Kas käibe ja kasumi info kättesaadavus reaalajas on probleem või pigem võimalus? Kuidas lahendada majandustulemuste kättesaadavuse probleem kolme sammuga?

Ettevõtte majandustulemused. Käive ja kasum. Jooksev kuu ja eelmine. Aasta kumulatiivselt. Võrdlused prognoosidega, eelarvega.

Paneme ennast eri ametite rolli ja vaatleme nende aruandlusvajaduse argipäeva.

Ettevõtte juhi seisukohast:

• Tahaks näha majandustulemusi, kuidas meil ettevõttena läheb? Kuidas osakondadel läheb? Kuidas eri kauba- ja teenuse liinidel läheb?
• Kas püsime eelarves? Aga võrreldes eelmise aasta sama ajaga? Millised on tänase seisuga jooksva aasta väljavaated, arvestades tegelikku tulemust möödunud kuude osas ja tulevikku prognoosi alusel? Millised on olnud hiljutiste sündmuste mõjud käibele? Kas palgaralli on jätnud midagi kasumist ka alles?
• Tahaks näha, mis toimub nüüd ja praegu ja kohe! Ma saan aru, et palka arvutame kord kuus, kuid müügikäive edeneb ju iga päev. Miks ma pean ootama järgmise kuu keskpaika, et teada saada kuidas minu juhtida ja vastutada oleval ettevõttel läheb. Miks ma ei saa kohe nüüd ja praegu?

Kas ei saaks teha nii, et kui minult nõutakse kasumlikku tulemust, siis ma saan seda ka jooksvalt näha ja analüüsida. Ja et andmed on õiged?

Tulemusüksuse juhi ja meeskonna vaatepunktist:

• Soovin näha, kuidas minu tulemusüksusel läheb. Ma saan aru, et minu üksuse käibe ja kulude eristamine teistest on tülikas käsitöö, aga ikkagi – kas ei saaks teha nii, et kui mult nõutakse kasumlikku tulemust, siis ma saan seda ka jooksvalt näha ja analüüsida. Ja et andmed on õiged. Ja et ma ei pea käsitsi eri allikatest Excelis kokku panema ja tegema võrdluseid eesmärkidega!

Kuidas saaks nii, et ma ei peaks käsitsi kopeerima kuu tulemusi raamatupidamisest Excelisse ja siis neid kõrvutama seal olevate eelarvetega?

Finantsjuhi/raamatupidaja seisukohast:

• Tahaks, et ma ei peaks iga kuu kulutama tundide ja päevade kaupa aega, et ette valmistada aruandeid juhtkonnale. Kuidas saaks nii, et ma ei peaks käsitsi kopeerima kuu tulemusi raamatupidamisest Excelisse ja siis neid kõrvutama seal olevate eelarvetega.
• Ja kohe, kui midagi parandatakse, siis hakka jälle otsast pihta. Praegu on keerulised ajad ka ja tulemusi tahetakse kohe. Aga mul ei ole veel kõiki arveid. Ja need tilguvad siin poolde kuusse. Ja siis neid parandatakse.
• Ja siis veel need tulemusüksuste juhid. Neile tee eraldi väljavõtted ärisuundade kaupa. Ja siis veel inimeste ja toodete kaupa. Kui ettevõtte tulemused veel kuidagi saab käsitsi, siis klientide, toodete, inimeste kaupa on hullumaja. Andmeid on nii palju, Exceli lehekülgi, kuhu peab täpselt kopeerima, on kümneid. Iga valemiviga keerab kõik tuksi.
• Rääkimata hädast, et igaüks tahab isemoodi vaadata. Ja siis vaidlevad, kelle number on õigemini kokku arvutatud.
• Eelarvestamise protsess – sellest ma ei hakka rääkimagi – see on kord aastas kaotatud kvartal.

Lahendus

Majandustulemuste ulatuslik avalikustamine, aruandluse automatiseerimine ja visualiseerimine.

