Kontoritöö ei tähenda enam üheksast viieni kindlas asukohas laua taga töötamist. Infotehnoloogia areng loob võimaluse muuta paindlikumaks töökorraldust nii era- kui riigisektoris. Kaasaegsed ja töötajaid väärtustavad asutused loovad töötamiseks nn liikuvad/mobiilsed kaugtöökohad.

Turvaline arvutiühendus võimaldab töötada ametnikel väljaspool kontorit. Tulemusena tekivad uued võimalused isikliku ja tööelu ühendamiseks. Seda eesmärki silmas pidades loodi prooviuuringuna riigitöötajatele kaugtöötamise võimalused neljas Eesti linnas: Haapsalus, Raplas, Paides ja Viljandis.

Kaugtöö on töö, mida tehakse väljaspool tööandja tavapäraseid kontoriruume, olles vahetust juhist ja kolleegidest füüsiliselt eemal, kuid ühenduses IT vahendite abil. Rahandusministeerium on loonud valitsuse heakskiidul riigimajade kontseptsiooni ning järgmise nelja aasta jooksul luuakse kõikides maakondades, v.a Harjumaal riigimajad. Eesmärk on koondada riigiteenuste ja sobivate kohalike omavalitsuste teenused ühte asukohta maakonnas, et parandada teenuste kättesaadavust ja säästa kinnisvarakulusid. Lisaks riigiteenuste pakkumisele luuakse ka kaugtöökohad, mida saavad kasutada kõik riigiasutused. Eelnevalt nimetatud neli linna on esimesed näited, kus sellist töökeskkonda katsetatakse.

Oluline on leida tööle parim töötaja ja tema elukoht ei ole enam määrav

Riigitöötajatel on kaugtööks üldjuhul kaks võimalust: kasutada asutuse enda ruume, mis on täna valdav praktika või kaugtöökeskusi riigimajades.

Esimesel juhul on reeglina tegemist asutuse kohalike esinduste ruumidega üle Eesti, näiteks maksu- ja tolliamet, keskkonnaamet jt, kus on võimalik teha kaugtööd nii püsivalt kui ajutiselt. Paljud seda tüüpi riigiasutused juba värbavad töötajaid üle Eesti sõltumata nende elukohast, kui töö iseloom seda võimaldab. Selles suunas liiguvad riigiasutused ka edaspidi.

Samas paljud riigiasutused, nagu ministeeriumid ja ametid, kellel ei ole kohalikke esindusi, ei ole saanud regioonides kaugtööd laiemalt praktiseerida. Riigimajades kaugtöökohtade loomisega tekib ka neil see võimalus. Riigi Kinnisvara AS koostöös rahandusministeeriumiga viib möödunud aasta juunist ellu kaugtöökohtade katseuuringut kolmes asukohas: Haapsalus, Paides ja Raplas. Igas linnas on katsetamisel neli kaugtöökohta. Selle aasta algusest avanes töötajatel võimalus kasutada kaugtöökohti ka Viljandis.

Poole aasta jooksul kasutas kolmes linnas kaugtöökohal töötamise võimalust ligikaudu poolsada töötajat 13 erinevast asutusest. Populaarseimaks osutus Rapla, kus tehti kaugtööd kokku 813 tundi. Kaugtöötamise võimalust kasutasid näiteks riigi tugiteenuste keskuse, rahandusministeeriumi, riigi IKT asutuste töötajad jt.

Kaugtöötamine avardab valikuid ja pakub võimalusi

Kaugtöökohtade loomisel on oluline, et töötaja saaks maksimaalselt pühenduda oma ametiülesannete täitmisele ja ei peaks muretsema korralduslike küsimuste pärast. Riigimajades lahendatakse töötajatele ära ka teised vajalikud teenused, nagu näiteks koosolekute pidamine, videokonverentsid, kontoriteenused jms.

Kaugtöö ei ole veel levinud praktika kõikides riigiasutustes. Isegi ühes organisatsioonis võib osakondadel olla kaugtöötamise võimaldamisel erinev praktika ja olulisel määral sõltub see juhi hoiakutest. Juhul kui vahetul juhil on kombeks jälgida töötaja kohaolekut, siis ei pruugi kaugtöötamine olla temale aktsepteeritav töökorraldus. Paljud riigiasutused sarnaselt eraettevõtetega liiguvad aga tulemuspõhise juhtimise suunas, kus tulemust mõõdetakse töötulemuste, mitte töökohal töötamise järgi. Oluline tulemuspõhisel juhtimisel on usaldus töötaja ja juhi vahel ning selgete ootuste kokkuleppimine.

Kaugtöötamise ulatuslik kasutamine võib pakkuda uusi väljakutseid juhtidele ja organisatsioonile. Kui ühe üksuse töötajad on füüsiliselt üle Eesti laiali või käivad kontoris ainult teatud päevadel, siis ei pruugi isegi koosolekute ja arutelude korraldus olla lihtne tegevus.

Samas kaalub kaugtöö võimaldamise positiivne efekt üle kaasnevad väljakutsed. See muudab organisatsiooni töötingimused atraktiivsemaks nii olemasolevatele kui potentsiaalsetele töötajatele. Võimaldab töötajatel paremini kombineerida töö- ja eraelu ning täita oma ametiülesandeid. Avarduvad võimalused värvata töötajaid nende pädevuse, mitte elukoha järgi, millel on ka regionaalpoliitiline tähtsus. Kaugtööl on olulised positiivsed mõjud regionaalsele arengule, kuna nii suureneb kohalike teenuste tarbimine ning inimeste osalemine piirkonna tegevustes.