Kui juht ei ole aja juhtimisel kompetentne, kajastub see nii juhi enda professionaalses, isiklikus toimetulekus kui ka kogu organisatsiooni tegevuses.

Kas aega tuleb juhtida? Kindlasti. Lastes ajal kulgeda omasoodu, võib juht tajuda, et ta ei tule asjaajamistega toime õigeaegselt, halvimal juhul viitavad sellele ka kaastöötajad.

Aja juhtimine on üks juhi põhioskustest. Samas on paljude oskuste seas, mida juhile oluliseks peetakse, efektiivne ajajuhtimine jäänud tagaplaanile ning osa juhte leiab, et sellest pole midagi.

Kui aga juht ei oska aega juhtida, on üheks kannatajaks tema eeskujuks olemine oma alluvate jaoks. Teiseks probleemiks on juhi stress kuhjunud asjade tõttu. Siit tulenebki küsimus – kas planeerimatus, mis toob kaasa juhi stressiseisundi, vajab stressiravi või hoopiski ajajuhtimise ja -planeerimise oskuste arendamist?

Ajajuhtimise dilemma – eluga võidu joosta pole mõtet

Selge, et igal juhil on aja planeerimise atribuudid olemas – märkmikud, sekretärid, meeldetuletajad jne.

Mis aga juhtidele sageli vajaka jääb, on head professionaalsed sisemõtted (hoiakud, oskused), mis õpetavad päevast päeva elama elu nautides, mitte aga jooks eluga võidu mõttega, kes jõuab fini?isse esimesena (sageli teadvustamata, mis auhind seal ootab). Viimane valik on loomulik ja sobiv vaid väga kiire sisetempoga juhile ning vastunäidustatud madalama (normaalse) tempoga juhi jaoks (enamik meist).

Juht ei oska sündmuse ajalist kulgu juhtida

Praktikas võib juht sündmuse läbimiseks kulutada märksa rohkem aega, võrreldes planeeritavaga (siia tuleb arvestada ka aeg, kus sündmus ise on küll lõppenud, kuid juht mõtleb selle üle või tunnetab selle järelkaja).

Seega, kui arvestada kogu aja ning energia kulu, mis kulus sündmusele, võib see olla suurem, kui juht on arvestanud. Kui aga juhil on planeeritud järgmine tegevus, valmistub ta selleks mõtteliselt aja arvelt, mis oli eelneva sündmuse oma. Tulemusena jääb eelnev sündmus mingil määral lõpetamata. Pikaajalisemas kontekstis koguneb juhil psühholoogiline rahulolematus sündmus(t)e lõpetamatuse tõttu.

Soovitus: Tuleb ette näha aega nii planeerimata sündmusteks (nii palju kui võimalik), mille arvelt neid saab oma kalendrisse võtta, kui ka sündmuste pikemaks venimist (kui juht ei jõua planeeritud ajaga valmis).

Põhi- ja abistavate tegevuste dilemma (delegeerimine)

Sageli kulutab juht palju aega abistavate tegevuste peale. Need on sellised tegevused, mis on vajalikud põhitöö ettevalmistamiseks. Siin me võime kokku puutuda oskamatusega delegeerida abitegevust. Kui juht ei delegeeri ja kulutab oma energiat asjade peale, millega võiksid tegeleda alluvad, ei saa juht kulutada piisavalt aega ja energiat oma põhitegevuse jaoks.

Päeva lõpus võib hinnata põhi- ja abitegevuste seost ja nendele kulutatud aega.

Siin on oluline määratleda need tööd, mida võib üle anda alluvatele, ilma et tegevuste kvaliteet kannataks.

• Milline on põhitööde ja abitööde vahekord minu tegevuses?
  
• Milliste tööde teostamise võib üle anda oma alluvatele?
  
• Miks ma otsustasin teha selle töö ise valmis?

Viimane küsimus on oluline usalduse seisukohalt oma töötajate suhtes ja asendustegevuste seisukohalt. Asendustegevuste fenomen esineb nendel juhtidel, kes ei tule tegelikult toime oma põhitööga. Selleks et neid keegi ei saaks süüdistada ebakompetentsuses, ongi nad hõivatud tegevustega, mis ei ole sisuliselt sugugi olulised konkreetse juhi rolli seisukohalt antud organisatsioonis.

Soovitus: Analüüsige ühte tööpäeva, jagades kõik tegevused põhitegevusteks ja abitegevusteks (mis aitavad teostada põhitegevusi).

Kas te olete täheldanud enda või töötajate tegevuses asendustegevusi? Millega teie arvates seda võiks seletada?

Enda päeva programmeerimine

Päeva programmeerimist on parem teha hommikul, kuid “õhtuste