Lahendus on märksa lihtsam, kui võiks arvata. Tuleb lihtsalt mõned asjad üks kord ja igaveseks ära teha:

• Automatiseerida finantsaruandluse andmekogumine ja esitlus
• Luua ja kehtestada “ühe tõe vaated” ning „avalikustada“ need ettevõtte siseselt
• Seada sisse regulaarne, vähemalt kord kuus, tulemuste ühine ülevaatus ja kiretu analüüs

Aruandluse automatiseerimine

Automatiseerimise mõttes on finantsaruandlus tegelikult üks lihtsamaid. Hoolimata kasutatavast äritarkvarast on kõigil ühetaoline hingeelu. Raamatupidamise tuum on raamatupidamiskanded. Kandel on alati kuupäev, summa, raamatupidamise konto, deebet või kreedit. Ja lisainfona kande dimensioonid ehk konto laiendused, mis teenivad analüütilist eesmärki. Näiteks mis osakond, kulukoht, klient, töötaja, ärisuund on antud kandega seotud.

Tore on ka see, et raamatupidaja elu mõte on „bilanss klappima saada“. Seega andmete kvaliteet on numbrite mõttes väga kõrge. Dimensioonide lõikes on muidugi väljakutseid, sest nende klappima saamine pole raamatupidamise vaates nii oluline ning ebakõlad ilmnevad alles ärianalüütika vaadetes.

Esmane ülesanne on saada pearaamatu kanded, nende tekkimise järgselt, automaatselt finantsaruandluse vaatevälja. Ei tohi unustada ka eelarveid ja prognoose.

Mis toob lauale küsimuse – kuhu ja kuidas?

Esimene kiire vastus on loomulikult Excel. Tänapäevane Excel on vägagi võimekas, kui oskad Excelis oleva lisafunktsionaalsuse Power Query ja Power Pivot’i abil luua sobiva andmemudeli ja selle peale ehitada Exceli risttabeli funktsionaalsusega aruandluse vaated. Küll on aga sellisel tehnikal suur ja fataalne puudus – sul on taas üks Exceli fail, mida ei saa mugavalt andmeid automaatselt uuendama panna. Veelgi enam – seda on äärmiselt ebamugav kolleegiga jagada.

Failist tekivad koopiad, igaühel oma vaated, andmed eri ajal uuendatud. Ja hoidku selle eest, kui tahad teha muudatusi, kõigile tuleb kuidagi teada anda ja uue komplektiga varustada. Ma olen selle teekonna läbinud 10+ aastat ja ma ei igatse sellest ühtegi minutit.

Iga hinna eest tuleb andmed ehk andmemudel ja lõppkasutaja vaated üksteisest lahutada nii, et andmemudel oleks üks ja seda kasutaksid mitmed kasutajad, mitmed aruanded.

Soovitan kasutada mõnda ärianalüütika tarkvara, kus saab üles ehitada andmelaol baseeruva andmemudeli lähenemise, millele siis omakorda tugineb visuaalanalüütika.

Soovitan kasutada mõnda ärianalüütika tarkvara, kus saab üles ehitada andmelaol baseeruva andmemudeli lähenemise, millele siis omakorda tugineb visuaalanalüütika. Kas kasutate Qlik Sense’i, Tableau’d, Power BI’d või mõnda muud, pole olemuslikku vahet.

Meie kasutame Power BI’d.

Andmeladu pole olemuselt muud, kui kogum tabeleid, mille väljade loetelu ja ridade detailsus on kohendatud aruandluse vajadustele vastavalt. Sinna laetakse järjest juurde uue perioodi kirjeid, vajadusel uuendatakse vanemaid perioode. Andmemudel jällegi on omavahel loogiliste seostega ühendatud andmelao tabelid.

Näide tähtskeem tüüpi andmemudelist:

Keskel on faktitabelitena tegelik ja eelarve, mis on omavahel ühendatud aja ja dimensiooni tabelitega.

Sellise lähenemise võlu seisneb lihtsas loogikas: kui tahame kuvada jaanuari käivet võrdluses jaanuari eelarvega, siis võtame Date tabelist kuu välja, tegelikest kannetest ja eelarvest summa välja, kontoplaanist käibe konto ja tõstame nad ühele visuaalile.

