Ettevõtted, kes delegeerivad seni turundusosakonna postitustööd postitusfirmale hoiavad kokku terve ühe ametikoha.
Enamik aktiivseid ettevõtteid edastab oma klientidele lisaks arvetele ka muid materjale, näiteks ajakirju, katalooge, teateid, näidiseksemplare oma toodetest jne. Iga ettevõte teab ka seda, kui palju aega, raha ja närve kulub paberi ja ümbriku hankimisele, teksti väljatrükkimisele, aadresside printimisele või ümbrikule kleepimisele, materjalide ümbrikustamisele ja siis veel postitamisele. Kõike seda teevad peamiselt turundusassistendid või klienditeenindajad, kellelt nõutakse erialast haridust ja kogemust. Kahjuks läheb töötaja potentsiaal sellega raisku, sest pärast postitamist palju aega üle ei jäägi.
Eestis on olemas mitmeid spetsialiseerunud firmasid, kes teevad klientide eest kõik need operatsioonid, kusjuures odavamalt, kiiremini ja tellijat kõigist asjasse puutuvatest probleemidest vabastades. Suuremad on Elektronpost ja Itella.
Kliendil on vaja vaid edastada andmebaas kokkulepitud kujul kas andmekandjal või interneti kaudu spetsialiseerunud firmale, kus dokumendid välja trükitakse, ümbrikustatakse ja postitatakse.
Kõige rohkem võidavad need ettevõtted, kes saadavad oma klientidele infot regulaarselt, sest ühekaupa tilgutamisel pole mõtet. Piiri, millisest kogusest alates tasub teenust osta, on Eesti Elektronposti turundusjuhi Maris Viirese sõnul siiski suhteliselt raske paika panna. "Elu on näidanud, et mõned kliendid ostavad teenust sisse ka juhul, kui neil on arveid või postitusi vaid 50 tükki kuus. Samas on kliente, kes arvavad, et teenust pole mõtet sisse osta, kui neil on postitusi 200 tükki kuus," selgitas Viires.
Viirese sõnul võidavad ettevõtjad kindlasti teenuse sisseostmisel ajas. "Selle aja, mille nad raiskaksid muidu materjalide komplekteerimisele, saavad nad kulutada oma põhitööga tegelemiseks," lisas Viires.
Tartu Keskkatlamaja juhataja Riho Kõpsi sõnul on ettevõte arvete saatmise teenuse sisseostmisega saavutanud suurima võidu tööjõukuludelt. "Kui varem kleepisid meie enda töötajad marke ja vedasid arved laiali, siis nüüd saavad nad tegelda oma põhiülesannetega, mitte postiljonitööga," nentis Kõps ja lisas, et tööle võeti inimesed ikka nõustajateks ja klienditeenindajateks, mitte postikanadeks.
Tema sõnul tuleb teenuse sisseostmisel juba ühe tühiku hind palju odavam. Iga arve pealt võidab firma vähemalt 1,5 krooni, millele lisandub veel tööjõukulu. Otsest kokkuhoidu saavutab Tartu Katlamaja näiteks trükikuludelt ja inimeste tööjõukuludelt, sest
800 arve kleepimine võttis tohutult aega. "Samas, kuna me reklaamposti ei saada, siis kui e-arvete hulk kasvab, mõtleme kindlasti selle süsteemi ümber ja pole välistatud, et loobume teenuse sisseostmisest," leidis Kõps.
Arvete väljasaatmise teenust ostab sisse ka Alexela Trade OÜ. Ettevõtte juhatuse liikme Ain Kuusiku sõnul saadab ettevõtte ühes kuus teele 800-900 arvet, lisaks e-postiga otse kontorist 500-600.
"Meie jaoks on väga tähtis kokkuhoiuargument kiirus ja operatiivsus," ütles Kuusik ja tõi näite: umbes 7000kroonise kuupalgaga töötaja kulutab minimaalselt 1/2 päeva trükkimisele, kleepimisele, komplekteerimisele, allkirjastamisele jne. Samas on võimalikud vead: kaks arvet võivad sattuda ühte ümbrikku, vale klammerdamine jne. Elektronpostis teeb kogu töö masin ja vigade teke on viidud miinimumini.
Mõistagi on kokkuhoid ka administreerimisel, ajas, printerikulus, paberite, ümbrike ja markide ostmises ning posti toimetamises. Rahaliselt on lihtsalt mõõdetav näiteks ümbrike omahind, hulgi ostmine on turumajanduses ikka odavam.
Samas paneb Kuusik südamele neile, kes plaanivad teenust ostma hakata, et enne seda tasub arvestada tingimustega: milline on arvete maht, olemasolevate töötajate koormus, olemasolev tark- ja riistvara, kuidas mõjutab kassavoogu ühe- või kahepäevane viivitus arvete väljastamisel ja seega ka maksetähtaja edasilükkumine jne.
MTÜ Eesti Pakendiringlus juhatuse liige Aivo Kangus tunnistas, et on kaalunud teenuse sisseostmist, sest see annaks vähemalt 10% kokkuhoidu. "Kuna meie arvete süsteem pole automatiseeritud ja me lihtsalt ei suuda neid kompleksselt välja saata, pole postitust siiski mõtet sisse osta," nentis Kangus.
Liftiteenust pakkuv AS Kandur väljastab aga kuus üle 1000 arve ja teeb seda ise. Tänapäeva tehnoloogia juures pole see mingi probleem, põhjendas lahendust juhataja Arvo Kast.
