Columbuses puutume pidevalt kokku olukorraga, kus meie poole pöördutakse sooviga saada omale uus majandustarkvara (ERP), kuna olemasolev ei vasta enam vajadustele. Praktikas tähendab see, et tarkvara ei võimalda enam kasutajate arvates tööd edukalt teha. Kuid kas kohene tarkvara vahetus on kõige mõistlikum tegu? Selle üle mõtiskleb Columbus Eesti digitaliseerimisekspert Marko Seier.

Kasutajate rahulolematust ERPiga tingivad tavaliselt järgnevad ilmingud:

• protsessid pole tarkvaraga kaetud ja peetakse kõrval oma Excelit;
• tarkvara on aeglane ja jookseb kokku;
• aegunud väljanägemine;
• ebaloogiline ja keeruline kasutajaliides;
• andmeid ei saa hästi kätte;
• keeruline liidestatus teiste rakendustega.
• seda nimekirja saab ilmselt jätkata pikemalt, kuid kas esimesena tarkvara vahetamine on alati kõige õigem samm?

Columbuse kogemus ütleb, et esimese asjana tuleks hoog maha võtta. Isegi kui seda hoogu on aastaid kogunenud. Kuigi on selge, et tarkvara on aegunud, siis tuleb vaadata laiemat pilti ja teha tegevusi nupukalt.

Nupukad tegevused on järgmised

• Vaata üle oma praegused protsessid ja tuvasta seal olevad probleemid. Nii äriprotsesside kui ka tarkvara lõikes.
• Kui probleemid on teada, siis tööta välja neile süsteemsed lahendusmeetmed. Tihtipeale ei ole ERPiga seotud probleemides süüdi ERP, vaid protsessid oma probleemidega seal ümber.
• Vii lahendused ellu (nt korrasta andmed, selged reeglid info sisestamisele jm).
• Vaata, kas ka nüüd ja millises funktsionaalsuses pead ERPi vahetama. Võib juhtuda, et probleemide lahendamise käigus kahanes ka vahetu ERPi vahetamise vajadus. Seda põhjusel, et lahendasid probleemid ERPi ümber ja mõnigi pakiline probleem muundus, sest valupunkt liikus mujale.
• Sõnasta uue ERPi vajadused tehes seda juba arvestades korrastatud protsesse. Muul juhul juurutatakse uus ERP, mis teeb samu vigu uuesti edasi.

Kuna ERPi vahetamine on ühele ettevõttele suurt pingutust nõudev tegevus, kus edu ei tule lihtsalt. See tuleb vaid süsteemse ja üsnagi kalli tööga. Seetõttu ongi eelnevalt väljatoodud nupukad tegevused ühtlasi ka ettevalmistuseks sujuvamaks ERPi vahetamiseks. Siinkohal ei saa ka jätta välja toomata, et uue ERPi juurutamisel avanevad ka mitmed seninägemata võimalused.

Mis on moodsate majandustarkvarade tugevused?

• Uue põlvkonna tööga rahulolu on väga tugevalt seotud IT-lahenduste kasutusmugavusega. Moodsat rakendused seda ka pakuvad. Kui töötajad on rahul IT-ga, on ka nende rahulolu tööga kõrgem.
• Kasutaja asukohast sõltumatult igalt poolt kättesaadavus (mobiilis, tahvelarvutis).
• Lihtne liidestatus teiste rakendustega.
• Andmete kuvamise lihtsus.
• Pidevalt uusim versioon pilvetarkvara puhul.
• Tuntud ja tugeva ettevõtte poolt pakutav tugi.

Neid tugevusi on veel, kuid siin põhilisemad.

Esimene samm on tähtsaim

Kokkuvõtvalt saab öelda, et süsteemne tegevus on murede lahendamise eelduseks. Selleks, et leida enda ettevõttele sobiv lahendus ja teha muudatusi õiges järjekorras, on mõistlik alustada analüüsiga.