Andmehõive automatiseerimiseks on mitmeid võimalusi:

1. Kord kuus manuaalne pearaamatu kannete ja/või eelarve laadimine andmelattu
   Manuaalne pole automaatne, kuid siiski parem, kui igasse eri Exceli aruande vaatesse kopeerida sarnast, kuid siiski erinevat Excelit. Antud lähenemise efekt tuleneb ühekordsest algkannete kopeerimisest andmelattu ja seejärel juba kümned eri aruande vaated saavad uued andmed. Lähenemine on juurutuskulude mõttes odav, sest kõigist raamatupidamisprogrammidest saab viisil või teisel kanded Excelisse eksportida. Küll aga on tülikas kohustus ja suuremate ettevõtete andmemahtude korral ebamõistlik. Eelarve andmehõive jaoks on see variant kulutõhus alternatiiv, sest laadimise sagedus on kord aastas ja saab ära rakendada olemasolevad “eelarve Excelid”. Tehniliselt tähendab see lähenemine esimese sammuna algandmete kopeerimist algallikast kuhugi faili (Excel) ja siis selle faili laadimist viisil või teisel andmelattu.
2. Automatiseeritud andmepäringud otse majandustarkvarast
   Kõikidest äritarkvaradest saab andmed digitaalsel kujul kätte. Kas otse andmebaasi päringutega (SQL, jmt) või vastavate veebiteenuste vahendusel. Ärianalüüsi tarkvaradesse on sisse ehitatud ajastatud andmete laadimise võimalused. See on lihtsam, kui te arvate. Kui te just ei kuulu mõnda rahvusvahelisse korporatsiooni, kus hulga ametimeeste elu mõte on teiste ametimeeste elu võimalikult keeruliseks teha.

Andmete laadimise sagedus on ka oluline. Ideaalis võiks püüelda reaalajas andmete värskuseni. Selle saavutamine on tehniliselt tehtav, kuid võib osutuda rahaliselt kulukamaks. Power BI puhul on ökonoomne variant 8x ööpäevas. Seega päevasel ajal sisuliselt kord tunnis.

Kui andmed on mudeldatud ja andmete laadimine automatiseeritud, siis võiks ju õnn olla saabunud?

Veel mitte. Käesolevaks hetkeks on sul olemas sobival kujul värsked andmed ja nüüd tuleb nad teha lõppkasutajale nähtavaks neile mõistetaval viisil. Võta arvesse, et müügimehe või laohoidja oskuste arsenali ei kuulu ega pea kuuluma teadmine, mis välja ma kusagilt pean lohistama ja kuhu paigutama, et teada saada, mis oli minu selle kuu müük.

Ühe tõe vaated ja avalikustamine

Raha ei tule seina seest, kuigi nii on ju väga mugav mõelda.

Ettevõtte sisene majandustulemuste kättesaadavaks tegemine, igakuine avalik analüüs ja hinnangu andmine on võimas tööriist. Need ajad on pöördumatult möödas, kus ettevõte valis töötaja. Täna valib töötaja ettevõtet. Ja töötaja tahab muude tähtsate pehmete aspektide kõrval olla ka osa majanduslikult edukast ja jätkusuutlikust ettevõttest. Veelgi enam – mina töötajana tahan anda oma panuse ning mis on panuse hindamisel lihtsaim mõõdupuu? Raha.

Juhtide roll on nuputada, mis on need mõõdikud, vaatenurgad, eesmärgid ja sagedus, mille alusel töötaja – osakonna – ettevõtte tulemust mõõta ja hinnata. Õhtu lõpuks maanduvad nad viisil või teisel ettevõtte koondtulemusse: tulud, kulud, kasum.

Ideaalis võiks ettevõtte majandustulemuste aruandluspakett sisaldada:

• Ettevõtte koondtulemus
• Ärisuundade või peamiste tooterühmade või tulemusüksuste lõikes tulemused, millede summa võrdub ettevõtte koondtulemusega.
• Ärisuuna/tulemusüksuse/tooteliini sissevaade tooteni-töötajani-kliendini

Finantstulemuste hulka kuuluvad ka vaated ja analüüsid, mis keskenduvad toodete-teenuste ja klientide käibe analüüsile; brutokasumile. Tootmiskulud, palga analüüs, üldkulud.

