Ärinimi pole mitte tavaline üldkasutatav sõna, vaid väga konkreetse sisuga termin. Seda tuleb äridokumentidel kasutada täpselt sellisena, nagu äriregistris registreeritud, ja eksimus võib käibemaksukohustuslase rahakotile halvasti mõjuda.
Sõna "ärinimi" kasutatakse üsna vabalt ja sageli nimetatakse ärinimeks ka seda, kui maksuametis registreeritud FIE need kolm tähte oma ees- ja perenime järele kirjutab. Tegelikult on ärinimi üks väga konkreetse tähendusega asi: see on ettevõtja äriregistris registreeritud nimi. Äriseadustik ütleb, et ärinimi ehk firma on äriregistrisse kantud nimi, mille all ettevõtja tegutseb. Nime all tegutsemine tähendab, et seda tuleb kasutada äridokumentidel ja just sellisena, nagu see äriregistris registreeritud sai.
2003. aastast nõuab ka raamatupidamise seadus ettevõtja kuludokumentidele ka tema kui ostja andmeid. Käibemaksuseadus on neid nõudnud kogu aeg. Maksu- ja tolliametis FIEna registreeritud inimese andmeteks on lihtsalt tema ees- ja perenimi ning aadress. Ärinimi aga on keerulisem asi: see võib peale inimese nime sisaldada veel muid sõnu. Talunikel võib ärinimeks olla ainult talu nimi ilma taluniku enda nimedeta, aga võib olla ka talu nimi koos inimese nimega ning sellele võib olla lisatud veel see müstiline tähekombinatsioon FIE.
Meil on mitu Riigikohtu lahendit selle kohta, et ostja võib oma andmed algdokumentidele ise kirjutada. Tulumaksuarvestuses ei muuda see midagi, sest kulu jääb ikka sellesse aastasse, kus see tehtud sai.
Käibemaksuarvestusega on lood aga teised: sisendkäibemaksu mahaarvamise õigus tekkib hetkest, mil viimane nõutud rekvisiit dokumendile kirja sai. See aga tähendab, et sisendkäibemaksu saab maha arvata kontrollimise kuus või kvartalis, mingi möödunud periood arvutatakse ümber ja tuleb maksta viivist.
Kõik käibemaksukohuslased peavad olema registreeritud äriregistris, seega on neil olemas ärinimi. Kui lasta ostja andmed arvele kirjutada müüjal, peab käibemaksukohustuslasest ostja ise veenduma, et sinna saab lõpuks kirjutatud või trükitud tema täpne ärinimi. Kui see sisaldab nii isikunime kui ka muid sõnu, siis peavad need kõik ka ostja andmetena kirja saama. Kui kontrollimise ajal ärinimest midagi puudu on, läheb kehvasti.
Ettevõtjad ei mäleta tihti enam isegi, mis neil äriregistris kirja pandud sai. Ka raamatupidajad ei oska selles probleemi näha enne, kui esimene klient viivist on maksnud.
