KÜSIMUS:
Kui tööandja soovib hüvitada töötajatele isikliku mobiili kasutamisega seotud kulusid (töökõned), siis:
1) mis dokumendid selleks tuleb vormistada? Kas piisab nt juhataja otsusest, et hüvitada 500 krooni kuus või tuleb töötajal iga kuu esitada kõnede eristused ning iga kuu summa eraldi välja kalkuleerida? Kas sellisel juhul on vaja ka tööandja poolset mingit kirjalikku otsust või piisab nt kui raamatupidaja vormistab sinna juurde rmtp õiendi?
2) kas taolisel moel makstud hüvitise näol on ikka tegemist firma tegevuskuludega või kaasneb siin erisoodustuse risk?
VASTUS:
Töötaja poolt tööandja heaks tehtud kulutuste hüvitamisel on üldreegel, et tegemist ei ole saaja tuluga vaid tööandja (ettevõtluse) kuluga. 2004.a lisati vastav säte expressis verbis ka tulumaksuseadusesse – § 12 lõige 3 ütleb, et "füüsilise isiku maksustatavaks tuluks ei loeta teise isiku kasuks tehtud dokumentaalselt tõendatud kulude hüvitisi /../". Antud lõiget ei kohaldata hüvitistele, mille maksmisele on kehtestatud eraldi tingimused ja piirmäärad (nt isikliku sõiduauto kompensatsioon).
Kuna kulutuse tegemine peab olema dokumentaalselt tõendatud, on vajalik oma telefoniarve tööandjale esitada ning ilmselt on vaja ära märkida ka tehtud töökõned. Tööandja otsus – hüvitada 500 krooni töökõnesid igakuiselt – peab olema millegagi põhjendatud, numbreid ei saa lihtsalt õhust võtta. Samas, igakuine era- ja töökõnede väljanoppimine kõneeristuselt võib olla ebaproportsionaalselt ajamahukas. Seetõttu oleks mõttekas näiteks mõne kuu jooksul jälgida töökõnede hulka ja edaspidi hüvitada töökõnesid keskmise maksumuse alusel, lisades kuludokumendina igakuiselt ka telefoniarve.
Tööandja kirjalikku otsust taoliste kulude hüvitamiseks tulumaksuseadus ei nõua, aga teatud dokumenteerimine (kirjaliku otsuse või raamatupidamisliku õiendiga) on ilmselt vajalik tööandja raamatupidamise jaoks.
