Sisendkäibemaksu mahaarvestamiseks on oluline nõuetekohase arve olemasolu.
Seaduse kohaselt tuleb ostjale arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul arvates käibe toimumise ajast. Uudseks asjaoluks on, et nüüd tuleb arve väljastada ka saadud ettemaksu kohta. See on vajalik, et kauba või teenuse saajal oleks alus sisendkäibemaksu maha arvamiseks maksustamisperioodil mil müüjal käive tekkis.

Arvele tuleb kirjutada käibemaksuseaduse või kuuenda direktiivi säte, kui rakendatakse 0 % määra või maksuvabastust. Näiteks kauba ühendusesisese käibe puhul tuleks viidata kuuenda direktiivi art 28 (c) (A) või KMS § 15 lg 3 p 2. Käibemaksuseaduse kohaselt on maksumaksjal õigus valida, kas ta soovib viidata direktiivile või käibemaksuseadusele.

Samas kui arve väljastatakse teise liikmesriigi maksukohustuslasele, on arve ostjale arusaadavam, kui viide on kuuendale direktiivile. Maksu- ja Tolliameti kodulehel (www.emta.ee) ning Rahandusministeeriumi kodulehel (www.fin.ee) on vastav tabel, kus on ära toodud 0 % määraga maksustatavad ja maksuvabad tehingud ning vastavad viited direktiivile ja käibemaksuseadusele. Nimetatud nõue tuleneb 1. jaanuarist 2004 kehtima hakanud arvete direktiivist. Nõukogu direktiivid ei ole liikmesriikides otsekohaldatavad, vaid direktiivis väljendatud põhimõtted sätestatakse liikmesriigi seadustes. Seega kehtestatakse nõuded arvetele liikmesriigi käibemaksuseaduses ning osades liikmesriikides ei pruugi veel arve sätted olla kooskõlas arve direktiiviga. Sellest tulenevalt võivad teiste liikmesriikide maksukohustuslaste arvetel puududa viited kuuendale direktiivile. Nende viidete puudumine ei ole takistuseks sisendkäibemaksu mahaarvamisel.

Samuti on erinõuded arvele seatud erikordade puhul, näiteks kolmnurktehingu puhul ning uue transpordivahendi, reisiteenuste ja kasutatud kauba müümisel. Kui välisriigi maksukohustuslane on määranud maksuesindaja, siis tuleb arvele märkida ka maksuesindaja andmed.

KMS § 37 lg 5 toodud tingimustel võib kauba või teenuse saaja väljastada arve talle võõrandatud kauba või osutatud teenuse kohta. Selle aluseks peab olema kirjalik kokkulepe, kus on sätestatud ka müüja poolt arvete aktsepteerimise kord.

Uue seaduse kohaselt võib reisijateveo teenuse osutamisel ning parkimisautomaadi, automaattankla ja muude samalaadsete aparaatide väljatrükitava arve korral väljastada lihtsustatud arve, kui arvel olev summa ei ületa 1000 krooni ilma käibemaksuta. Lihtsustatud arvel peab olema vaid arve kuupäev, müüja andmed, kauba või teenuse nimetus ja kirjeldus, maksustatav summa ning tasumisele kuuluv käibemaksusumma. Ostja on kohustatud arvele enda andmed ise märkima.

Nõuetekohast arvet ei pea väljastama kauba müümisel või teenuse osutamisel füüsilistele isikutele (va seaduses toodud erandid, nagu uue transpordivahendi müük) ning maksuvaba käibe korral.

Arve tuleb väljastada ka ettemaksu kohta

Kauba müüja või teenuse osutaja on kohustatud väljastama nõuetekohase arve millel on järgmised rekvisiidid:

• arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
  
• maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number;
  
• kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress;
  
• kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel.*
  
• kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
  
• kauba kogus või teenuse maht;
  
• kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev ja/või sellest varasem kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
  
• kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;
  
• maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;
  
• tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. Käibemaksusumma märgitakse kroonides.**

* Seega ostja käibemaksukohustuslase number tuleb arvel märkida kauba ühendusesisese käibe ning teatavate teenuste korral, kui müüja rakendab 0 % määra ning teise liikmesriigi käibemaksukohustuslasel on antud teenuse saamisel pöördmaksustamise kohustus. Eesti siseste tehingute puhul ostja käibemaksukohustuslase numbri märkimine pole vajalik;
**See ei tähenda, et arvel tuleks käibemaksusumma ümardada krooni täpsusega, vaid käsitab juhtu, kui arve on väljastatud muus vääringus kui Eesti kroonides. Näiteks kui arve on väljastatud eurodes, tuleb käibemaksusumma märkida Eesti kroonides.