Mööbliettevõtte Bellus finantsjuhi Sten Pisangi sõnul on e-arved muutumas ettevõtete jaoks uueks normaalsuseks, sest see aitab võita nii raha kui aega.
Bellus tegutseb Eestis neljas asukohas ja seetõttu tuli vanasti paberarveid nende asukohtade vahel füüsiliselt liigutada. Mõistagi võttis seetõttu arvete kontrollimine ja kinnitamine väga palju aega – pidi koguaeg arvestama. kes kuhu liigub ja kuidas ta jõuab need arved õigeks ajaks kohale toimetada.
Ettevõtte võttis e-arved kasutusele, kuna soovis arvete kinnitamise protsesse kiirendada. Nüüd saavad töötajad arveid kontrollida ja kinnitada mugavalt arvutist või mobiilist ega pea selleks kuhugi kohapeale sõitma. Arvekeskuses seadistatud konteeringumallid aitavad rutiinseid tegevusi automatiseerida, mis tõi kaasa ka märkimisväärse ajalise säästu.
Süstemaatiline lähenemine teeb e-arvetele ülemineku ladusaks
Kas e-arvetele üleminek tekitas ettevõttele kartusi? “Eks iga uue asjaga on alguses hirm, et kuidas see täpselt tööle hakkab ja mis on riskid. Samamoodi oli ka meiega. Nägime plusse aga arvestasime ka sellega, et on riske ning seetõttu otsustasimegi samm-sammu haaval liikuma hakata. Proovisime kõige pealt osade tarnijatega ja siis muudkui suurendasime tarnijate hulka. Seda seetõttu, et kui peaks olema vigu või probleeme, siis saaksime need varakult väikse vaevaga lahendada. Meie jaoks oli mõni kuu mõistlik aeg selleks, et täielikult uuele süsteemile üle minna,” ütles Pisang.
Süstemaatiline lähenemine on sujuva e-arvetele ülemineku aluseks. “Kõige tähtsam on arvete protsess ennem korralikult ära kaardistada – teha selgeks kes ja mida täpselt arvetega teeb ning kes neid kinnitavad. Kui see liikumine ära kaardistada ja koos partneritega üle vaadata, siis saab kiirelt selgeks, mida on vaja veel lahendada, et asi töötaks laitmatult,” kirjeldas Pisang, kuidas e-arvete ülemineku protsessile läheneti.
“Väga oluline on kindlasti ka koolitada inimesi, kes Arvekeskuse lahendust hiljem kasutama hakkavad. On väga oluline, et töötajad, kes arveid kinnitama hakkavad, saaksid aru, kuidas süsteem töötab,” lisas Pisang.
Pisang kiidab Omniva Arvekeskuse tuge, mille tõttu oli uue süsteemiga harjumine lihtsam: “Kui küsimusi oli siis saime kiirelt vastused. Midagi keerulist ei olnud, sest iseenesest on tegemist väga loogilise ja lihtsa teenusega. Kõik on piisavalt hästi selgitatud ja arusaadav.”
Rutiinsed tegevused tuleks automatiseerida
Mida päev edasi, seda rohkem on igapäevane normaalsus, et ettevõtted kasutavad omavaheliseks arveldamiseks e-arveid. “Meie oma ettevõttes otsime igapäevaselt võimalusi, kuidas rutiinseid tegevusi automatiseerida, et inimesed ei peaks käsitsi informatsiooni kuhugi sisestama. Ma usun, et ettevõtetena peamegi sinnapoole liikuma, et selliseid rutiinseid tegevusi automatiseerida. Küllap on teisigi selliseid mõttekaaslasi,” sõnas Pisang.
Pisang soovitab e-arvetele üle minna teistelgi ettevõtetel. Tema hinnangul on kõige olulisem, miks peaks hakkama e-arveid kasutama hakkama see, et töötajaid ei pea andmeid enam käsitsi sisestama, vaid informatsioon jõuab otse raamatupidamistarkvarasse. Kindlasti on oluliseks argumendiks ka paindlikkus, sest inimesed saavad arveid kinnitada ja kontrollida asukohast sõltumatult.
Bellus Furniture on tegutsenud juba üle 20 aasta. Ettevõte toodab pehmet mööblit ja müüb neid läbi edasimüüjate Skandinaavias ja Euroopas. Tänaseks toodab Bellus ligi 100 000 diivanit ja voodit aastas, ettevõttes töötab 220 inimest.
Eesti avalik sektor läheb 1. juulist üle e-arvetele, mis tähendab seda, et ettevõtted saavad riigiasutustele ja -ettevõtetele edastada vaid selles vormingus arveid.
