Sagedamini eksitakse üldkoosolekut kokkukutsudes etteteatamistähtaja suhtes või ei suudeta etteteatamist tõendada, samuti on teated tihti sisult puudulikud.
Tavapäraselt võtab äriühingu igapäevaseid juhtimisotsuseid vastu juhatus. Küsimused, mis väljuvad igapäevase majandustegevuse raamest, kuuluvad nõukogu pädevusse. Eriti olulised ja põhimõttelised küsimused kuuluvad aga nii osaühingu osanike kui ka aktsiaseltsi aktsionäride üldkoosoleku pädevusse, mistõttu on üldkoosoleku pidamiseks seatud ranged reeglid.
Iga osaniku ja aktsionäri üks põhiõigustest on õigus osaleda üldkoosolekul ning seal oma vaba tahte kohaselt hääletada. Kuivõrd tegemist on niivõrd põhimõttelise ja olulise õigusega, siis näeb seadus üldkoosoleku korraldamiseks ette ka täpsed reeglid, sealjuures üldkoosoleku kokkukutsumise range korra. Tasub tähele panna, et lisaks seaduse nõuetele võivad erinõuded tuleneda ka ühingu põhikirjast.
Tavaliselt on üldkoosoleku kokkukutsujaks juhatus ning üldkoosolek kutsutakse kokku nii, kuidas juhtub. Saadakse kokku, kontrollitakse kvoorumit, võetakse vastu otsus ning minnakse laiali. Juriidiliselt on paljud sellised otsused siiski tühised, sest kokkukutsumise korda on oluliselt rikutud, v.a kui kõik osanikud/aktsionärid otsuse heaks kiidavad.
PANE TÄHELE!
Olulisemad nõuded üldkoosoleku kokkukutsumisteatele
- Minimaalne etteteatamise tähtaeg: OÜ puhul vähemalt üks nädal. ASi puhul oleneb sellest, kas tegemist on korralise või erakorralise koosolekuga: vastavalt kas kolm või üks nädalat.
- Kindlad nõuded kokkukutsumise teate sisule: aeg, koht, päevakord, nõukogu olemasolul nõukogu ettepanek iga päevakorrapunkti kohta ja muud tähtsust omavad asjaolud. ASi puhul lisaks, kas tegemist on korralise või erakorralise koosolekuga.
- Eelnev dokumentidega tutvumine. Kui otsustamisele pannakse väga olulised küsimused, mis on seotud mahukamate dokumentidega, peab osanikel/aktsionäridel olema võimalus vastavate dokumentidega teatud aja jooksul (mis võib erineda ka üldisest kokkukutsumise tähtajast) eelnevalt tutvuda. Vastav märge peab sisalduma ka kokkukutsumisteates.
- Teate edastamine. Teade tuleb edastada osaniku/aktsionäri aadressile, mis reeglina on nähtav osanike nimekirjast või aktsiaraamatust. Kui tegelik aadress sellest erineb, siis ka tegelikule aadressile, kui juhatus seda teab või teadma peab. ASi puhul on kohustuslik, OÜ puhul soovituslik edastada teade tähituna või allkirja vastu. Kui aktsionäre on üle 50, tuleb avaldada teade "Ametlikes teadaannetes".
