Satun tihtilugu lugema töökuulutusi, kus otsitakse raamatupidajaid-andmesisestajaid. Selles ei olekski midagi imelikku, kui meil ei oleks saadaval automaatseid lahendusi, mille toel raamatupidaja saaks keskenduda oma põhitööle selle asemel, et kuluarvete sisestamisega tegeleda.

Itella Informationi hinnangul saadetakse Eestis 60 miljonit arvet aastas. Arved liiguvad paberkujul, PDF-dokumendina e-kirjade kaudu või n-ö päris e-arvena, mille puhul saavad arve andmed saatja ja saaja arveldussüsteemide vahel liikuda automaatselt ilma paberile sattumata ja manuaalse vahelesekkumiseta. Kuigi tõelisi e-arveid liigub ettevõtete vahel veel kahjuks üsna vähe, on Itellal olemas teenus paber- ja PDF- kujul saadetud postiarvete digitaliseerimiseks, mis needki arved e-arveldusprotsessile ning süsteemidele e-kujul söödavaks muudab.

Eestis on vähe neid ettevõtteid, kes on välja arvutanud, kui palju kulub aega ja raha arvete sisestamisele, andmevigade kontrollile ja kõige selle jälgimisele, kas arve on üldse majja tulnud, kelle laual või arvutis see parasjagu on ja kellele see edasi peab minema jne. Ning lõpuks tuleb ju ka vaadata, et arve enne maksetähtaega ka maksmisele jõuab. Arvete digitaliseerimine ja elektroonilised arvehaldussüsteemid pakuvad just sellist ülevaadet ning aitavad seda protsessi paremini kontrolli all hoida.

Kuna arvehaldussüsteem võimaldab arveid kiirelt väga erinevate parameetrite ja staatuste alusel e-arhiivist leida (vajadusel ka välja printida), ei teki edaspidi enam ka vajadust mahukate arvekaustade järele, mis asjatult riiulipinda võtavad. Samuti ei pea audiitoreid või maksuametnikke enam paberihunnikute alla uputama, vaid nad saavad arvehaldussüsteemile teie loal ajutise ligipääsu, et arveid ise otsida ja üle vaadata. Digitaalne ja mugav arvete haldus annab parema ülevaate ka rahavoogudest tehtud kulutuste näol. Partneri kasutamisel kaob ettevõttel vajadus ise spetsiaalsesse tarkvarasse investeerida ja seda hallata, võimaldades rohkem keskenduda põhiärile.

Ostuarvete digitaliseerimise teenust sisse ostes tuvastab teenusepartner arvelt kokkulepitud väljad ja raamatupidaja saab keskenduda kinnitusringi loomisele või kulude jaotamisele. Kuna arvehaldussüsteemis saab ka automaatseid kinnitusringe või konteerimismalle luua, aitab see raamatupidajal oma tööd veelgi efektiivsemaks ja rutiinivabamaks muuta. Kogu lahendus kiirendab arvete sisestamisele ja kinnitamisele kuluvat protsessi ning annab kinnitaja asukohast sõltumata täieliku ülevaate arvetega toimuvast. Kuna Itella lahendus on veebipõhine, siis saavad inimesed arveid kinnitada olenemata asukohast, piisab vaid internetiühendusega arvutist või nutitelefonist.

Vähemalt 300 ostuarvet kuus

Ostuarvete digitaliseerimine ja arvehaldussüsteem terviklahendusena on seda efektiivsem, mida rohkem on ettevõttel tarnijatelt arveid. 300 ostuarvet kuus on umbkaudne hulk, mil tasub kindlasti teenusepakkujatega juttu teha. Samas on Itellal ka väiksemate mahtudega kliente, kellel on konkreetne põhjus teenuse kasutamiseks. Näiteks saadetakse arve kulu tekitanud inimesele, kes peab selle reeglina ka ise esimesena üle kontrollima ja kinnitama, samas kui kogu raamatupidamine, kes vastutab arve majandustarkvarasse sisestamise ja konteerimise eest, töötab hoopis teises linnas või riigis. Traditsiooniliselt liiguvad sel juhul arved raamatupidajateni kulleri, sisetranspordi või postiga, mis on aga kulukas ja aeganõudev. Nii et tihtilugu tahavad kliendid, kes uue lahenduse kasutusele võtavad, olla ka lihtsalt innovaatilised ja ajaga kaasas käia.

Arvehalduse digitaalseks muutmise protsess

Selleks, et paberivabale arvehaldusele üle minna, tuleb saabuvate arvete eri formaadid viia ühtsele elektroonsele kujule. See tähendab, et kõik ettevõttele suunatud paber-, PDF- ja päris e-arved saadetakse või suunatakse arveoperaatorile, kes sõltumata arve algsest formaadist ja sisendkanalist edastab need üheses formaadis koos arve PDF-pildiga arvehaldussüsteemi. Seal saavad ettevõtte (kulu) juhid ja raamatupidajad arveid elektroonselt kontrollida, kinnitada, kommenteerida ja/või konteerida. Lõpptulemusena saadab klient ettevõtte majandustarkvarale, näiteks NAVile, sobivas formaadis ostuarve andmefaili (vajadusel koos arvepildiga) ning andmete sisestamine ja kannete tegemine NAVis ei ole enam manuaalselt vajalik.

Digitaalne ostuarvete menetlemine

Arvete digitaliseerimine

Mis kasu on arvehalduse digitaliseerimisest?

• Säästad aega ja raha nii arvete sisestamisel kui ka menetlemisel.
• Vähem andmevigu – e-arvete puhul puudub inimliku eksimise võimalus ning professionaalne digitaliseerimispartner tagab andmete õigsuse paber- ja PDF-arvete puhul.
• Arved ei kao ära, nagu seda tihti paberarvetega juhtub, sest nad on elektroonsed ja ühes süsteemis koos.
• Juhtkonnal ja raamatupidamisel on reaalajas jooksev ülevaade, kelle käes, mis ajast ja milline arve parasjagu on.
• Raamatupidajad saavad rakendada oma oskusi sihtotstarbeliselt selle asemel, et rutiinselt arveid sisestada.
• Finantsperioodide lõpetamine on kiirem ja lihtsam.
• Puuduvad fikseeritud kulud arvete sisestamisel, kuna teenustasu sõltub digitaliseeritud ja tuvastatud arvete kogusest.
• Arvete hulga ja töömahu kasvades ei pea otsima lisatööjõudu.
• Lahenduse tasuvusaeg on lühike – kuna investeeringud puuduvad, siis on võimalik saavutada kokkuhoid kohe.

Artikkel on avaldatud ajakirjas Äri-IT, kevad 2013.