olemas väga erineva kvaliteediga tegevuspõhiseid kontoreid. Mõned on hästi läbi mõeldud ning töötajate parimaks teenindamiseks planeeritud, teised jällegi ei täida töö eesmärke vajalikul moel.
On tehtud ka uuringuid, kus on uuritud töötajaid enne ja pärast tegevuspõhistesse kontoritesse kolimist. Reeglina on tegevuspõhiste kontoritega enam rahul töötajad, kelle eelmine töökoht oli avatud või jagatud kontoris. Isiklikust töökabinetist uude kontorisse kolinuil on hinnangud töökeskkonnale ja -heaolule heal juhul jäänud samaks või siis langenud. Uuringutest tuleb välja ka asjaolu, et aasta peale uude kontorisse kolimist ei ole kadunud negatiivsed tegurid, millega töötajad ka algselt rahul ei olnud. See tähendab, et juhid ei saa loota, et inimesed harjuvad ning probleemid lähevad ise üle, vaid nendega tuleb süsteemselt tegeleda.
Oluline on märkida ka seda, et rahulolu töökeskkonnaga ning tööheaolu vähenesid just siis, kui kontoris oli liiga vähe vaikseid süvenemist võimaldavaid töökohti. Seega ei tasu kokku hoida just selliste tööruumide pealt. Samuti mõjutab kõrgem vanus ja tundlikkus välistele häirijatele rahulolu tegevuspõhise kontoriga negatiivselt. Üks uuring (Haapakangas et al 2019) näitab, et hinnang oma töösooritusele ja -heaolule on madalam, kui inimene on pidanud sobivat töökohta otsima üle viie minuti.
Võiks eeldada, et tegevuspõhine kontor on töötajate tervisele seetõttu kasulik, et inimesed liiguvad päeva jooksul rohkem ning ei istu terve päev ühe koha peal. Selle kohta aga kindlad uuringuandmed seni puuduvad. Mitmed uuringud näitavad ka, et inimesed tegelikult ei vaheta töökohti päeva jooksul. Sellisel juhul võib olla tegu ka ebaõnnestunud kontorikontseptsiooni rakendamisega.
Sujuva tegevuspõhise tööviisi eelduseks on seda toetav tehnoloogia ja kultuur, oluline on näiteks paberivaba töö. Kontori mõju töötajatele ei loo ainult füüsiline keskkond, vaid veelgi enam see, kuivõrd on töötajaid muutuse eri etappides kaasatud. Seega ei ole kolimine tegevuspõhisesse kontorisse mitte ainult tööruumide muutus, vaid mitmetahuline organisatsioonimuutus, mida tuleb ka vastavalt läbi viia.
Olukorras, kus paljud töötajad eelistavad osalist kaugtööd, on tegevuspõhine kontor mõistlik valik. Tuleb aga põhjalikult kaaluda töötajate vajadusi, neid kaasata ning muutusi süsteemselt juhtida, siis ei lange töötajate tööheaolu, -võime ning töö tõhusus.
