Koosolekud on paljude inimeste igapäevase töö osa. Mida enam on vastutust, seda rohkem on ka koosolekuid. Juhid võivad 80% oma tööajast veeta erinevatel nõupidamistel. Infomahukates organisatsioonides on samuti reeglina rohkem koosolekuid, mis on aga üks frustreerivamaid tööpäeva osasid.
Tampere ülikooli kommunikatsiooni õppejõu Tomi Laapotti sõnul tekitavad koosolekud negatiivseid tundeid, sest nendest on saanud tugev institutsioon. “Oleme harjunud teenima koosolekut, mitte organisatsiooni või enda eesmärke. Paljudele ei ole selge see, mis eesmärki koosolek tegelikult täidab,” ütleb ta.
Kui koosolekud täidavad kogu päeva, siis nad võiksid olla efektiivsed ja sisukad. Õnnestunud koosoleku vaatest on oluline selgesti määratleda, mis on selle seisukohalt oluline ja mis mitte.
Esmalt tasub mõelda, kas osa koosolekutest on ebavajalikud või vähemalt mõelda, kellel ei oleks vaja nendel osaleda.
Laapotti arvates ei tasu aga koosolekuid ka täielikult vältida, sest neil on oluline eesmärk. Nõupidamised peegeldavad ettevõtet väiksemas pildis ja sellel osalejad määratlevad, mis roll on töökohal üldse.
Ebaõnnestunud koosolekuid ikka juhtub ja siis tasuks analüüsida kahte asja. “Tähelepanu peaks pöörama sellele, mida tahetakse koosolekul teha ja mis seal tegelikult juhtub. Kui nõupidamine ebaõnnestub, siis vähemalt ühte neist peaks muutma. Kui koosoleku eesmärgid on liiga kõrged ja neid lihtsalt ei ole võimalik saavutada, siis ei ole ime, et see frustreerib inimesi. Samas aga, kui koostöö koosolekul on kehv, siis ka see ei ole hea,” räägib Laapotti.
Kõigile hääl ja õigel ajal kohale
Laapotti sõnul tasub koosolek jätta pidamata siis, kui keegi osalejatest ei oska öelda, miks seda on vaja. Tähtis on ka koosoleku juhi roll.
Kaasamine on kõige olulisem. Koosoleku juht peaks saama kõik osalejad arutlema ja otsustamises osalema. On hea teadvustada, et kommunikatsioon ei ole vaid info üleandmine, vaid ennekõike ühise tähenduse loomine. Samuti väärtustatakse ka seda, et koosolek järgib agendat: alustatakse õigeaegselt ja tehakse seda, mis oli eesmärgiks.
Laapootti toob välja, et uuringud näitavad, et koosolekutesse suhtutakse siiski paremini, kui üldiselt arvatakse. Nõupidamistega ollakse pigem rahul kui rahulolematud. “Mõnikord võiks ehk hoopis oma hoiakud üle vaadata,” arvab ta.
Allikas: Talouselämä
