E-kirjade uputus on võtnud üüratud mõõtmed. Kadunud on ajad, kus saime ühe või paar kirja päevas. Nüüd tuleb neid kümnete ja mõnedel isegi sadade kaupa. Kuidas oleks mõistlik e-kirjadega ümber käia nii, et kõik saaks tehtud ja midagi ära ei ununeks?
Üks suurimaid probleeme on harjumus lugeda e-kirja hetkel, mil ta meie sissetulevate kirjade kataloogi potsatab. Vastav programm teavitab meid sellest tavaliselt mingi väljahüppava aknakesega. Taolise lugemisharjumuse puhul on halb see, et sissetulev kiri katkestab muu töö. Isegi kui me seda kohe lugema ei lähe, on väljahüppav aknake katkestanud keskendumise ja töö efektiivsus langeb.
Igati mõistlik on e-kirja programmides need ilmuvad aknakesed ära keelata. Loe kirju pigem siis, kui sulle endale sobib. Mõistlik oleks seda teha pärast eelneva töö lõpetamist. Kas teed seda iga 30 minuti järel või iga 3 minuti järel, see sõltub töö spetsiifikast ja harjumustest. On aga kindel, et kui lähed omal initsiatiivil uusi e-kirju vaatama, siis kontrollid sina neid, mitte nemad sind. Pane ka tähele, et ühesuguste tegevuste (ehk antud juhul kirjade lugemine) koos tegemine võtab vähem aega kui igaühega eraldi tegelemine.
Teine halb harjumus on tegeleda e-kirjadega mitu korda. Näiteks avad uue kirja, loed selle läbi ja otsustad hiljem vastata. Hea õnne korral tõesti kunagi jõuad selle juurde tagasi, avad ja loed kirja uuesti ja vastad. Tunduvalt mõistlikum on seda lugeda ainult üks kord. Selleks tuleb tekitada endale rutiin, et vastad kirjale (või kustutad) kohe, kui oled selle läbi lugenud.
Eriti kehtib reegel olukordades, kus e-kirjale on võimalik vastata vähem kui kahe minutiga. Isegi nendega, mis ei tundu hetkel prioriteetsed, aga saaksid kohe ära teha, siis teegi kohe, sest hilisemaks planeerimine ja kunagi tagasi tulemine võtab kokkuvõttes rohkem aega. Muide, ka e-kirjadele, millega tegelemiseks on vaja rohkem tööd, tasub kiiresti vastata näiteks, et "sain kirja kätte, vastan ülehomseks". Nii ei tule ehk kolleeg paari tunni pärast segama küsimusega: "Kas said minu kirja juba kätte?".
E-kirjad saavad laekuda meie sissetulevate kirjade kataloogi (Inbox) või filtreeritakse kohe vastavalt saatjale või teemale kuhugi teise kataloogi. Automaatsel filtreerimisel on mõned miinused. Jah, spämmi jaoks toimib see hästi. Erinevate tööülesannete puhul aga mitte. Nimelt kipuvad teistes kataloogides lebavad kirjad meil lihtsalt meelest ära minema. Isegi kui näeme seal lugemata kirjade arvu, on meil vaja kataloogi siseneda, et tegelikke kirju lugeda. See oleks umbes sama, kui mul oleks erinevates tubades töölauad ja päeva jooksul käin iga laua taga mitu korda vaatamas, et mis parasjagu pooleli on.
Soovitan hoida kõik uued ja pooleliolevad e-kirjad (mis vajavad veel sinu panust) Inbox’is. Siis on nad silma all ja tuletavad ennast ise meelde. Muidugi ei tohi selliste kirjade arv minna väga suureks. Katalooge on aga vaja arhiveerimiseks. Inbox’is olevad e-kirjad aga tuletavad meelde tegemata asju.
Ent mida teha siis, kui kirjakastis on sadu või tuhandeid vanu kirju? On kurdetud, et soovitakse oma kirjakasti jälle korda saada ja hoida seal ainult aktuaalseid 20-50 e-kirja, aga kunagi pole aega, et seda tuhandet seisvat kirja läbi töötada. Kustutada ju ei raatsi, sest äkki läheb ikkagi midagi vaja? Siinkohal soovitan tekitada endale üks uus kataloog nimega "VANA INBOX" ja kopeerida sinna korraga kõik Inbox’is olevad kirjad, välja arvatud ehk 20 uuemat. Sellega oled hoobilt vabastanud Inbox’i sissetulevateks kirjadeks ning seda on lihtsam edaspidi korras hoida. Uuest kataloogist aga leiad vajadusel oma vanad kirjad üles. Jah, nende otsimine nõuab ehk rohkem aega, aga paari kuu pärast võid kogu kataloogi juba lõplikult ära kustutada.