Ühe tõe vaated

Et meeskonna teravik oleks suunatud analüüsile ja otsustamisele, peab tulemust väljendav aruanne olema õige. Õigsuse tagamiseks peab olema kokku lepitud, mis on mis ja kuidas me numbreid vaatame. Lihtsaim viis seda saavutada on teha fikseeritud formaadis ja vaikeparameetritega väärtustatud aruanne, mis on kõigile kättesaadavas kohas. Soovitavalt veebibrauseris ja/või mobiilis avatav, lihtsasti leitav.

Fikseeritud formaat ei tähenda jäika väljatrükki. Tänapäevane aruanne on olemuselt dünaamiline aruandlusrakendus, kus on kasutajale mugavad ja lihtsad analüüsi võimalused, üldine hinnang olukorrale, võimalus liikuda detailtasandi analüüsi tuvastamaks, miks number on selline, nagu ta on.

Aruandele liikudes avaneb see jooksva hetke seisuga ja näitab kohe tulemusi:

Avalik väljapanek

Ei ole vaja karta info avalikustamist. Ettevõttele on kasulik, kui müügimees Ott teab, kui palju müüs Klaarika. Naabrist parem töötab igal pool. Võib ka korraldada edetabeleid, kus kõrvutatakse tulemusüksuseid. Samas tuleb olla hoolikas ja teadlik ning tagada õiglane ja tasakaalus võrdlus. Ebaõiglane edetabel teeb rohkem kahju, kui kasu.

Palganumbrite avalikustamist Eestis ei lubata. Seda aga pole vaja tuua ettekäändeks, et peidame kõik kulud. Tänapäevane aruandlus saab automaatselt hakkama personaalsete palgakulude näitamisega ainult selleks volitatud isikutele ja teistele näidatakse summaarseid andmeid üle osakonna.

Columbuses on kõik aruanded avalikud, palgakulude erandiga. Igaüks saab uurida, kuidas läheb minul endal, kuidas teistel ärisuundadel ja kuidas ettevõttel.

Columbus Eesti majandustulemuste aruandluse skoop:

Regulaarne tulemuste ülevaatus ja analüüs

Aruande kasutamiseks peab olema mingi surve. Kui minu palk sõltub müügi käibest, siis on mul huvi vaadata, palju olen juba teeninud.

Tulemusüksuse juhina vastutan osakonna kasumlikkuse eest. Kui pean regulaarselt andma aru, kuidas minu ärisuunal läheb, siis on ka aruanne igapäevases kasutuses.

Juhatuse esimehel on vastutus eelarve täitmise eest nii käibe kui kasumimarginaali vaates. Igakuine tulemuste hindamine meeskonnaga ja sealt edasi nõukogu tasemega on pigem tavapärane rutiin.

Columbus Eesti oleme aegade algusest saati praktiseerinud kuukoosoleku formaati. See on 3-4 tundi kestev igakuine kõigile töötajatele suunatud infokoosolek. Siin on teabe jagamise osa, strateegia esitlused ja töötoad, osakondade ja ärisuundade toimetamiste ülevaated, klientide digiarengu edulood.

Ning alati ja eranditult on peatükk – kuidas meil majanduslikus mõttes läheb? Käive, kasum/ kahjum, võrdlus eelmise perioodi, eelarve ja prognoosiga. Ärisuundade tulemuste ülevaated kiretult ja kirglikult. Jagame avatult nii võite kui kaotusi.

See toimib, sest nii tunneb iga töötaja, et ta on kaasatud ja ta on meie ettevõtte tulemuse kujunemises oluline osaline. Ja pole ka vähetähtis, et igaüks saab sealsamas võtta lahti veebilehitseja ning uurida lähemalt, miks välja hõigatud numbrid on just sellised!