Maandamaks üksiku juhatuse liikme võimalikest eksimustest või ka tahtlikust kohustuste rikkumisest tulenevaid äririske, saavad osanikud või aktsionärid põhikirjaga näha ette juhatuse liikmete ühise esindusõiguse.
Ühine esindusõigus on ainus juhatuse liikmete esindusõiguse piiramise võimalus, mis kantakse ühingu registrikaardile ning kehtib ka kolmandate isikute (sh ühingu äripartnerite) suhtes. Tehingute tegemine üksiku juhatuse liikme poolt ühise esindusõiguse nõuet rikkudes toob kaasa vastavate tehingute tühisuse.
Eelkirjeldatud põhjustel on juhatuse liikmetele ühise esindusõiguse kehtestamine praktikas küllaltki levinud. Käesolevas artiklis puudutan paari probleemi, mis seostuvad ühise esindusõiguse rakendamisega.
Piirangud suurtele tehingutele
Enamasti ei ole ühise esindusõiguse kehtestamise eesmärgiks see, et kõik väiksemadki tehingud toimuksid kahe juhatuse liikme osavõtul. Äriseadustik ei võimalda aga kehtestada ühist esindusõigust üksnes teatud (suuremate, kindlat rahalise piiri ületavate vms) tehingute puhul – ühise esindusõiguse sätestamisel põhikirjas laieneb see kõigile tehingutele.
Praktikas on küllaltki tavapärane, et pärast ühise esindusõiguse kehtestamist annab ühing (esindatuna ühiselt tegutsevate juhatuse liikmete poolt) ühele juhatuse liikmele (tegevjuhile) üldvolikirja, mis võimaldab tal ühingu igapäevaseid asju ajada üksi, ilma teisi juhatuse liikmeid kaasamata. Sellisel juhul rakendavad juhatuse liikmed praktikas ühist esindust üksnes suuremate ja olulisemate tehingute puhul, mis väljuvad ühingu igapäevase majandustegevuse raamest.
Eelkirjeldatud lähenemine ei ole täielikult kooskõlas ühise esindusõiguse olemusega ning seab löögi alla juhatuse liikmed, kes on ühise esindusõiguse piirangust üldvolikirja abil sisuliselt mööda läinud. Kuna ühise esindusõiguse kehtestamine ning sellest loobumine on osanike või aktsionäride pädevuses, ei peaks juhatuse liikmed osanike või aktsionäride eeldatavast tahtest üldvolikirja väljastamisega või sellise volikirja alusel üksinda tegutsemisega mööda minema.
Juhul kui sellise volikirja alusel sõlmitud tehing toob kaasa kahju tekkimise ühingule, on tehingu sõlminud juhatuse liikmel raske tõendada, et ta tegutses ühise esindusõiguse nõuet eirates korraliku ettevõtja hoolsusega. Samuti võib sellises olukorras kerkida küsimus, kas ühiselt üldvolikirja andnud juhatuse liikmed käitusid õiguspäraselt.
Kuna ühise esindusõiguse rakendamine iga väikse õigustoimingu puhul on ebamugav ja mittevajalik, siis on juhatuse liikmete töö hõlbustamiseks peamiselt kaks võimalust. Esimene neist on anda üldvolikirja asemel volikiri konkreetsete, enamesinevate igapäevaste tehingute tegemiseks. Volikirja andmine, mille alusel tehtavaid tehinguid on võimalik volikirja andmisel ette näha, ei ole ühise esindusõiguse kontseptsiooniga vastuolus. Selline volikiri ei sobi küll kõigiks õigustoiminguteks, kuid on piisav enamiku igapäevaste rutiinsete tehingute tegemiseks ning välistab pideva vajaduse teiste juhatuse liikmete allkirjade küsimiseks.
Teine võimalik lahendus on taotleda ühele juhatuse liikmele väljastatavale üldvolikirjale osanike või aktsionäride kooskõlastust. Kuna ühise esindusõiguse kehtestamine on osanike või aktsionäride pädevuses, siis on ka sellest reeglist erandite tegemine osanike või aktsionäride pädevuses. Kooskõlastuse saamine välistab osanike või aktsionäride nõuded ühisest esindamisest üldvolikirjaga kõrvale kaldunud juhatuse liikmete vastu seoses ühise esinduse nõude rikkumisega.
Järelevalvet teostav juhatuse liige
Ühist esindusõigust rakendatakse mõnikord osaühingute puhul sellistes olukordades, kus osaniku tegelik eesmärk on juhatuse tegevust kontrollida või järelevalvele allutada. Eelkõige tuleb seda ette äriühingute puhul, mille emaühing on välisriigis registreeritud äriühing ning Eesti residendist juhatuse liikme kõrvale otsustatakse määrata välismaalasest juhatuse liige. Sellisele välismaalasest juhatuse liikmele antakse tavaliselt ainuesindusõigus, samas kui Eesti residendist juhatuse liige võib ühingut esindada üksnes ühiselt koos välismaalasest juhatuse liikmega.
Praktikas tekitab selline korraldus ühingu juhtimisel tavaliselt probleeme, kuna välismaalasest juhatuse liige ei ole alati kättesaadav, ei saa anda digitaalallkirja, dokumendid ei jõua temalt Eestisse piisavalt kiiresti jne. Samuti ei ole selline välismaalasest juhatuse liikme valimine enamasti otstarbekas seetõttu, et sellised juhatuse liikmed ei tegele tavaliselt ühingu igapäevase juhtimise ja esindamisega, vaid on määratud pigem järelevalve teostamiseks.
Sellises olukorras on otstarbekas mõelda hoopis osaühingule nõukogu loomise peale. Kaheastmeline, juhatusele lisaks ka nõukogust koosnev juhtimisstruktuur vastaks paremini tegelikule rollide jaotusele. Juhatuse liikme üle ühise esindusõiguse kaudu järelevalve teostamise asemel oleks mõistlik piirata juhatuse liikme esindusõigust sisesuhtes ühinguga, sätestades põhikirjas või juhatuse liikme teenistuslepingus tehingute loetelu, milleks juhatuse liige vajab nõukogu nõusolekut.
Selline esindusõiguse piirang ei kehtiks küll kolmandate isikute suhtes ega tooks piirangut rikkudes kaasa sõlmitud tehingute tühisust, kuid vastaks paremini juhtorganite liikmete tegelikele ülesannetele ja vastutusalale.
