Üle maailma töötavad inimesed koroonaviiruse pandeemia tõttu kodus. See tähendab aga ka virtuaalseid nõupidamisi ja veebikonverentse. On oluline, et osalejad valmistuvad ette ka virtuaalseks nõupidamiseks, et see saaks toimuda sujuvalt ja tõhusalt. Millised on asjad, mida vältida virtuaalse nõupidamise läbiviimisel?
Plaani puudumine
Kui inimene otsustab läbi viia virtuaalse koosoleku, on väga oluline konkreetse plaani või ajakava olemasolu, kus on välja toodud tähtsamad teemad. See kindlustab, et peamised küsimused on konverentsil esile tõstetud ning kõik osalejad on juba eelnevalt hästi informeeritud.
Konverentsikõne etiketi mitte järgimine
Virtuaalse koosoleku või videoarutelu ajal on oluline hoida silmsidet. Selle puudumine annab teistele märku, et osalejal on igav või ta ei ole teemast huvitatud. Kodus töötamine ei tähenda, et inimene einestab koosoleku ajal, vaid säilima peaks professionaalsus nagu kontoris silmast silma kohtumiste ajal.
Ebausaldusväärse konverentsiteenuse pakkuja kasutamine
Tehnilised probleemid nagu pildi hangumine, hääle katkestused või viivitused on märk ebakvaliteetsest teenusest. Probleemidega tuleks tegeleda tükk aega enne koosolekut, et kindlustada tehniliste probleemide vältimine. Koosoleku kokkukutsuja peaks valima usaldusväärse platvormi, mis on tuttav kõigile osalejatele ja pakub head pildi- ning hääle kvaliteeti.
Mitte harjutamine enne olulisi kohtumisi või esitlusi
Kui oled koosoleku kokkukutsuja, siis on oluline helistada mõnele inimesele enne kohtumist ning läbi harjutada konkreetsed teemad. Samuti kindlusta, et oled hästi kursis tarkvaraga, mida koosolekul kasutate. Siis oled isegi juhul, kui kohtumisel osaleb palju inimesi ning olulisi võtmeisikuid, ette valmistunud kõikideks tagasilöökideks, mis koosoleku ajal võib juhtuda.
Ainult digitaalselt suhtlemine
Virtuaalse koosoleku puhul võib olla lihtsam kogu suhtluse hoidmine digitaalsena. Kuigi digitaalsed kommunikatsioonivahendid võimaldavad tiimiliikmetega mugavat ühendust, teeb see suhtlemise igavaks ja tüütuks. Ainult digitaalne suhtlus ei võimalda inimesi suhelda vabalt ja ladusalt. Oluline on algatada ka inimeselt inimesele suhtlust näiteks telefoni teel.
Aruteludega kiirustamine
Isiklikel kohtumistel on lihtne aruteludes väljendada arvamusi ning ka lihtsalt juttu ajada. Virtuaalse kommunikatsiooniga see nii hästi ei toimi. Kuna osalejad ei ole ühes ruumis, siis ei pruugi osalejatel olla mugav jagada oma isiklikke arvamusi. Seetõttu on oluline anda osalejatele võimalus jagada oma mõtteid. Tehke aeg-ajalt väike paus ning kutsu inimesi üles arvamust avaldama.
Meeskonna standardite puudumine
Kui koosoleku aeg on kokku lepitud, siis järgige seda ning ärge hilinege. On väga ebaprofessionaalne liituda koosolekuga 10-15 minutit hiljem, kui teised peavad ootama. Kui on oluline põhjus hilinemiseks, siis teavita teisi osalejaid sellest enne koosolekut või määrake uus aeg.
Eelpooltoodud vigade vältimine aitab läbi viia efektiivse ja eduka virtuaalse konverentsi või nõupidamise meeskonnaga.
Allikas: The HR Digest
